Kom godt i gang med bokføring og regnskap

Her får du en grunnleggende gjennomgang av hvordan du på best mulig måte kommer i gang med å bokføre og lage regnskapet ditt i Xena.

Når det er opprettet et nytt regnskap i Xena, er det kun firmaets grunnleggende data som skal opprettes. Du er i prinsippet klar til å bokføre, men det kan likevel være godt å lese det nedenstående.

 

Fakturanummer og andre nummerserier

I Xena er det ikke mulig å endre fakturanummerserie. Det skyldes hovedsakelig at det ikke er nødvendig. Faktisk kan det være en fordel å skifte nummerserie når man går over til et annet regnskapsprogram eller faktureringssystem, for da blir det f.eks. lettere å skille innbetalingene fra hverandre.

Andre nummerserier blir på samme måte styrt av systemet. Den eneste nummerserien du kan velge selv, er bilagsnummeret. Bilagsnummeret bestemmes for hver enkelt bruker. Serien starter med bilagsnummer 1.

Kassakladden har sin egen nummerserie, som starter på 1000. Hvis det opprettes flere kassakladder, kan de tildeles hver sin bilagsserie.

 

Endre bilagsnummer for en bruker/medarbeider

Velg: Firma -> Brukere. Velg den medarbeideren du vil redigere, ved å klikke på medarbeideren i listen.

undefined

 

Nå kommer du til den partneren som er medarbeideren din. Se under den delen som heter "Setup", og under fanen "Medarbeider".
Her kan du blant annet rette neste bilagsnummer.

undefined

 

Oppsett av kontoplan i Xena

Du finder kontoplanen her: Finans -> Kontoplan -> Kontoplan

Finanskonti i Xena

 

Resultatregnskapet (driften)

Store deler av kontoplanen blir dannet automatisk ut ifra hvordan du ønsker at salget skal bokføres. Hvis det er opprettet varegrupper, vi du se at de blir vist direkte i kontoplanen.

Når du oppretter en "Konto" under gruppen "Nettoomsetning", er det i virkeligheten en varegruppe du oppretter. Denne varegruppen (Konto) dukker også opp under hovedgruppen "Vareforbruk" og under "Varelager" (som ligger under "Eiendeler"). På den måten er det 100 % sammenheng mellom kjøp, salg og lager. Xena finner selv ut hvordan tingene skal bokføres, uansett om det kjøpes eller selges varer med eller uten lagerstyring.

Du kan opprette resten av de kontoene du har bruk for, med det samme, eller etter hvert som du har bruk for dem i den daglige bokføringen, eller når du oppretter en åpningsbalanse.

 

Samlekonti, egenkapital og momskonti

I Xena trenger du ikke å opprette samlekonti for debitorer og kreditorer – de finnes allerede!

Momskonti opprettes også helt automatisk sammen med en momskode, så de skal heller ikke opprettes manuelt.

Konto til egenkapital dannes automatisk ved opprettelse av åpningsbalanse. Konti til "Annen egenkapital" opprettes selvfølgelig manuelt.

 

Opprettelse av andre finanskontoer

Finanskontoer kan opprettes mange steder. De kan opprettes under den kontooversikten som ble beskrevet ovenfor, og de kan også opprettes i forbindelse med bokføring.

Alle stedene hvor du kan søke etter en konto, kan du taste et kontonavn, for eksempel "Telefon". Hvis du ikke har opprettet en konto med det navnet, vil det dukke opp et popup-vindu som foreslår at du oppretter en konto.

Her vises et popup-vindu for å opprette en ny finanskonto. Hvis du klikker på et kontonummer under "Forslag" nederst, opprettes en konto med forslag til en kontoplan. Du kan også bare skrive inn det du ønsker. Husk å velge den riktige Finansgruppen.

Opret finanskonti i Xena

 

Åpningsbalansen

Åpningsbalanse for både finans (drift, eiendeler og gjeld), debitorer, kreditorer og lagervarer opprettes under "Finans -> Primo posteringer". Her velger du det første regnskapsåret, og her kan du skrive inn åpningstall. Se veiledningen "Primoposteringer".

 

Den daglige bokføringen

Den daglige bokføringen foregår via "Finans -> Kassekladd" eller via "Finans -> Bilagsregistrering". Les mye mer om den daglige bokføringen i "Bokføring".

 

Sende regnskapet til revisor

Det er gratis å dele regnskapet med en revisor. Det kan du gjøre ved å invitere revisoren til å bli en "Bruker" (Firma -> Brukere).

Det gjør det mulig for revisoren å hente de rapportene og filene som trengs for å revidere regnskapet. Dessuten kan Xena integreres med revisorprogrammer som Finale, sånn at revisoren via en hyperlenke kan trekke alle posteringer med tilhørende dokumenter inn i det aktuelle programmet.