Dimensjoner

I Xena kan du opprette Avdelinger, Bærere og Formål for å gi dine finansposteringer og ordrer en ekstra dimensjon.

Dimensjoner gjør det mulig å legge til et ekstra lag med detaljer i regnskapet ditt, noe som gjør det enklere å analysere og rapportere data etter spesifikke kriterier.

Det primære formålet med dimensjoner er at du kan filtrere forespørsler og rapporter, slik at du kun ser posteringer eller ordrer knyttet til en bestemt dimensjon. Dette er nyttig når du ønsker å analysere aktiviteter per avdeling, bærer eller formål.

 

Oppretting og oppsett

Dimensjonsverdier opprettes via menyen Oppsett > Finansoppsett > Dimensjoner. For hver dimensjon kan du opprette et ubegrenset antall verdier. Eksempler kan være:

• Avdeling: Østlandet, Vestlandet, Hovedkontor

• Bærer: Prosjekt A, Prosjekt B, Intern aktivitet

• Formål: Markedsføring, Produktutvikling, Konsulenttjenester

⚠️ Merk: Hvis du sletter en dimensjonsverdi, fjernes den automatisk fra alle bokførte posteringer og ordrer, og all oppsett relatert til verdien slettes.

Tips: I stedet for å slette en ubrukt verdi, kan du gi den nytt navn til f.eks. Ubrukt – Østlandet. På den måten bevares historikken, og det er tydelig at verdien ikke lenger brukes aktivt.

 

Dimensjoner på finanskonti

På finanskonti kan du velge om en dimensjon eller en bestemt dimensjonsverdi skal være obligatorisk. Dette sikrer at brukere ikke kan bokføre uten å velge dimensjon, hvis det er påkrevd.

Slik setter du opp dimensjoner på konti:

1. Gå til kontoplanen.

2. Klikk på menyen (de tre prikkene) ved siden av kontoen.

3. Velg Gå til finanskonto.

4. Klikk på redigeringsikonet for å åpne oppsettet av dimensjoner.

Eksempel på oppsett som vist nedenfor:

• Avdeling: Obligatorisk, og kun Østlandet kan velges.

• Bærer: Obligatorisk, men brukeren kan fritt velge blant tilgjengelige bærere.

• Formål: Ikke obligatorisk, valgfritt for brukeren.

 

Dimensjoner på varegrupper

Du kan også gjøre dimensjoner obligatoriske på varegrupper – på samme måte som på finanskonti. Det betyr at du kan kreve at Avdeling, Bærer og/eller Formål er fylt inn når det bokføres på en linje med den aktuelle varegruppen.

Mangler en påkrevd dimensjon, vises en advarsel, og bilaget kan ikke bokføres før opplysningene er fylt inn.

 

Krever ordrekostnadspostering

På både finanskonti og varegrupper kan du aktivere innstillingen Krever ordrekostnadspostering. Når den er slått på, må bilaget inneholde minimum én ordrekostnadslinje. Mangler den, vises en advarsel, og bilaget kan ikke bokføres.

Innstillingen er kun synlig i regnskaper der det er opprettet minst ett prosjekt.

 

Bokføring med dimensjoner

Når du bokfører via bilagsregistrering eller kassekladd, foreslår systemet automatisk den valgte dimensjonsverdien fra finanskontoen.

• Hvis dimensjonsverdien ikke er obligatorisk, kan brukeren velge en annen verdi.

• Hvis dimensjonsverdien er obligatorisk, kan den ikke endres.

• Hvis en feil obligatorisk verdi velges, vises en advarsel nederst, og bilaget kan ikke bokføres.

Det er mulig å endre en dimensjonsverdi på et bilag, selv etter at det er bokført. Dette gir fleksibilitet hvis en postering feilaktig har fått tildelt feil dimensjon.

➡️ Se her hvordan du endrer dimensjon på en bokført postering

 

Dimensjoner på ordrer

På ordrer og prosjekter kan du også velge Avdeling, Bærer eller Formål. Dimensjonene kan brukes til filtrering i forespørsler, rapporter og oversikter.

Du kan kopiere dimensjonsverdien fra en ordre direkte til finanskontolinjene i bilagsregistreringen. I menyen for linjen du vil kopiere dimensjonene fra (de tre prikkene) velger du punktet Bruk dimensjoner.

 

Forespørsel og rapportering på dimensjoner

For å se statistikk på dimensjoner, velg menyen Oppsett > Finansoppsett > Dimensjoner. Klikk på en dimensjonsverdi for å se detaljer og gjeldende regnskapstall fordelt på regnskapsår.

I finansrapporter og i finanssammendrag kan du filtrere på dimensjoner. Rapporten Balanse er spesiell – her kan du velge å se en samlet balanse for flere valgte verdier:

For de øvrige finansrapportene kan du kun filtrere på én dimensjonsverdi om gangen. Hvis du i filteret velger Ingen, vises resultater for posteringer uten dimensjonsverdi.

På ordre- og prosjektoversikter samt i prosjektrapporter kan du også filtrere på dimensjoner. Her baseres filteret på den valgte dimensjonsverdien på ordren/prosjektet, ikke på posteringene.

---

---