Dokumentstyring
Når du bruker Xena, kan du trygt lagre dokumentene dine på riktig sted, nemlig der du trenger dem.
Dokumenter samlet, men likevel sortert
Du vil raskt oppdage at i Xena er det et dokumentområde nesten overalt, for eksempel på partneren, ordren, bilaget og varekortet. Dette gir deg muligheten til å lagre dokumentene dine nøyaktig der de hører hjemme.
Hvis nødvendig, kan du opprette dokumentmapper på ordrer og prosjekter for å holde ulike dokumenttyper atskilt og organisert.
Nedlasting av dokumenter og dokumentmapper kan gjøres enkelt, enten individuelt via de tre prikkene ved siden av hvert dokument, eller ved å markere flere og laste dem ned som en zip-fil.
Alle dokumentene du lagrer i Xena, er selvfølgelig beskyttet mot uautorisert tilgang, og det er alltid en sikkerhetskopi av dem sammen med alle dine andre data i Xena.
Relasjoner på dokumenter
Alle dokumenter i Xena må som et minimum ha én relasjon, som for eksempel en partner, en vare, et bilag, eller en ordre.
For å se relasjonene til et dokument, må du åpne dokumentets detaljer ved å klikke på det. Deretter velger du fanen 'Forbindelser' nederst på skjermen.
Alle steder hvor dokumentet vises i Xena, er knyttet til en eller flere relasjoner. For eksempel vil dette dokumentet bli vist i relasjon til bilagsnummer 4, ordre 200145, og partner 10036.
Du kan slette en relasjon via menyen for relasjonen, og du kan manuelt opprette nye relasjoner ved å trykke på 'Opprett relasjon'-knappen.
Her vises hvordan du sletter en relasjon til et dokument i Xena
Her vises hvordan du oppretter en ny relasjon til et dokument i Xena.
Versjonshistorikk
I Xena har du muligheten til å lagre forskjellige versjoner av et dokument, slik at du alltid kan se hvordan tidligere versjoner så ut. Det er alltid den nyeste versjonen av et dokument du ser:
- Klikk på menyen for et dokument og velg 'Ny versjon'
- Finn det dokumentet som skal lagres som en ny versjon, og trykk på 'Last opp'
- For å se de tidligere versjonene, velger du 'Versjoner' i menyen for dokumentet
Hvis du går til dokumentet og velger fanen 'Versjoner', har du også muligheten til å legge til en kommentar til hver versjon.
Integrert med Dropbox
Xena er integrert med Dropbox. Når du legger til et nytt dokument, kan du velge fanen 'Dropbox.'
- Trykk på 'Velg fra Dropbox'-knappen
- Etter pålogging kan du velge de dokumentene du ønsker å importere til Xena, og godkjenne for å lukke Dropbox igjen
- Når du kommer tilbake til Xena, kan du trykke på 'Kopier filer til Xena'-knappen for å importere dokumentene
Søk etter dokument
Hvis du har behov for å finne et bestemt dokument, men ikke kan huske hvor i Xena det er lagret, kan du bruke dokumentoversikten til å søke etter det. Du finner den i menyen Finans > Dokumentoversikt.
Her kan du søke etter dokumentnavn eller deler av dokumentnavnet. Søket inkluderer også selve innholdet i PDF-dokumenter. Hvis du for eksempel vil finne kreditornotater der varene er levert til en bestemt adresse, søker du bare på adressen eller deler av adressen.
Aldri mer dra set bilag til revisoren
Et bilag er selvfølgelig et dokument av en art, og dokumentet danner grunnlaget for dine bokføringer i Xena. Når du bokfører via bilagsregistrering, lagres dokumentet automatisk på bilaget. Hvis du bokfører via kontoutskrift, kan du manuelt laste opp dokumenter til hver linje.
Når dine Bilag er knyttet til dokumenter, er alt du trenger å "sende" til revisoren i forbindelse med momsrapportering eller årsavslutning, en invitasjon til ditt regnskap i Xena. Slutt å lete etter Bilag i mapper - de er alle elektronisk lagret i Xena og tilgjengelige, uansett hvor du (og din revisor) befinner deg.
- Oppdatert