Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

Bilagsregistrering elektroniske købsfakturaer

I Finans > Bilagsregistrering kan du let og hurtigt få alle linjer fra OIO-fakturaer bogført på ordrer.

 

I vejledningen Bilagsregistrering er det beskrevet, hvordan en faktura kan bogføres på partner/finans. I denne vejledning vil vi beskrive, hvordan du kan overføre de individuelle linjer fra den elektroniske faktura til en købsordre og/eller en salgsordre.

Når du åbner den elektroniske faktura, vil du se alle de data, der er blevet modtaget i filen. Vær opmærksom på følgende:

  • Pris/enhed: Prisen pr. enhed EFTER rabat
  • Rabat: Rabatprocent (f.eks. 25%) eller rabat i kroner (f.eks. 140,25)
  • I alt: Den samlede pris for varen EFTER rabatten

 

Trin 1: Tryk på linket 'Overfør'

I sektionen 'Ordreomkostninger' skal du trykke på knappen 'Overfør'. Hvis der er fundet et opgavenummer ved aflæsning af bilaget, vil dette nummer blive foreslået på bilaget.

Bemærk: Hvis knappen ikke er aktiv, skyldes det, at du allerede har oprettet nogle omkostningslinjer på bilaget. Disse skal slettes, før knappen kan aktiveres. Du kan trykke på knappen 'Ryd liste' for at slette alle linjer på én gang.

Start overførsel af linjer fra elektronisk faktura i Xena

 

 

I det viste dialogvindue skal du foretage valg afhængigt af, hvilke data du ønsker at oprette eller overføre. Du kan kombinere de forskellige trin efter behov.

Trin 2.A: Overfør omkostning til salgsordre

  • Markér feltet 'Opret ordreomkostninger'
  • Vælg forbrugstypen. Hvis du tidligere har valgt en foretrukken forbrugstype på leverandøren, vil den blive foreslået. Forbrugstype er krævet for at omkostningslinjerne kan godkendes
  • Vælg opgaven. Hvis et opgavenummer er blevet fundet ved aflæsning af bilaget, vil det blive foreslået.

Overfør omkostning til salgsordre i Xena

 

Når du trykker på 'Overfør', vil alle linjerne blive tilføjet i sektionen 'Ordreomkostninger'.

Hvis du har brug for at ændre forbrugstypen og/eller opgavenummeret, kan du gøre det for flere linjer ved at trykke på knappen 'Rediger alle'.

Hvis du har aktiveret krav om, at ordreansvarlig skal godkende ordreomkostningerne, vil bilaget blive flyttet til den ordreansvarliges indbakke, når du trykker 'Bogfør'.

Omkostninger fra elektronisk faktura i Xena

 

 

Trin 2.B: Opret varer i forbindelse med overførsel

Hvis du også ønsker at oprette nye varer i dit varekartotek i forbindelse med overførslen, skal du gøre følgende:

  • Vælg den varegruppe, hvor varerne skal oprettes
  • Markér feltet 'Opret nye varer'

Opret varer via elektronisk faktura i Xena

 

Bemærk, at de nye varer vil blive oprettet uden kostpris og salgspris. Du skal efterfølgende tilføje de ønskede priser til varerne!

Varer oprettet via elektronisk faktura i Xena

 

 

Trin 2.C: Flyt ordren til en købsordre

Hvis du anvender lagerstyring (tilkøb i Xena Appstore), kan du vælge at flytte bilaget til en købsordre. Bemærk, at hvis du samtidig har valgt at overføre til en salgsordre (trin 2.A) vil omkostningslinjerne forblive i bilagsregistreringen og kræve godkendelse fra den ansvarlige person.

  • Marker feltet 'Opret købsordre'

Flyt elektronisk faktura til en købsordre i Xena

 

Når du trykker på 'Overfør', vil den økonomiske del af bilaget blive overført til en købsordre, inklusive alle fakturalinjer. Du skal efterfølgende finde købsordren under menuen Køb > Ordrer > Ordreoversigt,  og levere/fakturere den som sædvanlig.

Købsordre oprettet via elektronisk faktura i Xena

 

 

Udskrivning af elektronisk faktura

Hvis du ønsker at udskrive den elektroniske faktura, kan du gøre det som følger:

  1. Vælg 'Detaljer' i menuen for bilaget.
  2. Tryk på printikonet i boksen 'Preview'.

Udskriv elektronisk faktura i Xena


Opdateret