Bilagsregistrering til salgsordre

Når du bokfører bilag via Finans > Bilagsregistrering, kan du samtidig få bilaget bokført som kostnad på en salgsordre.

Leverandøroppsett

Du har mulighet til å:

• Velge en fast godkjenner for alle ordrekostnader fra en spesifikk leverandør (dette overstyrer den ordreansvarlige på ordren)

• Angi en foretrukket forbrukstype for ordrekostnader fra den aktuelle leverandøren

Endringene gjelder for nye bilag som sendes til innboksen. Slik gjør du:

1. Åpne partneren

2. Gå til boksen Oppsett og velg fanen Leverandør

3. Klikk på redigeringsikonet eller dobbeltklikk i boksen

4. Velg Standard godkjenner og Standard forbrukstype

Ordrekostnader i bilagsregistrering

Når du registrerer en ordrekostnad, må du alltid begynne med å velge en oppgave. Hvilke oppgaver du kan velge mellom, avhenger av deres status og om de er satt opp til å vises i bokføring.
➡️ Les mer om oppgavestatus

Deretter velger du en forbrukstype og registrerer kostnaden — enten med eller uten varenummer. Har linjen ingen salgspris, beregnes denne automatisk som kostpris pluss dekningsgraden som er knyttet til den valgte forbrukstypen. Du kan bruke knappene Rediger alle og Tøm liste til å gjøre samlede endringer eller slettinger av registrerte linjer.

Merk: Alle beløp i ordrekostnader vises ekskl. mva.

Hvis en linje mangler en forbrukstype, kan kostnaden ikke godkjennes. I så fall vises det en feilmelding nederst i bilaget, og knappen Bokfør/Godkjenn blir deaktivert inntil feilen er rettet.

Godkjenningsflyt

I bilagsregistreringen finnes det flere måter å behandle et bilag på. Hvilke handlinger du har tilgang til, avhenger av rettighetene dine i systemet.

Under godkjenningsreglene kan du aktivere eller deaktivere om ordrekostnader skal godkjennes av ordreansvarlig.
➡️ Oppsett av godkjenningsregler

Hvis du har rettigheter til finansbokføring, kan du velge å bokføre bilaget direkte. Når du gjør det, bokføres bilaget i finansmodulen, og de ordrekostnadene du som bruker kan godkjenne, blir automatisk godkjent ut fra regnskapets oppsett. Hvis bilaget krever ytterligere godkjenning, sendes det deretter videre til den første brukeren som skal godkjenne innholdet. Alternativt kan du velge å manuelt sende bilaget til godkjenning før du bokfører det.

Har du ikke rettigheter til finansbokføring, kan du kun godkjenne de ordrekostnadene du har ansvar for. Når du trykker Godkjenn, blir bilaget enten sendt videre til neste godkjenner eller returnert til den innboksen som er definert i oppsettet (Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler > Innstillinger).

Automatiserte arbeidsflyter

Det finnes to forskjellige arbeidsflyter, avhengig av om bilaget skal finansbokføres før eller etter ordrekostnadene er godkjent.

Flyt 1: Finansbokføring først

1. Bokholderen trykker på Bokfør, hvoretter bilaget finansbokføres

2. Bilaget flyttes automatisk til den første godkjenneren

3. Godkjenneren trykker Godkjenn

Flyt 2: Godkjenning først

1. Bokholderen trykker på Send til godkjenning

2. Bilaget sendes til den første godkjenneren, som trykker Godkjenn

3. Når alle kostnader er godkjent, flyttes bilaget automatisk til den innboksen som er angitt i oppsettet (Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler > Innstillinger)

4. Herfra bokføres bilaget endelig ved å trykke Bokfør

Uavhengig av hvilken arbeidsflyt som velges, vil bilaget — hvis det finnes en gjeldende prokuraregel — alltid bli sendt til endelig prokuragodkjenning som siste trinn.
➡️ Les mer om ordreansvarlig og sekundær ansvarlig

Ordrekostnader på salgsordren

Når et bilag med ordrekostnader er bokført, kan de ses på salgsordren under Salg > Ordre.

• Fane: Kostnader — viser registreringene fra bilaget, som kan viderefaktureres

• Fane: Dokumenter — viser den originale fakturaen

• Fane: Statistikk — kostnadene inngår i oppgavens DB m.m.

• Meny: Utskrifter > Prosjekt — gir tilgang til rapporter basert på ordrekostnader

➡️ Les mer om bilagsregistrering generelt
➡️ Les mer om bilagsregistrering av elektroniske fakturaer
➡️ Les mer om prosjektrapporter

---

---