Bilagsregistrering
Det hele starter med at bilag sendes ind i Xena. Dette gøres enten ved at indsende bilaget til en særlig email som danner dine bilag i din "Indboks", eller ved at trække og slippe bilaget ind til din indboks. Hver bruger i et regnskab har sin egen indboks.
Vælg Finas -> Bilagsregistrering
Her ser du din indbakke, hvor du kan trække og slippe bilag ind. Her står også den email adresse, som kan bruges for at sende bilag ind til din indbakke i det valgte regnskab.
Når der klikkes på et af de små bilags-billeder i toppen, så vises bilaget som stort under til venstre. Til højre for denne visning, så vises en blok med indtastnings muligheder.
Xena læser og taster dit bilag for dig!
I stedet for selv at skulle finde og taste fakturadato, partner (leverandør), betalingsdato, valuta og beløb m.m., så udfyldes dette automatisk. Denne bilagslæsning er gratis for 10 bilag i måneden. Har du flere bilag, så får du et valg om du vil taste dette manuelt eller om Xena skal fortsætte at læse og skrive dine bilag. Vælger du at Xena skal læse og skrive det for dig, så koster dette et lille beløb pr. læsning. (Bilagslæsningen er nu i en opstartsperiode helt gratis! - Når perioden udløber, så vil dette spørgsmål komme i en popup)
Bogfør eller videresend bilaget til din bogholder!
Bilagsregistreringen kan godt bogføre, hvis du som bruger er givet bogføringsrettigheder. Men hvis du nu er en ansat, som ikke skal bogføre bilaget, så har du mulighed for at give bilaget en forklarende tekst og så videresende det til bogholderiet.
Bogholderiet har nu et elektronisk bilag, som er færdig udfyldt og med en forklarende tekst. Bogholder kontrollerer bilaget, bestemmer hvordan det skal bogføres og bogfører bilaget.
Her er indtastningsbilledet, hvis man ikke ønsker at bogføre:
Her er det så enkelt som at taste en forklaring og så sende bilaget videre med "Flyt til anden indbakke".
Her er indtastningsbilledet, hvis man ønsker at bogføre bilaget:
Indtastningsbilledet er delt op i 4 afsnit.
- Den første del er oplysninger om bilaget.
- Den næste del er konteringslinjer
- Den tredje del er betalingen. Enten er bilaget allerede betalt, eller også skal det lægges til senere betaling.
- Den sidste del viser bogføringsresultatet for de konti og partnere der er involveret.
Del 1: Oplysninger om bilaget
Dato, valuta, partner (leverandøren) og beløb bliver skrevet automatisk af systemet hvis du har bilagsgenkendelse aktiveret. Hvis partner er ukendt, så får du et link der selv kan oprette partneren.
Det notat der skrives her sættes også på bogføringslinjer hvis beskrivelse er tomt.
Selv om der er snak om et kontant bilag, fx fra Bilka, så lad alligevel partneren stå. På den måde får du bogført bilaget på partneren også og kan nemt fine alle Bilka bilag på partneren Bilka.
Skal bilaget lægges til betaling senere, så er det nødvendig at der er tilknyttet en partner.
Del 2: Konteringslinjer
Her bestemmes hvor bilaget bogføres eller udgiftsføres. Det kan være på én eller flere konti (Der oprettes en linje pr. konto)
Det første felt er "Konto". Her vælges den konto hvor bilaget skal udgiftsføres. (Konteres)
Beskrivelse kan stå tomt, så tages notatet. Ellers skriv en forklarende tekst til linjen.
Beløbskolonnen kan vises som ét felt, eller som debet og kredit. Hvordan det vises bestemmes af hvordan du under din profil har bestemt at beløb skal vises i regnskabet. Har man bilagsgenkendelse, så bliver beløbet fra kvitteringen skrevet automatisk.
Moms følger det som er angivet på kontoen/varegruppen, men kan overstyres. Eventuel fradragsprocent følger også kontoen, men kan overstyres via menuen (de 3 streger) helt til højre på linjen.
Dimensioner i regnskabet (Afdeling, Bærer, Formål) vises kun hvis der er oprettet dimensioner under Opsætning -> Finansopsætning.
Del 3: Betaling
Der er 2 valgmuligheder vedrørende betaling. Enten er bilaget betalt (Fanen "Betalt") eller også skal det lægges til betaling. (Fanen "Betal senere")
Betalt: Hvis bilaget er betalt kontant eller med kort, så angives dette ved at trykke på beløb feltet på den konto det er betalt fra. Så skrives beløbet i feltet. Hvis der er delbetalt rettes beløbet manuelt.
"Betal senere" Hvis bilaget skal lægges til betaling senere, så skal der i toppen angives en partner og der skal angives en forfalds (betalings) dato. Den bliver sat enten ud fra bilaget af bilagsgenkendelsen, eller ud fra partners betalingsbetingelse. Denne dato kan overstyres manuelt.
Del 4: Bogføringen
Den sidste del af bilagsregistreringen viser konsekvensen af de indtastninger der er foretaget.
Hvis der er direkte fejl eller mangler i indtastningen, så vises en rød advarsel om hvad der er galt og bilaget kan ikke bogføres.
Hvis der er indtastet noget som er uheldig, så vises en gul advarsel med forklaring til hvad der er uheldigt. Man kan godt bogføre selv om der vises advarsler.
Trykkes der på "bogfør", så bogføres bilaget og bilaget (kvitteringen) forsvinder fra indbakken.
Bilagsnummer sættes ud fra hvem der bogfører. Bilagsnummer/serie bestemmes på den enkelte medarbejder.
