Bilagsregistrering

All bokføring tar utgangspunkt i bilag, men i stedet for å starte med inntastingen og så (kanskje) legge ved et bilag, har vi snudd opp ned på prosessen. Alle i bedriften som danner bilag (om det så bare er å kjøpe en kopp kaffe), kan sende inn bilagene sine sine. Når bilagene kommer inn i Xena, blir de lagret, lest og mange av bilagsopplysningene skrives inn. Nå er bilaget nesten ferdig – før man egentlig har begynt på bokføringen!

Bilagsregistrering

Det hele starter med at bilag sendes inn i Xena. Dette gjøres enten ved å sende inn bilaget til en bestemt e-postadresse, slik at bilagene havner i innboksen din, eller ved å dra og slippe bilaget inn i innboksen. Hver bruker i et regnskap har sin egen innboks.

Velg Finans -> Bilagsregistrering. Her ser du innboksen, hvor du kan dra og slippe bilag inn. Her står også den e-postadressen du kan bruke for å sende bilagene inn til innboksen i det valgte regnskapet. 

Når du klikker på et av de små bilagsbildene i toppen, vises bilaget i stor versjon under til venstre. Til høyre for denne visningen vises en ramme med inntastningsmuligheter.

Xena leser og taster inn bilagene for deg!

Du trenger ikke finne og skrive inn fakturadato, partner (leverandør), betalingsdato, valuta, beløb m.m. – dette fylles ut automatisk. Du kan lese inn 10 bilag i måneden helt gratis. Hvis du har flere bilag, kan du velge å taste dette inn manuelt, eller du kan la Xena forsette å lese og skrive inn bilagene din. Hvis du velger det sistnevnte, koster dette et lite beløp pr. innlesning. (Bilagslesningen er nå i en oppstartsperiode helt gratis! Når perioden utløper, vil spørsmålet om fortsatt bruk dukke opp i et popup-vindu.)

Bokfør eller videresend bilaget til regnskapsføreren!

Bilagsregistreringen kan godt bokføre, hvis du som bruker har bokføringsrettigheter. Men hvis du er en ansatt som ikke skal bokføre bilaget, har du mulighet for å gi bilaget en forklarende tekst og så videresende det til regnskapsføreren.

Regnskapsføreren har nå et elektronisk bilag, som er ferdig utfylt med en forklarende tekst. Regnskapsføreren kontrollerer bilaget, bestemmer hvordan det skal bokføres og bokfører det.

Her er inntastingsbildet, hvis man ikke ønsker å bokføre: 

Her er det så enkelt som at man skriver inn en forklaring og så sender bilaget videre ved å trykke på "Flytt til en annen innboks".

Her er inntastingsbildet hvis man ønsker å bokføre bilaget:

Inntastningsbildet er delt inn i 4 avsnitt

• Den første delen er opplysninger om bilaget. 
• Den neste delen er konteringslinjer
• Den tredje delen er betalingen. Enten er bilaget allerede betalt, eller så skal det legges til betaling.
• Den siste delen viser bokføringsresultatet for de kontoene og partnere som er involvert.

Del 1: Opplysninger om bilaget

Dato, valuta, partner (leverandøren) og beløp blir skrevet automatisk av systemet hvis du har har aktivert bilagsgjenkjenning. Hvis partneren er ukjent, får du mulighet for å opprette den.

Det notatet som skrives her, havner også i bokføringslinjer, hvis det ikke er skrevet noe der fra før.

Selv om der er snakk om et kontantbilag, f.eks. fra Kiwi, bør du la partneren stå. På den måten får du bokført bilaget på partneren også, og du kan lett finne alle Kiwi-bilagene på partneren Kiwi.

Hvis bilaget skal legges til betaling senere, er det nødvendig at det har tilknytning til en partner.

Del 2: Konteringslinjer

Her bestemmes hvor bilaget bokføres eller utgiftsføres. Det kan være på én eller flere kontoer (det opprettes en linje pr. konto).

Det første som velges, er Type. Det kan være "Eget forbruk" eller "Videresalg". Hvis du velger "Eget forbruk", velger du en utgiftskonto i neste felt. Hvis du velger "Videresalg", velger du en varegruppe i neste felt.

Konto er, som sagt, neste felt. Her velger du hvor bilaget skal utgiftsføres.

Beskrivelsen kan stå tom. I så fall brukes teksten fra notatet. Ellers skriv en forklarende tekst til linjen.

Beløpskolonnen kan vises som ett felt, eller som debet og kredit. Hvordan det vises, avhenger av hva du har valgt under din profil, hvor man kan bestemme hvordan beløp skal vises i regnskapet. Hvis du har aktivert bilagsgjenkjenning, blir beløpet fra kvitteringen skrevet inn automatisk.

Moms følger det som er angitt på kontoen/varegruppen, men kan overstyres. Eventuell fradragsprosent følger også kontoen, men kan overstyres via menyen (de 3 strekene) helt til høyre på linjen.

Dimensjoner i regnskapet (Avdeling, Kostnadsbærer, Prosjekt) vises kun hvis det er opprettet dimensjoner under Oppsett -> Finansoppsett.

Del 3: Betaling

Det er 2 valgmuligheter vedrørende betaling. Enten er bilaget betalt (fanen "Betalt") eller så skal det legges til betaling (fanen "Skal betales").

Betalt: Hvis bilaget er betalt kontant eller med kort, så angis dette ved å trykke på beløp-feltet på den kontoen det er betalt fra. Så skrives beløpet i feltet. Hvis det er delbetalt, rettes beløpet manuelt.

"Skal betales" Hvis bilaget skal legges til betaling senere, skal det i toppen angis en partner, og det skal angis en forfallsdato (betalingsdato). Den blir valgt enten ut fra bilaget vhja. bilagsgjenkennelsen, eller ut fra partnerens betalingsbetingelse. Denne datoen kan overstyres manuelt.

Del 4: Bokføringen

Den siste delen av bilagsregistreringen viser konsekvensen av de inntastingene som er foretatt.

Hvis det er en direkte feil eller mangler i inntastingen, vises en rød advarsel om hva som er galt, og bilaget kan ikke bokføres.

Hvis det er skrevet inn noe som er uheldig, vises en gul advarsel med en forklaring på hva som er uheldig. Man kan godt bokføre selv om det dukker opp advarsler.

Hvis man trykker på "bokfør", bokføres bilaget, og bilaget (kvitteringen) forsvinner fra innboksen.

Bilagsnummeret bestemmes ut fra hvem som bokfører. Bilagsnummer/-serie bestemmes på den enkelte medarbeider.