Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Bilagsregistrering til salgsordre

Når du bokfører bilag via Finans > Bilagsregistrering, kan du samtidig få bilaget bokført som kostnad på en salgsordre.

Leverandøroppsett

Du har mulighet til å:

  • Velge en fast godkjenner for alle ordrekostnader fra en spesifikk leverandør (dette overstyrer den ordreansvarlige på ordren)

  • Angi en foretrukket forbrukstype for ordrekostnader for den aktuelle leverandøren

Endringene gjelder for nye bilag som sendes til innboksen. Slik gjør du:

  1. Åpne partneren.

  2. Gå til boksen Oppsett og velg fanen Leverandør.

  3. Klikk på redigeringsikonet eller dobbeltklikk i boksen.

  4. Velg Standard godkjenner og Standard forbrukstype.

Velg en fast godkjenner og forbrukstype på leverandør i Xena

 

Krever ordrekostnadspostering

På finanskonti og varegrupper kan du aktivere innstillingen Krever ordrekostnadspostering. Når den er slått på, må et bilag som bokføres på den aktuelle kontoen eller varegruppen alltid inneholde minimum én ordrekostnadslinje.

Mangler ordrekostnadslinjen, vises en advarsel i bilagsregistreringen, og bilaget kan ikke bokføres før kravet er oppfylt.

Innstillingen er kun synlig i regnskaper der det er opprettet minst ett prosjekt.

Slik aktiverer du innstillingen på en finanskonto:

  1. Gå til Finans > Kontoplan > Kontoplan.

  2. Klikk på menyen (de tre prikkene) ved siden av kontoen og velg Gå til finanskonto.

  3. Klikk på redigeringsikonet og slå på Krever ordrekostnadspostering.

Innstillingen kan settes på varegrupper på samme måte via varegruppe-oppsettet.

➡️ Les mer om dimensjoner og tvungne innstillinger på finanskonti og varegrupper

Velg tvungen ordrekostnadspostering på finanskonti i Xena

 

Ordrekostnad i bilagsregistrering

Når du registrerer en ordrekostnad, må du alltid starte med å velge en oppgave. Hvilke oppgaver du kan velge mellom, avhenger av statusen deres og om de er satt opp til å vises i bokføringen.

➡️ Les mer om oppgavestatus

Deretter velger du en forbrukstype og registrerer kostnaden — enten med eller uten varenummer. Har linjen ingen salgspris, beregnes denne automatisk som kostpris pluss dekningsgraden som er knyttet til den valgte forbrukstypen. Du kan bruke knappene Rediger alle og Tøm liste til å gjøre samlede endringer eller slettinger av registrerte linjer.

⚠️ Merk: Alle beløp i ordrekostnader vises eksklusive moms.

Opprett ordrekostnader i bilagsregistrering i Xena

Hvis en linje mangler forbrukstype, kan kostnaden ikke godkjennes. I så fall vises en feilmelding nederst i bilaget, og knappen Bokfør/Godkjenn deaktiveres inntil feilen er rettet.

Feilmelding ved manglende forbrukstype i bilagsregistrering i Xena

 

Godkjenningsflyt

I bilagsregistreringen finnes det flere måter å behandle et bilag på. Hvilke handlinger du har tilgang til, avhenger av rettighetene dine i systemet.

Under godkjenningsreglene kan du aktivere eller deaktivere om ordrekostnader skal godkjennes av ordreansvarlig.

➡️ Oppsett av godkjenningsregler

Hvis du har rettighet til finansbokføring, kan du velge å bokføre bilaget direkte. Når du gjør det, bokføres bilaget i finansmodulen, og de ordrekostnadene du som bruker kan godkjenne, godkjennes automatisk ut fra regnskapets oppsett. Hvis bilaget krever ytterligere godkjenning, sendes det videre til den første brukeren som skal godkjenne innholdet. Alternativt kan du manuelt sende bilaget til godkjenning før du bokfører det.

Har du ikke rettighet til finansbokføring, kan du kun godkjenne de ordrekostnadene du har ansvar for. Når du trykker Godkjenn, sendes bilaget enten videre til neste godkjenner eller returneres til innboksen som er definert i oppsettet (Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler > Innstillinger).

 

Automatiserte arbeidsflyter

Det finnes to ulike arbeidsflyter, avhengig av om bilaget skal finansbokføres før eller etter at ordrekostnadene er godkjent.

 

Flyt 1: Finansbokføring først

  1. Regnskapsføreren trykker på Bokfør, hvoretter bilaget finansbokføres.

  2. Bilaget flyttes automatisk til den første godkjenneren.

  3. Godkjenneren trykker Godkjenn.

 

Flyt 2: Godkjenning først

  1. Regnskapsføreren trykker på Send til godkjenning.

  2. Bilaget sendes til den første godkjenneren, som trykker Godkjenn.

  3. Når alle kostnader er godkjent, flyttes bilaget automatisk til innboksen som er angitt i oppsettet (Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler > Innstillinger).

  4. Herfra bokføres bilaget endelig ved å trykke Bokfør.

Uansett hvilken arbeidsflyt som velges, vil bilaget — hvis det finnes en gjeldende prokura-regel — alltid bli sendt til endelig prokura-godkjenning som siste trinn.

➡️ Les mer om ordreansvarlig og sekundær ansvarlig

Knapp for å bokføre bilag eller sende det til godkjenning i Xena

 

Ordrekostnader på salgsordren

Når et bilag med ordrekostnader er bokført, kan de ses på salgsordren under Salg > Ordre.

  • Fane: Kostnader — viser registreringene fra bilaget, som kan viderefaktureres.

  • Fane: Dokumenter — viser den originale fakturaen.

  • Fane: Statistikk — kostnadene inngår i oppgavens DG m.m.

  • Meny: Utskrifter > Prosjekt — gir tilgang til rapporter basert på ordrekostnader.

Ordrekostnader fra bilagsregistreringen i Xena

➡️ Les mer om bilagsregistrering generelt

➡️ Les mer om bilagsregistrering av elektroniske fakturaer

➡️ Les mer om prosjektrapporter

Oppdatert