Indbakken
Alle brugere har hver sin indbakke til håndtering af bogføringsbilag, kvitteringer, billeder og øvrige dokumenter, man ønsker at gemme eller arbejde videre med inde i Xena.
Indbakken er placeret under Finans -> Bilagsregistrering, og her ses også den unikke e-mailadresse, der er tildelt brugeren.
Har du fx taget et billede på din telefon som skal knyttes til en salgsordre i Xena, kan du sende billedet til din egen indbakke og efterfølgende tilknytte billedet til salgsordren. Du kan også blot "trække" bilaget ind, downloade det via Dropbox m.m.
LÆS MERE: Indbakken.
Bilagsregistrering via indbakken
Er det en leverandørfaktura eller en kvittering, du har sendt til indbakken, bogfører du bilaget direkte fra indbakken. Det er også muligt at modtage elektroniske fakturaer via Sproom direkte til indbakken
LÆS MERE: Elektronisk faktura.
Når du vælger et bilagene i toppen, vises bilaget samt felter til kontering af bilaget i den nederste del af skærmbilledet.
Bogfør, videresend bilaget til anden bruger eller opsæt regler for godkendelse
Bilaget kan du bogføre, hvis du som bruger er givet bogføringsrettigheder. Du kan også vælge at udfylde så mange oplysninger som muligt, og derefter sende bilaget videre til anden bruger.
Det er også muligt at opsætte regler for godkendelse af bilag (Prokura) i virksomheden, der betyder at bilaget automatisk flytter sig til anden brugers indbakke, hvis man ikke selv har de nødvendige rettigheder til at bogføre bilaget.
Xena læser og taster dit bilag for dig
I stedet for selv at skulle finde og taste fakturadato, partner (leverandør), betalingsdato, valuta og beløb m.m., så udfyldes dette automatisk. Denne bilagslæsning er gratis for 10 bilag om måneden. Har du flere bilag, så får du et valg om du vil taste dette manuelt eller om Xena skal fortsætte at læse og skrive dine bilag. Vælger du at Xena skal læse og skrive det for dig, så koster dette et lille beløb pr. læsning.
Her er det så enkelt som at taste en forklaring og så sende bilaget videre med "Flyt til anden indbakke".
Indtastningsbilledet er delt op i 5 afsnit:
- Oplysninger om bilaget
- Omkostningslinje til salgsordre
- Konteringslinjer til finans
- Betaling-finanskonto
- Bogføring
Del 1: Oplysninger om bilaget
I øverste del foreslås informationer, i det omfang Xena kan aflæse disse. Hvis partneren fra bilaget ikke er oprettet, kan du trykke på +-tegnet ud for partnerfeltet for at gå direkte til oprettelse.
Alle aflæste informationer kan redigeres. Bemærk, at teksten automatisk vil blive foreslået på de resterende konteringslinjer på bilaget, så skriv gerne her en sigende tekst vedr. bilaget.
Selvom det er et kontantbilag, fx. fra blomsterhandleren, så benyt partneren. Det bevirker, at bilaget gemmes på partneren, så du efterfølgende nemt kan finde alle modtagne bilag direkte på denne partner. Skal bilaget lægges til betaling senere, SKAL der tilknyttes en partner.
Hvis der er valgt en partner, er det muligt at indtaste betalingsdato (dato hvor fakturaen er betalt/skal betales) samt evt. betalingsID hvis fakturaen skal betales senere via betalingsoversigten.
Del 2: Bilagsregistrering til salgsordre
Skal bilaget udgiftsføres på en salgsordre, vælges her hvilken ordreopgave det vedrører. Der kan oprettes flere linjer, hvis udgiften skal splittes op i delbeløb, eller hvis det skal deles ud til flere ordreopgaver.
Del 3: Konteringslinjer til finans
Konteringslinjen afgør, hvor bilaget bogføres i dit finansregnskab. Der kan vælges flere konti, dog skal registreringen bestå af én linje pr. konto.
Vælg "Konto -> indtast "Beskrivelse".
"Momskode" foreslås fra kontoen, men kan overskrives.
"Afdeling" vises kun, hvis man har afdelinger oprettet i regnskabet.
I Beløbskolonnen indtastes beløb INKL. MOMS! Beløbskolonnen kan vises som ét felt eller som debet og kredit. Det er din opsætning under egen profil, der bestemmer visningen.
Eventuel fradragsprocent for moms følger også kontoen, men kan overskrives via menuen (de 3 streger) i højre side på linjen. Det kan fx. være et bilag, hvor du kun må fratrække 50 % af momsen.
En rigtig god ting at huske er, at det er muligt at gemme de valgte bogføringsdetaljer, til næste gang du får et bilag fra den aktuelle partner.
Øverst på bilaget vises, om du har rettigheder til at gennemføre bogføringen, eller om bilaget vil blive sendt videre til en bruger, der har den nødvendige rettighed. En pil betyder, at du har de nødvendige rettigheder. Timeglas betyder, at bilaget sendes videre til en bruger, der har de nødvendige rettigheder.
Del 4: Hvis bilaget allerede er betalt
Er bilaget allerede betalt - kontant, med betalingskort eller fx via netbank - skal du blot klikke på beløbsfeltet ud for den konto, bilaget er betalt fra. Beløbet indsættes automatisk og vil senere kunne afstemmes under "Bankafstemning". Hvis der er delbetalt, rettes beløbet manuelt.
Har du indtastet en betalingsdato øverst under del 1, anvendes denne dato som bogføringsdato på den valgte betalings-finanskonto.
Har du IKKE indtastet en betalingsdato, vil bilagets dato automatisk blive anvendt som bogføringsdato på den valgte betalings-finanskonto.
Del 5: Bogføringen
Nederst på siden vises bogføringsresultater samt evt. advarsler/fejl vedr. bilaget.
Er der direkte fejl eller mangler i indtastningen af bilaget, vises en RØD advarsel om fejlen/manglen. Bilaget kan ikke bogføres så længe der er røde fejl.
Er der advarsler eller opmærksomhedspunkter, vises en GUL advarsel. Bilaget kan godt bogføres med GUL advarsel.
For at bogføre de dele af bilaget, du har rettigheder til, trykkes på knappen "Bogfør". Bilaget vil nu enten blive bogført eller sendt automatisk videre til næste godkender.
Du kan også klikke på bogfør-knappen i øverste del af konteringsbilledet, så du ikke behøver scrolle ned i bunden for at bogføre bilaget.
Bilagsnummer sættes ud fra hvem der bogfører. Bilagsnummer/serie bestemmes på den enkelte medarbejder.
