Ordrer

Dokumentmapper

Alle ordrer indeholder en fane til 'Dokumenter'. I denne fane kan du oprette mapper, til strukturering af de gemte bilag. I denne vejledning fortæller vi hvordan det benyttes.

Oprettelse af standardmapper til salgsordrer

Hvis du ønsker en bestemt dokumentmappestruktur på alle dine salgsordrer, kan du nøjes med at oprette disse én gang for alle under Opsætning -> Ordreopsætning -> og her vælge fanen Mapper.

Vær opmærksom på, at det kun er nye ordrer du opretter, der automatisk indeholder mapperne i den aktuelle opsætning. På alle eksisterende ordrer, kan du manuelt oprette de mapper, du har behov for.

Dokumentmappe opsætning i Xena

 

Når du efterfølgende i dette tilfælde opretter en salgsordre, vil mapperne fra opsætningen altså automatisk blive tilføjet på ordren, klar til brug. Du kan stadig manuelt redigere/slette mapper, ved at klikke på menuen ud for mappen. Og du kan også nemt oprette ekstra mapper, ved at klikke på knappen 'Ny', og i undermenuen vælge 'Ny mappe'.

Vær opmærksom på, at du kan ikke slette en mappe der indeholder dokumenter. Du er altså nødt til først at flytte dokumenterne til en anden mappe, eller at fjerne relationen.

Hvis du kopierer en ordre til en ny ordre, vil mapperne fra standard opsætningen blive anvendt på den nye ordre. De mapper du manuelt har oprettet på den gamle ordre, vil ikke blive kopieret med over på den nye ordre.

Det er kun muligt at oprette mapper i ét niveau, du kan altså ikke oprette en undermappe til en mappe.

Opret ny mappe på ordre i Xena

 

Håndtering af dokumenter i mapper

Dokumenterne kan både flyttes og kopieres mellem alle oprettede mapper på den samme ordre. Dette gøres ved at markere et eller flere dokumenter. Nu vises genvejene til 'Kopier til' og 'Flyt til'. Til sidst vælges mappen. Det samme dokument kan altså godt være placeret i flere mapper på én gang.

Flyt og kopier dokument til mappe i Xena 

For at se hvilke mapper et dokument er tilknyttet, eller for at fjerne relationen til mappen, klikker du på menuen ud for dokumentet. I menuen har du en række muligheder for at håndtere dokumentet og dets relationer:

Menuen for et dokument i Xena 

Du kan vælge 'Gå til dokument'. Nu vises det sædvanlige billede med information om dokumentet, men her er der tilføjet en ny kolonne 'Mappe'. Ud for hver enkelt relation kan du via menuen slette den pågældende relation. Det vil sige, at hvis du i nedenstående eksempel sletter relationen til mappe 'Tegninger', vil dokumentet efterfølgende kun findes i dokument roden. Sletter du så også relationen til roden (vises ved blank mappe), vil dokumentet helt fjernes fra ordren.

Information om dokument i Xena

 

Søgning dokumenter i mapper

I søgefeltet, som du finder øverst til højre, søges der på tværs af alle mapper, på den pågældende ordre. Det er altså ligegyldigt i hvilken mappe du står, når du søger. Hvis det samme dokument f.eks. findes i 2 forskellige mapper, vises dokumentet kun som ét resultat, så du ikke får vist det samme dokument flere gange.

Ønsker du at se yderligere information om dokumentet, f.eks. i hvilke mapper/ordrer/projekter dokumentet er placeret p.t., klikker du på menuen ud for dokumentet og vælger 'Gå til dokument'.

Søgning i dokumenter i Xena

 

I søgeresultatet kan du se en sammentælling af, hvor mange dokumenter der matcher din søgning. Derudover kan du nulstille søgningen ved at klikke på 'Ryd'. Nu kan du søge forfra.

 

Mapper på projekter

Hvis du benytter projektmodulet, vil du også her få mulighed for at lave en dokumentfolder struktur, til fanen 'Dokumenter' på alle projekter. Denne struktur kan afvige fra opsætningen som er valgt på salgsordre. Du opretter frit din ønskede mappestruktur via Opsætning -> projektopsætning -> fanen 'Mapper'.

 

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her