Vilkår for anvendelse af Xena

1. Abonnementsvilkår

Disse abonnementsvilkår tiltrædes ved at acceptere vilkårene i forbindelse med kundens bestilling eller ved at anvende den aftalte Service og gælder mellem Xena ApS, CVR-nummer 34080631 (herefter "Leverandøren") og kunden (herefter "Kunden").

Leverandøren skal fra bestillingsdagen (Opstartsdagen) levere den aftalte SaaS-ydelse i form af at stille det standardiserede og internetbaserede programmel til rådighed for Kunden (Servicen).

 

2. Den aftalte Service

Kunden opnår i overensstemmelse med disse vilkår en ret til at anvende den aftalte Service, der stilles til rådighed online som software as a service. Kunden erhverver ingen ophavs- eller ejendomsrettigheder til den aftale Service og opnår ikke licens til at afvikle eller anvende den aftalte Service undtagen som software as a service.

Kundens abonnement giver Kunden adgang til at bruge den aftalte Service til det antal brugere, der er bestilt licens til. Såfremt Kunden har behov for yderligere brugere, skal disse bestilles, og Kunden accepterer, at prisen tilsvarende vil blive forøget.

Adgangen til at anvende den aftalte Service gælder udelukkende for Kunden og dennes ansatte, og den aftalte Service må ikke benyttes for andre end Kunden eller til at foretage databehandling eller yde andre ydelser for andre end Kunden. Kunden indestår for og har det fulde ansvar for de tredjeparter, som Kunden giver adgang til den aftalte Service, eller som bruger Kundens logindetaljer.

Leverandøren er berettiget til løbende at foretage opdateringer og forbedringer af den aftalte Service. Leverandøren er ligeledes berettiget til at ændre sammensætning og opbygning af den aftalte Service. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel og kan påvirke den aftalte Service, herunder informationer og data uploadet til eller afgivet af den aftalte Service.

 

3. Vilkårsændringer

Leverandøren er berettiget til at ændre disse Vilkår i enhver henseende. De til enhver tid gældende Vilkår vil være tilgængelige på Leverandørens hjemmeside.

Leverandøren tilsigter at give rimeligt varsel (1 måned) i forbindelse med enhver ændring ved opslag på hjemmesiden. Brug af den aftalte Service efter en ændring af disse Vilkår udgør en accept af sådanne ændrede Vilkår. Det er Kundens forpligtelse løbende at holde sig opdateret om ændringer af disse Vilkår.

 

4. Kundens forpligtelser

Kunden er ansvarlig for etablering af forbindelse mellem Kundens udstyr og det aftalte forbindelsessted og for, at Kunden har det fornødne udstyr og software til at kunne udnytte Servicen og øvrige dele af den aftalte Service.

Kunden er indforstået med at skulle bære enhver omkostning i forbindelse med konfigurations- og systemændringer, som nødvendiggøres på grund af ændringer i den aftalte Service.

Kunden skal sikre, at den aftalte Service ikke bliver anvendt på en måde, som kan skade Leverandørens navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

Hvis der i forbindelse med udførelse af den aftalte Service bliver udvekslet data, direkte eller indirekte, mellem Leverandørens og Kundens it-installation, er hver af parterne selv ansvarlig for at beskytte sin it-installation mod eventuelle virusangreb, uautoriseret adgang eller uønsket indtrængen.

Servicen vil løbende blive vedligeholdt og opdateret, og dette kan medføre, at der stilles skærpede krav til Kundens hardware- og softwareinteraktion, og Leverandøren påtager sig intet ansvar herfor.

 

5. Servicens tilgængelighed

Leverandøren tilstræber at tilbyde høj driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for Leverandørens kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende.

I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber Leverandøren at genskabe normal drift hurtigst muligt.

Leverandøren er uden ansvar berettiget til at foretage vedligehold af Servicen, også når dette påvirker tilgængeligheden/oppetiden af Servicen, når sådant vedligehold sker af driftsmæssige eller sikkerhedsmæssige årsager.

Leverandøren skal tilstræbe, at service og vedligehold ligger uden for tidsrummet 08.00-17.00 på hverdage, og i øvrigt varsle Kunden i rimelig tid, forinden servicen udføres, hvor dette er muligt.

 

6. Dokumentation og vejledning

Den aftalte Service vil ikke blive dokumenteret.

 

7. Afgift, priser og betalingsbetingelser

Abonnementet træder i kraft ved bestilling (Opstartsdagen) og løber, indtil det opsiges i overensstemmelse med disse Vilkår.

Første faktureringsperiode løber fra bestillingsdatoen til udgangen af en måned. Herefter faktureres månedsvis forud.

Såfremt Kunden vælger at foretage betaling med kreditkort, trækkes betaling direkte fra det af Kunden anvendte betalingskort. Hvis en betaling ikke kan gennemføres på grund af kortudløb, utilstrækkelige midler eller andet, kan Leverandøren uden varsel og uden ansvar suspendere adgangen til Servicen, indtil aftalt betaling er modtaget. Gennem anvendelse af betalingskort giver Kunden Leverandøren tilladelse til at fortsætte med at fakturere indtil udløb af opsigelsesperiode. Vælger Kunden at modtage faktura, er betalingsbetingelserne netto 8 dage, og betales der ikke rettidigt, suspenderes adgang til Servicen, indtil betaling er modtaget.

Afgiften kan af Leverandøren reguleres løbende med 60 dages varsel.

Ved forsinket betaling er Leverandøren berettiget til at opkræve renter fra forfaldstidspunktet med 1,75 % pr. måned. Herudover er Leverandøren berettiget til at opkræve gebyrer ved mundtlige eller skriftlige rykkere, eller dersom en fordring tages til inkasso. Gebyrerne baseres på den til enhver tid gældende gebyrpolitik hos Leverandøren. Ved betalingsmisligholdelse er Leverandøren herudover berettiget til at suspendere adgangen til Servicen.

Ved betalingsmisligholdelse forbeholder Leverandøren sig retten til at stoppe Kundens adgang til Servicen. Dette sker uden yderligere varsel og uden ansvar.

 

8. Ansvar for Leverancerne og reklamationer

Den aftalte Service leveres, som den er og forefindes, og Leverandøren fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning eller andre vilkår, uanset direkte eller indirekte.

Servicen er hverken fejltolerant eller fri for fejl, konflikter eller afbrydelser, og Kunden er indforstået med, at der i Servicen kan forekomme mindre væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, som ikke påvirker brugen af Servicen nævneværdigt. Leverandøren garanterer ikke, at sådanne forhold afhjælpes, og en eventuel afhjælpning vil under alle omstændigheder oftest blive henlagt til en opdatering af Servicen.

Det påhviler Kunden straks at indberette eventuelle mangler til Leverandøren. Reklamation skal under alle omstændigheder være Leverandøren i hænde senest én måned efter, at forholdet er eller burde være konstateret.

Leverandøren skal efter at have modtaget skriftlig reklamation fra Kunden – og under skyldig hensyntagen til forholdets betydning for Kundens anvendelse af den aftalte Service – afhjælpe mangler for egen regning inden rimelig tid.

Leverandørens ansvar for mangelafhjælpning forudsætter, at Kunden afgiver fyldestgørende skriftlig og dateret fejlindberetning via Leverandørens supportsystem og deltager aktivt i afhjælpningsprocessen, herunder med test af fejlrettelser uden ugrundet ophold.

Afhjælper Leverandøren ikke forholdet, og påvirkes Kundens anvendelse af den aftalte Service i ikke-ubetydelig grad som følge heraf, har Kunden krav på et forholdsmæssigt afslag i vederlaget opgjort på baggrund af dansk rets almindelige regler, dog maksimalt i en periode på 90 dage regnet fra det tidspunkt, hvor Leverandøren har modtaget Kundens reklamation. Kunden har herudover ikke nogen misligholdelsesbeføjelser for perioden, hvor fejlen påvirker den aftalte Service.

Opfylder Leverandøren ikke sine forpligtelser i henhold til ovenstående, er Leverandøren i øvrigt erstatningsansvarlig med de begrænsninger, der følger af disse generelle betingelser.

Er der tale om en væsentlig misligholdelse, og afhjælpes denne ikke i henhold til ovenstående, kan Kunden ved udløbet af den angivne periode på 90 dage hæve Aftalen for fremtiden.

Leverandørens ansvar for Leverancerne er begrænset til ovenstående.

 

9. Kundens misligholdelse

Såfremt Kunden ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til Aftalen, eller dersom Leverandøren på anden vis påføres meromkostninger eller merarbejde grundet forhold, Kunden helt eller delvist er ansvarlig for, kan Leverandøren i enhver henseende kræve sig skadesløsholdt. Leverandøren vil herunder være berettiget til at fakturere for forbrugt tid mv., i det omfang det skønnes rimeligt og under hensyntagen til det ekstra forbrug af tid og ressourcer, som Leverandøren er blevet påført som følge af Kundens forsømmelser. Disse ydelser faktureres i henhold til gældende listepriser hos Leverandøren.

Ved betalingsmisligholdelse på mere end 30 dage er Leverandøren berettiget til at suspendere adgangen til Servicen og øvrige dele af den aftalte Service indtil det tidspunkt, hvor Kunden har udlignet Leverandørens forfaldne tilgodehavende. Leverandøren vil i så fald fortsat have krav på betaling af Servicevederlag i sus­pensionsperioden.

Ved Kundens væsentlige misligholdelse kan Leverandøren ophæve Aftalen uden særskilt påkrav om afhjælpning.

 

10. Ejendoms- og ophavsrettigheder

Leverandøren har fuld ejendomsret, ophavsret, rådighedsret og enhver anden rettighed til Servicen og de softwareprogrammer, Servicen inkluderer.

Kunden tildeles i Aftalens løbetid en ikke-eksklusiv, tidsbegrænset og uoverdragelig brugsret til den aftalte Service. Der sker ingen overdragelse af immaterielle rettigheder til Kunden.

Hvad angår materiale, der uploades af Kunden, og alle Kundens data, giver Kunden Leverandøren en tilladelse og global licens, der er tilstrækkelig til, at Leverandøren forsvarligt og uden ansvar kan levere den aftalte Service. Kunden indestår for, at det materiale, der uploades, ikke krænker tredjemands rettigheder og ikke indeholder materiale, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

I det omfang brugen af den aftalte Service indeholder brug af tredjepartssoftware, kan brugen heraf være underlagt særskilte licensvilkår, som Kunden er forpligtet til at overholde.

Hvis brugen af den aftalte Service krænker tredjemands rettigheder, skal Leverandøren sikre, at der opnås de tilstrækkelige rettigheder til Kundens fortsatte brug af Servicen uden yderligere omkostninger for Kunden, eller alternativt erstatte de dele af Servicen, der krænker tredjemands rettigheder, med anden tilsvarende service, der samlet set skal være af samme kvalitet og samlet set have overordnet samme funktionalitet.

Kunden kan ikke herudover rette krav mod Leverandøren som følge af krænkelse af tredjemands rettigheder ved Kundens brug af Servicen.

 

11. Ejendomsret til data

Kunden har alle rettigheder til egne data, som Kunden indlæser i Servicen. Leverandøren behandler alene Kundens data efter dennes instruks og således ikke til egne, uvedkommende formål.

Data, som Leverandøren genererer, eller som Servicen automatisk genererer i forbindelse med Aftalens opfyldelse, herunder Kundens brug eller overvågning af brugen af Servicen, må Leverandøren alene benytte til udførelse af Servicen og Aftalens opfyldelse i øvrigt over for Kunden samt i statistisk henseende, når oplysningerne er anonymiseret.

Kunden er ansvarlig for, at behandlingen af alle Kundens data indlagt i Servicen sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning og øvrig gældende lovgivning, samt at dataene ikke krænker tredjemands rettigheder. Kunden skadesløsholder Leverandøren for eventuelle krav, Leverandøren måtte blive mødt med som følge af behandling af Kundens data i Servicen.

Leverandøren har truffet rimelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger.

Leverandøren giver tredjemand og myndigheder adgang til Kundens data i forbindelse med dom, myndighedskrav og Kundens konkurs.

 

12. Ansvarsbegrænsning

Leverandøren hæfter ikke for hændelige, ekstraordinære skader eller følgeskader udspringende af Aftalen eller Kundens brug af den aftalte Service, herunder, men ikke begrænset til, driftstab, forretnings- og/eller driftsforstyrrelse, tab af data og omkostninger til disses reetablering (medmindre tab af data skyldes Leverandørens manglende foretagelse af backup i overensstemmelse med Aftalen) eller anden form for økonomisk tab samt indirekte tab.

Leverandøren kan ikke under nogen omstændigheder ifalde en samlet erstatning og/eller blive afkrævet forholdsmæssigt afslag, der overstiger Kundens samlede betaling under Aftalen inden for de seneste 12 måneder.

Leverandøren har produktansvar i henhold til den til enhver tid gældende ufravigelige lovgivning herom. Herudover påtager Leverandøren sig intet produktansvar.

Leverandørens erstatningsansvar er for alle tilfælde begrænset til det beløb, Kunden har betalt til Leverandøren under Aftalen i de seneste 12 måneder forud for den skadegørende handlings indtræden og i alle tilfælde dog maksimalt kr. 1.000.000,00.

 

13. Databehandlingsaftale

I det omfang Leverandøren ved levering af den aftalte Service behandler personoplysninger tilhørende Kunden, vil nedenstående finde anvendelse.

I forhold til den gældende lovgivning om behandling af personoplysninger er Kunden dataansvarlig og databehandler, mens Leverandøren alene er databehandler. Som dataansvarlig bærer Kunden ansvaret for al behandling af personoplysninger i overensstemmelse med reguleringen i Lov om behandling af Personoplysninger og anden relevant lovgivning.

Overholdelse af persondatalovgivningen medfører og omfatter, at Kunden skal iagttage reguleringen vedrørende oplysnings- og indsigtspligt over for den registrerede, behandle indsigelser mod registrering, slette urigtige oplysninger mv., indhente de fornødne samtykker til registrering og behandling af persondata samt foretage anmeldelse over for Datatilsynet, hvor dette er nødvendigt.

I det omfang Leverandøren opbevarer eller behandler Kundens data ved opfyldelse af sine forpligtelser efter denne Aftale, handler Leverandøren alene efter instruks fra Kunden. Leverandøren træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at persondata hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt at personoplysninger kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. På Kundens anmodning giver Leverandøren Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan verificere, at Leverandøren overholder kravene til sikkerhedsforanstaltninger.

Leverandøren skal være beredt til at følge Datatilsynets trufne afgørelser vedrørende foranstaltninger for at opfylde sikkerhedskravene i persondatalovgivningen. Leverandøren skal endvidere tillade de inspektioner, som Datatilsynet kan kræve i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

Leverandøren må kun efter konkret godkendelse fra Kunden overføre eller på anden vis flytte Kundens data til opbevaring eller brug uden for EU. Kunden er forpligtet til at indgå databehandlingsaftale (i overensstemmelse med Datatilsynets eller Kommissionens retningslinjer og standardaftaler) med en af Leverandøren udpeget driftsleverandør, hvor Leverandøren vælger at lade tredjemand udføre driften af hele eller dele af Servicen. Indgår Kunden ikke sådan aftale på Leverandørens anmodning, kan begge parter bringe Aftalen til ophør ved opsigelse med øjeblikkelig virkning.

Kunden er til enhver tid ansvarlig for, at der i driftsmiljøet ikke indlægges og behandles personoplysninger i strid med Persondatalovgivningen. Overtrædelse heraf bliver betragtet som en væsentlig misligholdelse af Aftalen, der berettiger Leverandøren til at ophæve Aftalen. Leverandøren gør opmærksom på Datatilsynets retningslinjer og vejledninger, som kan findes på www.datatilsynet.dk.

Kunden skal holde Leverandøren skadesløs i tilfælde af, at Leverandøren forvolder skade som følge af Leverandørens behandling af personoplysninger i overensstemmelse med instruks fra Kunden eller i øvrigt efter denne Aftale.

Leverandøren skal holde Kunden skadesløs, i tilfælde af at Leverandøren forvolder skade, som kan henføres til Leverandørens behandling af personoplysninger i modstrid med Kundens instruks eller i øvrigt i strid med Aftalen.

 

14. Forsikring

Leverandøren er pligtig til at opretholde erhvervs- og produktansvarsforsikring og professionel ansvarsforsikring i hele Aftalens løbetid. Produktansvarsforsikringen skal minimum have en dækningssum på kr. 10.000.000,00, og ansvarsforsikringen skal minimum have en dækningssum på kr. 1.000.000,00.

 

15. Overdragelse af Aftalen og brug af underleverandører

Leverandøren har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser over for Kunden til koncernforbundet selskab eller tredjemand.

Kunden accepterer, at Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører i alle forhold, herunder til afvikling og drift af den aftalte Service og til opbevaring af Kundens data.

 

16. Force majeure

Ingen af Parterne er ansvarlige for en misligholdelse, hvis misligholdelsen skyldes forhold, som Parterne ved Aftalens indgåelse ikke burde have påregnet, herunder strejker og lockout.

Den Part, der vil påberåbe sig force majeure, skal uden ugrundet ophold underrette den anden Part om dens opståen og forventede varighed.

Force majeure kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure-situationen varer. Såfremt den aftalte Leverance ikke leveres på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Ved en force majeure-situation ud over 20 arbejdsdage er den Part, der ikke har påberåbt sig force majeure-situationen, berettiget til at annullere Aftalen for fremtidige ydelser.

 

17. Ændrede myndighedskrav

Leverandøren er pligtig til at foretage ændringer i Servicen, som er affødt af nye eller ændrede myndighedsforskrifter, lovgivning mv. Såfremt dette medfører forøgede omkostninger for Leverandøren, kan Leverandøren kræve disse dækket gennem en ekstraordinær regulering af afgiften med omgående virkning.

 

18. Tavshedspligt

Parterne skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang om forhold, som ikke er alment kendte. Denne tavshedsforpligtelse finder også anvendelse efter Aftalens ophør uanset årsag. Leverandøren må medtage Kunden på sin referenceliste, men må derudover ikke bruge Kundens navn i markedsføringsøjemed.

Uanset denne tavshedsforpligtelse er Leverandøren berettiget til at udlevere oplysninger, hvor der er lovkrav herom, eller hvor Leverandøren bliver pålagt dette ved kendelse eller dom.

 

19. Opsigelse

Kunden kan opsige abonnementet til udgangen af en kalendermåned.

Leverandøren kan opsige abonnementet med 6 måneders varsel til udløbet af et kalenderkvartal eller uden varsel ved Kundens væsentlige misligholdelse af disse Vilkår eller ved Kundens konkurs eller insolvens.

 

20. Ophørsydelser

Ved Aftalens ophør – uanset årsag – skal Leverandøren straks og på Kundens anmodning bistå med at udlæse Kundens data fra Servicen og returnere disse i elektronisk format til Kunden eller en af Kunden udpeget tredjemand.

Leverandøren er efter denne bestemmelse berettiget til vederlag for udført assistance efter medgået tid og til Leverandørens sædvanlige timetakst i henhold til den gældende prisliste på tidspunktet for arbejdets udførelse.

Efter udlevering af Kundens data er Leverandøren forpligtet til – efter modtagelse af Kundens bekræftelse på modtagelsen af dataene i brugbart format – at slette Kundens data uden ugrundet ophold. Leverandøren forbeholder sig dog ret til at slette Kundens data 90 dage efter abonnementets ophør uanset årsagen hertil, og Leverandøren har ingen forpligtelser til at opbevare data efter dette tidspunkt.

 

21. Markedsføring

Ved tiltrædelsen af disse Vilkår giver Kunden samtidig sit udtrykkelige samtykke til, at Leverandøren og øvrige selskaber i koncernen må kontakte Kunden på telefon, mail, sms/mms i markedsføringsmæssig sammenhæng eller i forbindelse med vejledning om produkter. Kunden er informeret om, at dette samtykke til enhver tid kan trækkes tilbage ved at kontakte Leverandøren via de til enhver tid gældende kontaktoplysninger på www.xena.biz.

 

22. Tvister

Denne aftale er underlagt dansk lov, og tvister skal afgøres ved Leverandørens vedtægtsbestemte hjemting.

 

Opdateret 6. juli 2017.