Bilagsregistrering

All bokføring baseres på bilag. Xena gjør det enkelt å håndtere bilag ved å lagre dem og automatisk foreslå relevante opplysninger.

Innboksen — der bilagsregistreringen begynner

Bilagsregistrering starter i Innboksen, der du finner alle bilag som ennå ikke er bokført. Her kan bilag komme fra flere kilder:

• PDF-fakturaer som du har lastet opp eller mottatt via e-post

• Elektroniske fakturafiler fra Sproom eller direkte fra leverandører

• Kvitteringer mottatt via appen EG Xena Bilag

Velg i menyen Finans > Bilagsregistrering.

Du kan navigere raskt gjennom bilaget ved hjelp av hurtigtaster som er spesielt tilpasset bilagsregistreringen. Du kan f.eks. trykke Alt+A for raskt å gå fra et åpent bilag tilbake til innboksen.
➡️ Se oversikten over hurtigtaster

 

Bokføring og godkjenning

Hvis du har bokføringsrettigheter, kan du registrere og bokføre bilaget direkte. Hvis ikke, kan du fylle ut opplysninger og sende det videre til godkjenning hos en kollega. Det kan også settes opp godkjenningsregler som automatisk sender bilag videre til en annen brukers innboks, dersom du ikke har tilgang til å godkjenne alt.
➡️ Guide til oppsett av godkjenningsregler

Når bilaget bokføres, tildeles det et bilagsnummer basert på den kladden og den brukeren som utfører bokføringen. Kladder opprettes via Oppsett > Finansoppsett > Kladder.
➡️ Se hvordan du setter opp nummerserier og velger kladde på en bruker

 

Bilagets fem seksjoner

Et bilag i Xena er delt inn i fem logiske seksjoner, som er beskrevet nedenfor.

 

1: Notater

Denne seksjonen brukes til interne notater om bilaget. Notatene lagres sammen med partnerposteringen ved bokføring og vises også under Kjøp > Betalinger.
➡️ Les mer om notater og parkering av bilag

 

2: Beskrivelse

Her finner du de grunnleggende opplysningene om bilaget. Xena leser automatisk mange av disse når bilaget mottas. Den øverste tekstlinjen fungerer som standardbeskrivelse på påfølgende konteringslinjer. Det anbefales derfor å skrive en tydelig og dekkende tekst, som også lagres og kan brukes til søking senere.
➡️ Se også: Dokumentstyring

Leverandøropplysninger: Hvis leverandøren ikke er opprettet, kan du raskt opprette den via +-knappen i feltet Partner. Selv for kontantbilag, f.eks. fra en kafé eller baker, anbefales det å opprette leverandøren. Når en leverandør velges, vises ytterligere felt for fakturanummer, betalingsdato og betalings-ID/bankkonto — viktige opplysninger dersom du senere eksporterer betalinger for import i banken din.

Ved opprettelse av leverandører bør du være oppmerksom på:

• Legg alltid inn org.nummer, slik at Xena kan gjenkjenne leverandøren

• Unngå å bruke samme org.nummer på flere leverandører

• Fjern org.nummeret før du deaktiverer en leverandør

 

3: Ordrekostnad

Her kan du legge til utgiftslinjer på salgsordrer. Denne seksjonen vises kun dersom det er opprettet minst ett prosjekt i regnskapet ditt.
➡️ Oppgaver vises avhengig av om de er satt opp til å vises i bokføring

Bruk knappene Rediger alle og Tøm liste til å endre eller fjerne bilagets ordrekostnader samlet.
➡️ Bilagsregistrering for salgsordrer og godkjenningsflyt
➡️ Oppretting av ordrekostnader via elektronisk faktura

 

4: Kontering

I denne seksjonen velger du hvordan bilaget bokføres:

1. Velg finanskonto

2. Legg inn beløp (inkl. mva)

3. Legg eventuelt til en beskrivelse

Hvis du ofte konterer bilag fra samme leverandør på samme konto, kan du krysse av feltet Lagre bokføringsdetaljene på partneren til neste gang, slik at Xena husker oppsettet.

Hvis du mangler en finanskonto i søket, kontroller om du har lagt inn et kontonummer eller SAF-T-nummer på kontoen. I bilagsregistrering og kassekladden vises kun kontoer som har enten et kontonummer eller et SAF-T-kontonummer utfylt.
➡️ Les mer om kontoplanen

Allerede betalt? Er fakturaen allerede betalt, klikker du på beløpsfeltet ved siden av betalingskontoen — systemet setter inn beløpet automatisk. Ved delbetaling kan du justere beløpet, og restbeløpet registreres som en leverandørsaldo. Bokføringsdato for betalingen hentes fra betalingsdatoen i Beskrivelse-seksjonen, dersom den er angitt — ellers brukes bilagsdatoen.

Håndtering av utenlandsk valuta: Ved utenlandske fakturaer kan du justere for kursdifferanser:

1. Legg inn det faktiske betalte beløpet på betalingskontoen

2. Klikk på Juster vekslingskurs

3. Xena tilpasser fakturabeløpet automatisk

 

5: Resultat

Denne seksjonen gir en samlet oversikt over bokføringsresultatet, samt før/etter-saldo for de valgte kontoene. Differanser opp til 0,49 kr. regnes som avrundinger og bokføres automatisk på kontoen Systemdifferanse. Her vises også feil (rød) og advarsler (gul). Bilag med advarsler kan likevel bokføres, men bør gjennomgås.

Når alt er klart, klikker du på knappen Bokfør. Bilag som krever ytterligere godkjenning, sendes automatisk videre til relevant bruker.

---

---