Dokumentstyring

Hvor har du gemt dine dokumenter? Og kan du finde dem igen? Når du bruger Xena, kan du gemme dine dokumenter sikkert - og det rigtige sted. Nemlig der hvor du har brug for dem.

Dokumenter samlet ét sted, men alligevel sorteret

Du vil hurtigt opleve, at der i Xena er et dokument-område næsten alle steder. På Partneren, på ordren, på bilaget og på varekortet. Så har du nemlig mulighed for at gemme dine dokumenter der, hvor de hører til.

 

Sikkert og endnu mere sikkert!

Når du gemmer dokumenter i Xena, er de selvfølgelig beskyttet mod uautoriseret adgang, og der er altid backup af dem. Yderligere har du den sikkerhed, at der gemmes en ny version, hver gang du retter i et dokument. Det betyder, at du kan se, hvordan forrige version så ud - og du kan selvfølgelig se, hvem der har rettet i dokumentet. 

 

Forbundet med Dropbox

Xena er integreret med Dropbox, så du nemt kan hente dine Dropbox-dokumenter ind i Xena.

 

Søgning efter dokument

Har du behov for at finde tilbage til et helt bestemt dokument, men du ikke kan huske på hvilken ordre dokumentet er gemt, kan du benytte dokumentoversigten til at søge dokumentet frem. 

Vælg i menuen Virksomhed -> Dokumentoversigt. Her ses samtlige dokumenter der er gemt i Xena, du kan søge på dokumentnavn, eller dele af dokumentnavn. Derudover søges der også i PDF-dokumenters  og i OIO-fakturaers indhold, hvilket giver dig stor mulighed for at søge de ønskede dokumenter frem. Det kan f.eks. være du søger efter kreditorfakturaer hvor varerne er leveret til en bestemt leveringsadresse, så søger du ganske enkelt på adressen i dokumentoversigten.

Når du har fundet ønsket dokument, klikkes på det for at se yderligere detaljer. I bunden ses bl.a. forbindelser - d.v.s. du ser her hvilken ordre dokumentet er tilknyttet, hvilken partner, finanskonto m.m.

 

Del dokumenter med dine partnere!

Dokumenter gemt i Xena kan deles med dine samarbejdspartnere. Det man være en kontrakt, en annonce, en prisliste, billeder, en præsentation eller hvad som helst andet, du ønsker at dele. Du bestemmer selv, om den, du inviterer, skal have mulighed for at rette i dokumentet.

 

Aldrig mere slæbe kasser af bilag til revisoren!

Et bilag er i sagens natur et dokument af en eller anden slags og derfor er det elektronisk gemte bilag som billede eller som PDF udgangspunktet for din bogføring i Xena. Indsend eller drop dit bilag ind i Xena og Xena læser dit bilag og hjælper dermed med bogføringen. (Se bogføring) Men ikke kun det. Når dine bilag ligger som dokumenter i Xena, så er en invitation af din revisor det eneste du behøver at "indsende". Så er det slut med at jagte bilag i mapper. De ligger i Xena og er tilgængelige uanset hver du (og din revisor) er.