Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Bilagsregistrering

All bokføring i Xena tar utgangspunkt i bilag. Xena gjør det enkelt å håndtere bilag ved å lagre dem og automatisk foreslå relevante opplysninger.

Innboksen – der bilagsregistreringen starter

Bilagsregistreringen starter i Innboksen, hvor du finner alle bilag som ennå ikke er bokført. Bilag kan komme fra flere kilder:

Du kan navigere raskt gjennom bilaget ved hjelp av hurtigtaster spesielt tilpasset bilagsregistrering.

➡️ Se oversikt over hurtigtaster her.

Bokføring og godkjenning

Har du bokføringsrettigheter, kan du registrere og bokføre bilaget direkte. Hvis ikke, kan du fylle inn opplysningene og sende det videre til en kollega for godkjenning.
Det er også mulig å sette opp godkjenningsregler som automatisk sender bilaget videre til en annen brukers innboks hvis du ikke har tilgang til å godkjenne det selv.
➡️ Veiledning for oppsett av godkjenningsregler

Når bilaget bokføres, tildeles det et bilagsnummer basert på kladden og brukeren som utfører bokføringen. Kladdene opprettes via:
Innstillinger > Økonomiinnstillinger > Kladd
➡️ Slik setter du opp nummerserier og velger kladd for en bruker

 

Bilag er delt inn i fire seksjoner:

1: Noter

Denne seksjonen brukes til interne notater om bilaget. Feltet er et fritt tekstfelt uten struktur. Notatene lagres sammen med partnerposteringen ved bokføring og vises også under Kjøp > Betalinger.

➡️ Les mer om notater og parkering av bilag i denne veiledningen

Tilføj noter til bilag i Xena via Bilagsregistrering

2: Beskrivelse

Her finner du de grunnleggende opplysningene om bilaget. Xena leser automatisk mange av disse når bilaget mottas.

Den øverste tekstlinjen brukes som standardbeskrivelse for de påfølgende konteringslinjene. Det anbefales derfor å skrive en tydelig og dekkende tekst som også lagres og kan brukes i søk senere.
➡️ Se også: Dokumenthåndtering

Leverandøropplysninger:
Dersom leverandøren ikke er opprettet, kan du gjøre det raskt ved å klikke på "+"-knappen i Partner-feltet. Selv for kontantbilag, for eksempel fra en kafé eller et bakeri, anbefales det å opprette leverandøren.

Ved opprettelse av leverandører, husk:

  • Oppgi alltid organisasjonsnummer, slik at Xena kan gjenkjenne leverandøren
  • Unngå å bruke samme organisasjonsnummer på flere leverandører
  • Fjern organisasjonsnummer før du deaktiverer en leverandør

Når en leverandør velges, vises flere felt som fakturanummer, betalingsdato og betalings-ID/bankkonto – nødvendige detaljer dersom fakturaen skal betales via bank.

Sektionen Beskrivelse i bilagsregistrering i Xena

3: Ordrekostnad

Her kan du legge til utgiftslinjer knyttet til salgsordre. Denne seksjonen vises kun dersom det er opprettet minst ett prosjekt i regnskapet ditt.

Du kan velge:

  • Oppgave
  • Forbrukstype
  • Beskrivelse
  • Beløp (ekskl. mva)

➡️ Oppgavene som vises i listen avhenger av status og om de er satt opp for å vises i bokføringen.

Bruk knappene Rediger alle og Tøm liste for å endre eller fjerne ordrekostnader samlet.

➡️ Les også om bilagsregistrering for salgsordre og godkjenningsflyt

Sektionen Ordreomkostninger i bilagsregistrering i Xena

4: Kontering

I denne seksjonen velger du hvordan bilaget skal bokføres:

  1. Velg konto i hovedboken
  2. Skriv inn beløpet (inkl. mva)
  3. Eventuelt legg til beskrivelse

Hvis du ofte konterer bilag fra samme leverandør til samme konto, kan du merke av for Lagre konteringsdetaljene på partneren til neste gang – Xena husker da oppsettet automatisk.

Allerede betalt?
Er fakturaen allerede betalt, klikker du på beløpsfeltet ved siden av betalingskontoen – systemet fyller automatisk inn beløpet. Ved delbetaling kan du justere beløpet, og restbeløpet registreres som leverandørgjeld.

Bokføringsdato hentes fra betalingsdato i Beskrivelse-seksjonen, hvis den er angitt – ellers brukes bilagsdatoen.

Utenlandsk valuta:
Ved utenlandske fakturaer kan du justere for valutakursforskjeller:

  1. Skriv inn det faktiske betalte beløpet på betalingskontoen
  2. Klikk på Juster valutakurs
  3. Xena tilpasser fakturabeløpet automatisk

Sektionen Kontering og Betaling i bilagsregistrering i Xena

5: Resultat

Denne seksjonen gir en samlet oversikt over bokføringsresultatet. Her vises også eventuelle feil og varsler:

  • Feil (rød): Bilaget kan ikke bokføres
  • Varsel (gul): Bilaget kan bokføres, men bør gjennomgås

Avvik opp til 0,49 kr regnes som avrunding og bokføres automatisk på kontoen Systemdifferanse.

Når alt er klart, klikker du på Bokfør øverst. Bilag som krever ytterligere godkjenning sendes automatisk videre til relevant bruker.

Sektionen Resultat og Bogføring i bilagsregistrering i Xena

Oppdatert