Bilagsregistrering
Al bogføring tager udgangspunkt i bilag. Alle kan sende deres bilag videre til Xena, som gemmer dem, læser og taster mange af oplysningerne selv! Bilaget er næsten færdigkonteret, før man overhovedet er begyndt på bogføringen.
Indbakken
Bilagsregistreringen starter i indbakken. Det er her du har alle bilag, du ikke har bogført endnu. Det kan være PDF fakturaer du har uploadet, det kan også være elektroniske fakturafiler du har fået tilsendt fra Sproom, eller fået direkte fra din leverandør, og selv har sendt ind i din indbakke.
LÆS MERE: Indbakken
LÆS MERE: Opsætning elektronisk faktura
Bogfør bilaget, videresend det til en anden bruger eller opsæt regler for godkendelse
Bilaget kan du bogføre, hvis du som bruger er givet bogføringsrettigheder. Du kan også vælge at udfylde så mange oplysninger som muligt, og derefter sende bilaget videre til en anden valgfri bruger.
Det er muligt at opsætte regler for godkendelse af bilag (Prokura), der betyder at bilaget automatisk flytter sig til anden brugers indbakke, hvis man ikke selv har de nødvendige rettigheder til at bogføre bilaget.
På leverandøren kan du vælge en bestemt godkender til alle ordreomkostninger fra netop denne leverandør. Du har også mulighed for på leverandøren at vælge hvilken forbrugstype der skal foreslås. Disse 2 felter finder du på partneren, find boksen 'Opsætning' og vælg fanen 'Leverandør'.
Bilagsnummer sættes ud fra hvem der bogfører. Bilagsnummer bestemmes på den enkelte medarbejder, ved at du vælger en bestemt kladde. Kladderne oprettes i menuen 'Opsætning -> Finansopsætning -> Kladder.
Indtastningsbilledet er delt op i 4 afsnit:
- Oplysninger om bilaget
- Registrering af ordreomkostning
- Finanskontering (herunder betaling)
- Resultat og bogføring
Del 1: Oplysninger om bilaget
I øverste del foreslås informationer, i det omfang Xena kan aflæse disse. Hvis partneren fra bilaget ikke er oprettet, kan du trykke på +-tegnet ud for partnerfeltet for at gå direkte til oprettelse.
Teksten øverst vil blive foreslået på de resterende konteringslinjer på bilaget, så skriv gerne her en sigende tekst vedr. bilaget. Teksten gemmes også på dokumentet, så du senere kan bruge den til at søge efter dokumentet. Se evt. Dokumentstyring.
Selvom det er et kontantbilag, fx. fra blomsterhandleren, kan du med fordel sætte partner på bilaget, for lettere at kunne finde tilbage til det igen på et senere tidspunkt. Skal bilaget lægges til betaling senere, SKAL der tilknyttes en partner. Nu har du mulighed for at indtaste betalingsdato samt evt. betalingsID, hvis fakturaen skal betales senere via betalingsoversigten.
OBS: Det er vigtigt du får sat CVR-nummer på partneren ved oprettelse, da det er via dette felt Xena genkender partneren fremover
Del 2: Registrering af ordreomkostning
Skal bilaget udgiftsføres på en salgsordre, opretter du her linjer med valg af opgave, forbrugstype, evt. varenummer, tekst m.m. I Beløbskolonnrne indtastes beløb EKSKL. MOMS!
Husk at du kan vælge fast godkender samt forslag til forbrugstype på leverandøren. Dette er beskrevet i længere oppe i vejledningen.
Knapperne 'Rediger alle' og 'Ryd alle' benyttes til bundtvis ændring/sletning af ordreomkostninger på bilaget.
LÆS MERE: Bilagsregistrering elektronisk faktura
Del 3: Finanskontering (herunder betaling)
Konteringslinjen afgør, hvor bilaget bogføres i dit finansregnskab. Vælg eller opret finanskonto, husk at indtast en sigende beskrivelse, og indtast beløb INKL. MOMS!
En rigtig god ting at huske er, at det er muligt at gemme de valgte bogføringsdetaljer, til næste gang du får et bilag fra partneren
Er bilaget allerede betalt, skal klikkes på beløbsfeltet ud for den konto, bilaget er betalt fra. Beløb ialt fra bilaget foreslåes automatisk og vil senere kunne afstemmes under "Bankafstemning". Hvis der er delbetalt, retter du blot beløbet til det betalte beløb.
Har du indtastet en betalingsdato øverst under del 1, anvendes denne dato som bogføringsdato på den valgte betalings-finanskonto. Ellers vil bilagsdatoen også blive anvendt som betalingsdato.
Del 4: Resultat og bogføring
Nederst på siden vises bogføringsresultater samt evt. advarsler/fejl vedr. bilaget.
Er der direkte fejl eller mangler i indtastningen af bilaget, vises en RØD advarsel om fejlen/manglen. Bilaget kan ikke bogføres så længe der er røde fejl. Er der advarsler eller opmærksomhedspunkter, vises en GUL advarsel. Bilaget kan godt bogføres med GUL advarsel.
Klik på knappen "Bogfør" eller på bogføringsikonet i toppen, for at bogføre de dele af bilaget, du har rettigheder til at bogføre. Indeholder bilaget elementer der kræver godkendelse af en anden bruger med yderligere rettigheder, flyttes bilaget nu automatisk over i dennes indbakke for endelig bogføring.
