Bilagsregistrering
All bokføring tar utgangspunkt i bilag. Xena gjør det enkelt å håndtere bilag ved å lagre dem og foreslå nødvendig informasjon.
Innboksen
Bilagsregistrering starter i Innboksen. Her finner du alle bilag som ennå ikke er bokført. Dette kan være PDF-fakturaer du har lastet opp eller mottatt via e-post. Det kan også være elektroniske fakturafiler fra Sproom eller direkte fra leverandøren, som du har sendt til Innboksen.
Bokfør, Del eller Konfigurer godkjenningsregler
Du kan bokføre bilag hvis du har de nødvendige bokføringsrettighetene. Du kan også fylle ut så mye informasjon som mulig og deretter sende bilaget til en annen bruker.
Godkjenningsregler kan konfigureres slik at bilag automatisk overføres til en annen brukers Innboks hvis du ikke har rettigheter til å bokføre det selv.
Når et bilag bokføres via bilagsregistrering, bestemmes bilagsnummeret ut fra den valgte kladden til den ansatte som bokfører. Kladder opprettes via menyen Konfigurasjon > Finanskonfigurasjon og fanen 'Kladder'.
Bilagsregistrering er delt inn i fire seksjoner
Del 1: Informasjon om bilaget
I denne seksjonen, kalt 'Beskrivelse', foreslår Xena informasjon så langt det er mulig basert på bilaget. Hvis partneren ikke er opprettet, kan du klikke på +-symbolet i partnerfeltet for å opprette en partner direkte.
Den øverste teksten vil bli foreslått på de påfølgende kontoseringslinjene, så det er en god idé å skrive en beskrivende tekst om bilaget her. Denne teksten lagres også på dokumentet, slik at du senere kan søke etter det. Se eventuelt Dokumentstyring.
Selv for kontantbilag, som fra en blomsterhandler, anbefales det å tilknytte en partner for lettere å kunne finne bilaget igjen. Hvis du senere vil overføre betalingen direkte til banken, MÅ en partner tilknyttes. Etter partnervalget kan du også fylle ut fakturanummer, betalingsdato og eventuell betalings-ID.
Når Xena behandler bilag i bilagsregistreringen, er det avgjørende at du har tastet inn organisasjonsnummeret til leverandørene dine. Dette sikrer nøyaktig identifisering av leverandøren i regnskapet ditt. Derfor, vær oppmerksom på følgende:
- Forsikre deg om at du har tastet inn organisasjonsnummeret kun for leverandøren for hvem du ønsker å bokføre bilag
- Forsikre deg om at hvis du deaktiverer en partner, sletter du også organisasjonsnummeret fra partneren
Del 2: Registrering av ordreomkostninger
I seksjonen 'Ordreomkostninger' oppretter du linjer for kostnadsføring på en salgsordre. Denne seksjonen vises bare hvis du har prosjekter opprettet i regnskapet ditt. Du velger oppgave, forbrukstype, tekst osv. I beløpsfeltene legges beløpene inn eksklusive merverdiavgift!
'Rediger alle' og 'Tøm liste' knappene brukes til å endre eller fjerne flere ordreomkostninger på én gang.
Lær mer om bilagsregistrering for salgsordrer, oppsett av fast godkjenner og automatisk valg av forbrukstype i denne veiledningen: Bilagsregistrering for salgsordre.
Del 3: Finanskontering (inkludert betaling)
I 'Kontering'-seksjonen bestemmer du hvor bilaget skal bokføres i finansregnskapet ditt. Velg eller opprett en finanskonto, legg til eventuell ekstra beskrivelse og legg inn beløpet INKLUDERT MVA!
Hvis en partner er valgt på bilaget, og du normalt bokfører fakturaer fra denne partneren på samme finanskonto, kan du merke 'Lagre bokføringsdetaljer på partneren til neste gang'.
Hvis fakturaen allerede er betalt, klikk på beløpsfeltet ved siden av bankkontoen hvorfra betalingen er gjort. Det fulle beløpet for bilaget settes automatisk inn. Hvis en delbetaling er gjort, juster beløpet til det betalte beløpet. Restbeløpet kan du senere bokføre via en betaling på partneren.
Hvis du har lagt inn en betalingsdato øverst under del 1, brukes denne som bokføringsdato på betalingskontoen. Ellers brukes bilagsdatoen.
Håndtering av kurs
Hvis fakturaen er mottatt i fremmed valuta, kan det være en forskjell mellom avsenders kurs og den kursen du har brukt ved betalingen av fakturaen. For å jevne ut denne forskjellen, må du først legge inn beløpet du har betalt til mottakeren. Deretter trykker du på 'Juster valutakurs' for å få fakturaens beløp justert i henhold til denne kursen.
Del 4: Resultat og bokføring
Denne seksjonen kalles 'Resultat', og vises nederst på bilaget. Her ser du bokføringsresultater samt eventuelle advarsler/feil angående bilaget.
Hvis det er en differanse på maksimalt 0,49 øre, betraktes dette automatisk som avrunding og vil bli bokført på kontoen 'Systemdifferanse'.
- Hvis det er feil eller mangler på bilaget, vises en RØD advarsel. Bilaget kan ikke bokføres så lenge det er røde feil
- Hvis det er advarsler eller merknader, vises en GUL advarsel. Bilaget kan bokføres med GUL advarsel
Trykk på knappen 'Bokfør' eller på bokføringsikonet øverst for å bokføre de delene av bilaget som du har rettigheter til å bokføre. Hvis bilaget inneholder deler som krever godkjenning fra en annen bruker med ytterligere rettigheter, blir bilaget automatisk flyttet til vedkommendes Innboks for endelig bokføring.
- Oppdatert