Kom godt i gang med bokføring og regnskap
Her får du en grunnleggende gjennomgang av hvordan du på best mulig måte kommer i gang med å bokføre og lage regnskapet ditt i Xena.
Nummerserier
I Xena er det ikke mulig å endre fakturanummerserie. Det skyldes hovedsakelig at det ikke er nødvendig. Faktisk kan det være en fordel å skifte nummerserie når man går over til et annet regnskapsprogram eller faktureringssystem, for da blir det f.eks. lettere å skille innbetalingene fra hverandre.
Den eneste nummerserien du fritt kan velge, er bilagsnummeret. Bilagsnummer bestemmes via kladdene som opprettes i menyen Oppsett > Finansoppsett, velg fanen 'Kladder'. Kladden Finans er standard og starter alltid ved bilagsnummer 1 i hvert regnskapsår.
For hver kladde som opprettes må det angis fra-til bilagsnummer. Kladdene brukes både ved bokføring i kassekladden og i bilagsregistrering. I kassekladden velger du manuelt kladden øverst, men bokfører du i bilagsregistrering benyttes den kladden som er valgt på din bruker (se neste avsnitt).
LES MERE: Spørre på bilag og oversikt over nummerserier
Endre bilagsnummer for en bruker/medarbeider
Velg: Oppsett -> Firma -> Brukere. Velg den medarbeideren du vil redigere, ved å klikke på medarbeideren i listen.
- I boksen 'Oppsett' velger du fanen 'Medarbeider'
- Trykk på Rediger blyant
- Velg kladde (og dermed bilagsnummerserien) som skal brukes når brukeren bokfører bilag via bilagsregistrering
Kontoplan
Du finder kontoplanen her: Finans -> Kontoplan -> Kontoplan. En del av kontoplanen blir opprettet automatisk ut fra hvordan du ønsker salget/kjøpet oppdelt ved bokføring. Varegruppene dine blir nemlig vist som kontoer direkte i kontoplanen, i disse gruppene:
- Nettoomsetning (resultatsregnskap)
- Vareforbruk (resultatsregnskap)
- Varelager (Eiendeler)
- Varemottak (Eiendeler)
- Varelager, ubetalt (Egenkapital + Gjeld)
På den måten er det 100 % sammenheng mellom kjøp, salg og lager. Xena finner selv ut av å bokføre riktig alt etter om det kjøpes eller selges varer med eller uten lagerstyring.
Du kan opprette resten av de kontoene du har bruk for, med det samme, eller etter hvert som du har bruk for dem i den daglige bokføringen, eller når du oppretter en åpningsbalanse.
SE OGSÅ: Kontoplanen i Xena.
Samlekonti, egenkapital og momskonti
I Xena trenger du ikke å opprette samlekonti for debitorer og kreditorer – de finnes allerede, og er bundet opp mot dine partnere.
Momskonti opprettes også helt automatisk sammen med en momskode, så de skal heller ikke opprettes manuelt.
Konto til egenkapital dannes automatisk ved opprettelse av åpningsbalanse. Konti til 'Annen egenkapital' opprettes selvfølgelig manuelt.
Opprett andre finanskontoer
Finanskonti kan opprettes mange steder fra, f.eks. via kontoplanen som forklart over, eller i forbindelse med bokføring.
Du kan søke etter finanskontoer med både kontonummer og kontonavn. Hvis Xena ikke finner kontoen du leter etter, foreslår systemet i et popup-vindu at du oppretter kontoen.
Bildet nedenfor viser popup-vinduet for oppretting av en ny finanskonto. Hvis du trykker på et kontonummer under 'Forslag' nederst, hentes felter fra forslaget opp i øverste del, men du kan selvfølgelig fortsatt redigere disse før du trykker på 'Opprett'.
Åpningsbalansen
Åpningsbalanse for både finans (drift, eiendeler og gjeld), debitorer, kreditorer og lagervarer opprettes under 'Finans -> Primo posteringer'. Her velger du det første regnskapsåret, og her kan du skrive inn åpningstall.
SE OGSÅ: Primoposteringer.
Den daglige bokføringen
Den daglige bokføringen foregår via 'Finans -> Kassekladd' eller via 'Finans -> Bilagsregistrering'. Les mer i artikkelen Bogføring.
Sende regnskapet til revisor
Det er gratis å dele regnskapet med en revisor. Det kan du gjøre ved å invitere revisoren til å bli en 'Bruker' (Oppsett -> Firma -> Brukere).
Det gjør det mulig for revisoren å hente de rapportene og filene som trengs for å revidere regnskapet. Dessuten kan Xena integreres med revisorprogrammer som Finale, sånn at revisoren via en hyperlenke kan trekke alle posteringer med tilhørende dokumenter inn i det aktuelle programmet.
- Oppdatert