Dokumentstyring

Hvor har du gjort av dokumentene dine? Og kan du finne dem igjen? Når du bruker Xena, kan du lagre dokumentene dine sikkert og på det riktige stedet – der hvor du har bruk for dem.

Dokumenter samlet på ett sted, men likevel sortert

Du vil raskt oppdage at det er et dokument-område nesten overalt i Xena. På partneren, på ordren, på bilaget og på varekortet. Da har du nemlig mulighet for å lagre dokumentene dine der hvor de hører hjemme.

 

Sikkert og enda mer sikkert!

Når du lagrer dokumenter i Xena, er de selvfølgelig beskyttet mot uautorisert adgang, og det finnes alltid en backup av dem. Som en økt sikkerhet lagres en ny versjon hver gang du retter i et dokument. Det betyr at du kan se hvordan forrige versjon så ut, og du kan selvfølgelig se hvem som har rettet i dokumentet. 

 

Integrert med Dropbox

Xena er integrert med Dropbox, så du kan på en enkel måte importere Dropbox-dokumenter inn i Xena.

 

Søk etter dokument

Hvis du trenger å finne et bestemt dokument, men du ikke kan huske hvilken ordre dokumentet er lagret, kan du bruke dokumentoversikten til å søke etter dokumentet.

Fra menyen velger du Firma -> Dokumentoversikt. Her ser du alle dokumentene som er lagret i Xena, du kan søke etter dokumentnavn eller deler av dokumentnavnet. I tillegg kan du også søke i f.eks. PDF-dokument innhold.

Når du har funnet ønsket dokument, klikker du på det for å se flere detaljer. Bunnen er sett blant annet. forbindelser - dvs. du ser her hvilken ordre dokumentet er knyttet til, hvilken partner, finanskonto etc.

Skjermbilde fra Xena dokumentoversigt. Vi søker på ordet blomst

 

Del dokumenter med partnerne dine!

Dokumenter som er lagret i Xena, kan deles med samarbeidspartnerne dine. Det kan være en kontrakt, en annonse, en prisliste, bilder, en presentasjon eller hva som helst du ønsker å dele. Du bestemmer selv om den du inviterer, skal ha mulighet for å rette i dokumentet.

 

Du trenger aldri mer å slepe bilagstårn til revisoren!

Et bilag er et dokument som vedrører en postering i regnskapet, og i Xena lagres disse bilagene elektronisk som et bilde eller en PDF. Send inn eller dra inn bilaget i Xena og Xena leser bilaget og hjelper deg med bokføringen (se bokføring). Men ikke kun det. Når bilagene dine ligger som dokumenter i Xena, er en invitasjon av revisoren din det eneste du trenger å "sende inn". Dette gjør slutt på arbeidet med å jakte etter bilag i permer – de ligger i Xena og er tilgjengelige uansett hvor du (eller din revisor) er.

Prøv Xena selv og se hvor kraftig det er

Opprett din konto