Fakturering i Xena

Her vises de mange muligheder, der er for fakturering manuelt eller automatisk i Xena.

Sådan opretter du en faktura

En faktura kan oprettes på flere måder, men udgangspunktet for en faktura er altid en ordre. Du kan starte med at oprette en ordre fra ordremenuen. Du kan også vælge at oprette en ordre, når du har valgt detaljer under en Partner, og så vil ordren være udfyldt med denne partner som modtager. En tredje metode er, at Xena kan danne ordrer automatisk via abonnements-systemet.

En faktura består i hovedtræk af en modtager (Partner), som fakturaen sendes til, og af varelinjer (varer), som er det, der sælges og leveres til modtageren. En faktura danner indtægt på de varer, som sælges.

Før du begynder at fakturere, kan det være en god idé at oprette de varegrupper, du ønsker, at salget skal deles op i. Varer kan oprettes løbende.

Salget (varelinjer) er delt op i "Opgaver". For at tilføje varer eller arbejde (det du vil sælge) til en ordre, så skal der tilføjes varelinjer. Disse tilføjes ved brug af "+ Opret ny linje" på opgaven.

Her ses en ordre, som er klar til at blive udskrevet som faktura. Før du udskriver eller sender en faktura, kan du se, hvordan denne faktura kommer til at se ud ved at bruge "Proforma faktura" knappen (Knappen med sort ark papir)

Skærmbillede fra Xena der viser en ordre der er klar til at blive faktureret. Knappen til Proforma faktura er fremhævet

Når ordren er klar til fakturering, brug "Opret faktura"-knappen, eller vælg "Opret faktura" via menuen (de 3 streger øverst).

På faktura-dialogen bestemmer du, om den skal udskrives eller sendes pr. mail (Xena foreslår mail, hvis der er en faktura-e-mail på ordren). Du kan vælge om varer, der er lagerstyring på, skal leveres. Og det er mulig at bestemme, om fakturaen noteres som betalt kontant med det samme.

En ordre kan faktureres ved at lave en;

  1. Udskrift (Giver en popup med fakturaen i PDF format)
  2. Email (Hvor faktura er vedhæftet som dokument)
  3. EAN faktura (Hvor faktura sendes via VANS netværket til modtagere, som kan modtage elektroniske faktura)
  4. MobilePay Invoice (Hvis dette er aktiveret)

Skærmbillede fra Xena der viser indstillinger ved fakturering af en ordre

 

Forklaring til faner på fakturaen

Levering:

Her kan du indtaste en leveringsadresse, hvis denne er anderledes end fakturaadressen, samt den e-mail-adresse, som skal modtage fakturaen. Retter du leveringsadressen, bliver du spurgt, om det også skal rettes på Partner. Her kan du også angive, hvilket sprog fakturaen skal leveres i. 

 

Journal:

Her vises den eller de bogføringshændelser, der hører til fakturaen.

 

Dokumenter:

Her vises de dokumenter (PDF), som hører til ordren. Skal en fakturaoriginal gensendes eller sendes til en anden e-mail-adresse, kan det gøres herfra. Tryk på menuen ud for det dokument, du vil sende.

 

Ændringslog:

Her vises hvem (ressourcer), der har rettet, tilføjet eller slettet noget på ordren. Der er fuld historik på alle hændelser, så det er altid mulig at se, hvem der har ændret på en ordre og hvad, der er blevet hentet. Det kaldes "audittrail".

 

Statistik:

En grafisk visning af ordrens dækningsbidrag samt fordelingen af omsætningen pr. varegruppe.

 

For design af faktura se Formularer

SE OGSÅ: Elektronisk fakturering og Kvikfakturering.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto