Elektronisk faktura

Elektronisk faktura, E-faktura, EAN faktura, GLN faktura, OIO faktura, Mobile Pay Invoice. Kært barn har mange navne. Xena understøtter alle former for elektronisk fakturering.

I Xena har du flere valgmuligheder for at levere din fakturahåndtering:

  1. Udskrive på papir
  2. Sende/modtage fakturaer på e-mail
  3. Sende/modtage fakturaer elektronisk *
  4. Sende fakturaer via MobilePay Invoice *

* Elektronisk fakturering i Xena er mulig takket være vores samarbejdspartner Sproom. Uanset hvordan du vælger at levere og modtage fakturaer, så er det gratis i Xena hvis du sender/modtager til og med 5 elektroniske faktura om måneden via Sproom. Herefter kræver det et betalt abonnement hos dem. Du starter bare og vil blive kontaktet af Sproom direkte hvis dit behov for elektroniske fakturaer overstiger 5 stk. pr. måned. (OBS! Vilkår er ændret fra Sproom pr. 1. marts 2018, sådan at der nu er 5 gratis og ikke længere 10 som det har været tidligere)

 

Sådan kommer du i gang med EAN, elektronisk fakturering

Under "Virksomhed" -> "Virksomheds profil" finder du en menu som hedder "Elektronisk faktura". Tryk på knappen "Opsætning af Elektronisk faktura".

undefined

 

Indtast dit CVR-nummer (hvis du har EAN nummer eller et Norsk eller Svensk firma, skal der vælges rigtig type i feltet "Dine oplysninger"). Ønsker du at benytte MobilePay Invoice skal du intaste dit MobilePay aftale nummer.

LÆS MERE: MobilePay Invoice-løsning via Sproom.


VIGTIGT: Ovenstående trin opretter en konto hos Sproom. Før du kan sende/modtage fakturaer elektronisk i Xena, modtager du en e-mail fra Sproom og du skal gennemføre registreringen. Hvis ikke du modtager en velkomst email fra Sproom, skal du manuelt oprette en konto via Sprooms hjemmeside.

Tag derefter stilling til nedenstående punkter:

Opsætning af integration til Sproom:

  1. På din profil i Sproom skal du indtaste e-mail adressen til den indbakke i Bilagsregistreringen, hvor du ønsker at modtage elektroniske fakturaer.
  2. Orienter Sproom om at du skal integrere med Xena.
  3. Sproom skal informere dig om en nøgle, som du efterfølgende skal sende til Xena Support. Nøglen vil binde dit Sproom-konto sammen med dit regnskab i Xena.

 

Send elektroniske fakturaer

Før der skrives en elektronisk faktura, skal Partneren (kunden) have et EAN/GLN-nummer. Dette indskrives på kundens stamdata.

LÆS MERE: Opret og rediger partner.

undefined

 

Derefter skal du lave en ordre og trykke på "Fakturering" som du plejer. I Faktureringsdialogen vælges "Elektronisk faktura" i øverste felt. Det er her hvor der normalt vælges "E-mail" eller "Udskrift" i feltet "Efterbehandling".

 

Vær opmærksom på disse felter

  • Det er vigtigt at partneren har en adresse i adresse-feltet (stednavn behøver ikke være udfyldt).
  • Det er vigtigt, at du på opgaven ikke har oprettet "tomme fakturalinjer"; d.v.s. linjer uden enten tekst eller beløb.
  • Derudover sendes nedenstående felter med i den elektroniske fakturafil:

undefined

 

Modtag elektroniske fakturaer

Din leverandør skal sende fakturaerne enten til dit EAN-nummer eller dit CVR-nummer.

Leverandøren kan afsende fakturaerne som de plejer, nogle sender via NemHandel, nogle via TrueLink, nogle via Sproom... mulighederne er mange. Det fungerer sådan, at alt som sendes af elektroniske faktura til og fra virksomheder kommer ind på et fælles netværk kaldet "VANS netværket". Her vil Sproom fange alle fakturaer til dig, og sende dem videre til din indbakke i bilagsregistreringen.

Nedenstående retningslinjer kan følges:

  • Fakturaerne skal helst sendes i OIOUBL-format
  • Hvis leverandøren kan sende de rå fakturafiler direkte via e-mail (udenom Sproom), skal du blot oplyse leverandøren om hvilken e-mailadresse din indbakke har i Xena bilagsregistrering.
  • Hvis leverandøren kan sende filerne til CVR-nummer, kan du bede Sproom om at få dit firmas CVR-nummer registreret i NemHandel-registeret. Dette koster kr. 99,00 om måneden. Beløbet opkræves direkte fra Sproom.
  • Hvis leverandøren hverken kan sende til e-mail eller CVR-nummer, kræver det at du køber et EAN-nummer. Se priser hos GS1: https://www.gs1.dk/hurtigt-i-gang/priser/.
  • Hvis leverandøren stadig ikke kan sende fakturaerne til jer, kan Sproom også tilføje EAN-nummeret i Nemhandel registeret (indenfor samme pris).

Husk at hvis du ønsker alle linjer fra fakturaen overført til en ordreopgave, trykker du blot på knappen "Tilføj til omkostningskladde", og udfylder forbrugstype, ordrenr. m.m. Derefter mangler du blot at kontere bilaget til finans.

LÆS MERE: Bilgasregistrering.