Faktura

Elektronisk faktura

Elektronisk faktura, E-faktura, EHF faktura, EAN faktura, GLN faktura, OIO faktura, Mobile Pay Invoice. Kært barn har mange navne. Xena understøtter de fleste former for elektronisk fakturering.

I Xena har du flere valgmuligheder for fakturahåndtering:

  1. Udskrive på papir
  2. Sende/modtage fakturaer på e-mail
  3. Sende/modtage fakturaer elektronisk *
  4. Sende fakturaer via MobilePay Invoice *

* Elektronisk fakturering i Xena er mulig takket være vores samarbejdspartner Sproom. Uanset hvordan du vælger at levere og modtage fakturaer, så er det gratis i Xena, hvis du sender/modtager til og med 5 elektroniske fakturaer om måneden via Sproom. Herefter kræver det et betalt abonnement hos dem. Du starter bare og vil blive kontaktet af Sproom direkte hvis dit behov for elektroniske fakturaer overstiger 5 stk. pr. måned.


 

Sådan kommer du i gang med elektronisk fakturering

Under Virksomhed > Virksomhedsprofil finder du boksen "Elektronisk faktura". Tryk på knappen "Opsætning af Elektronisk faktura".

Indtast dit CVR-/Org.nummer (husk at vælge korrekt type i feltet "Dine oplysninger"), samt indtast den E-mail adresse som kontoen hos Sproom skal oprettes med.

Ønsker du at benytte MobilePay Invoice, skal du også indtaste dit MobilePay aftalenummer.

Tryk Opret.

LÆS MERE: MobilePay Invoice-løsning via Sproom.


 

VIGTIGT: Ovenstående trin opretter en konto hos Sproom. Før du kan sende/modtage fakturaer elektronisk i Xena, skal du gennemføre registreringen hos Sproom, via det link du modtager på E-mail. Hvis ikke du modtager denne velkomst E-mail fra Sproom, skal du blot manuelt oprette en konto via Sprooms hjemmeside.

Derefter:

1. Kontakt Sproom om at din konto hos dem skal kobles op mod mod Xena (CVR-nr 34080631)

2. Bed også Sproom om at sende dig en API-nøgle, som skal binde din Sproom-konto sammen med dit regnskab i Xena

3. Oplys Xena Support om dit firmanavn, dit CVR-nr. samt den nøgle du har fået fra Sproom

4. Ønsker du også at modtage elektroniske fakturaer, kan du i Sproom indtaste E-mail adressen til den indbakke i Bilagsregistreringen, hvor du ønsker at modtage fakturaerne  (under menuen Indstillinger > Indkøb).


 

Sådan gør du for afsendelse af elektroniske fakturaer:

Før der skrives en elektronisk faktura, skal den partner (kunde) der sendes til have CVR-/Org.nummer samt evt. EAN-nr (GLN-nr) indtastet. Felterne findes på kundens stamdata, øverst hvor adresse m.m. står. Har kunden flere EAN-nr, kan disse oprettes under boksen "Kontakt" på partneren.

Her indtastes EAN-nr på partneren i Xena

TIP: Hvis du ønsker at Xena automatisk skal foreslå Elektronisk faktura, når du opretter en faktura til en bestemt partner, er det en god ide ALTID at udfylde feltet GLN-nr på partneren, også selvom fakturaen skal sendes via CVR-/Org.nummer. Indtast f.eks. partnerens CVR-/Org.nummer i feltet (se ovenstående)

 

Når ordren er klar til fakturering, trykkes på "Fakturering" som du plejer. I Fakturerings dialogen vælges "Elektronisk Faktura" øverst. Det er der hvor der ellers normalt vælges "Email" eller "Udskrift". Har du ikke denne mulighed, har du glemt at udfylde CVR-/Org.nummer på partneren.

I næste dialog skal du vælge korrekt format:

Vælg elektronisk fakturaformat

 

 

Hvilke felter skal jeg være opmærksom på at få udfyldt på ordren?

  • Det er vigtigt at partneren er oprettet med en adresse i adresse-feltet
  • Det er vigtigt, at du på opgaven ikke har oprettet "tomme fakturalinjer" - d.v.s. linjer uden tekst og beløb
  • Har du angivet en leveringsadresse, sendes denne også med i den elektroniske fakturafil
  • Vores ref. = Sendes med som Ordrereference i Sproom (f.eks. kundens rekvisitionsnummer / sagsnmummer)
  • Opgavebeskrivelse og Opgavenotet = Sendes med som fakturanoter i den elektroniske faktura. Noterne placeres IKKE sammen med fakturalinjerne. Ønsker du tekst sendt sammen med opgavens fakturalinjer, skal du danne en elektroniske faktura pr opgave

 

Hvordan kan jeg kontrollere afsendelsen?

På ordren under fanen "Journal" kan du se at den er afleveret til Sproom, når step 3 af 3 er gennemført.Det kan være nødvendigt at genindlæse siden, for at få opdateret status på afsendelsen (F5).

Du kan altid sende (eller gensende) fakturaen elektroniske ved at klikke på menuen ud for den bogførte faktura - og her vælge "Afsend elektronisk faktura". Dette kan du gøre, selvom fakturaen måske i første omgang er sendt via E-mail. Du behøver ikke kreditere fakturaen og lave ny faktura.

Til sidst anbefales det at du logger på din Sproom konto, og øverst vælger Salg > Overblik. Her ses alle de fakturaer Sproom har behandlet. Klik på en faktura for at se yderligere detaljer om fakturaen og status på behandling af fakturaen i Sproom. 


 

Sådan gør du for modtagelse af elektroniske fakturaer:

Sproom fanger alle fakturaer sendt til dig elektronisk, og behandler fakturaerne ifølge den opsætning du har lavet i Sproom (se ovenstående).

Nedenstående retningslinjer kan følges:

  • Hvis du modtager de rå fakturafiler direkte via E-mail, SKAL disse være i OIOUBL format, for at Xena kan aflæse data fra dem i bilagsregistreringen.
  • Hvis leverandøren har mulighed for at sende fakturaerne via dit CVR-nr., er det nødvendigt at dit CVR-nr. oprettet i NemHandel-registeret. Kontakt Sproom for at høre nærmere, dette koster et månedligt abonnement.
  • Hvis leverandøren hverken kan sende til E-mail eller CVR.nr., kan du købe et EAN-nummer (her link til GS1 med priser: https://www.gs1.dk/hurtigt-i-gang/priser/).
  • Nogle leverandører kræver at EAN-nummeret er oprettet i NemHandel-registeret. Kontakt Sproom for at høre nærmere, dette koster et månedligt abonnement

 

LÆS MERE: Bilagsregistrering.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her