Dokumentmapper
Alle ordrer og prosjekter har en fane som kalles 'Dokumenter'. Her kan du opprette mapper for å organisere lagrede dokumenter.
Hvis du ønsker å bruke den samme mappestrukturen for alle salgsordrene dine, kan du opprette den én gang for alle ved å gå til menyen Oppsett > Ordreoppsett og velge fanen 'Mapper'.
Hvis du bruker prosjektmodulen, fungerer dokumentmapper på samme måte som for salgsordrer. Du kan opprette prosjektrelaterte mapper ved å gå til Oppsett> Prosjektoppsettog velge fanen 'Mapper'.
Merk: Endringer i dokumentmappinnstillingene gjelder bare for nye ordrer/prosjekter.
Håndtering av mapper
Når du oppretter en salgsordre, legges mappene fra dine innstillinger automatisk til ordren.
- Du kan redigere eller slette en mappe ved å klikke på menyen ved siden av mappen
- For å opprette en ny mappe, må du klikke på knappen 'Ny' og velge 'Ny mappe' i undermenyen
Merk at du ikke kan slette en mappe som inneholder dokumenter. Du må enten flytte dokumentene til en annen mappe eller slette koblingen til dokumentet via dokumentmenyen.
Når du kopierer en ordre til en ny ordre, brukes standardmappene for den nye ordren. Mapper og dokumenter fra den forrige ordren kopieres ikke over til den nye.
Det er bare mulig å opprette mapper på ett enkelt nivå, så undermapper kan ikke opprettes.
Håndtering av dokumenter i mapper
Dokumenter kan flyttes eller kopieres mellom alle mapper innenfor samme ordre:
- Merk ett eller flere dokumenter
- Trykk på 'Flytt til' eller 'Kopier til' øverst
- Velg mappen du vil flytte/kopiere dem til
- Hvis du velger roten, blir dokumentet plassert på forsiden av 'Dokumenter'-fanen.
Det samme dokumentet kan være plassert i flere mapper samtidig.
Se/endre forbindelser
For å se hvilke mapper et dokument er tilknyttet til, eller for å fjerne tilknytningen til en mappe, må du klikke på menyen ved siden av dokumentet. Her har du ulike alternativer for å administrere dokumentet og dets forbindelser.
Hvis du velger 'Gå til dokument', vises informasjon om dokumentet nederst. Her er det lagt til en ny kolonne som heter 'Mappe'.
Hvis du for eksempel fjerner forbindelsen til mappen 'Tegninger', som vist i eksempelet nedenfor, vil dokumentet bare være tilgjengelig i rotmappen. Hvis du også fjerner forbindelsen til rotmappen (tom mappe), blir dokumentet fjernet helt fra ordren.
Søk i dokumenter
På 'Dokumenter'-fanen kan du søke på tvers av alle mapper innenfor ordren ved hjelp av søkefeltet. Søkeresultatet viser en opptelling av dokumenter som matcher søket ditt. Du kan nullstille søket ved å klikke på 'Tøm', og deretter utføre et nytt søk. Hvis det samme dokumentet finnes i flere mapper på ordren, vises det bare en gang i søkeresultatet for å unngå gjentakelse av samme dokument.
Hvis du ønsker mer informasjon om et dokument, for eksempel dets forhold til mapper/ordrer/prosjekter, må du klikke på menyen ved siden av dokumentet og velge 'Gå til dokument'.
- Oppdatert