Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

Opgaver på en ordre

En ordre kan bestå af flere opgaver. Her er forklaret, hvilke unikke muligheder det giver

 

Hvorfor bruge opgaver

Opdeling af ordre: Ved at opdele en ordre i opgaver kan du skabe større fakturaer, der stadig er overskuelige og nemmere at læse

Separate fakturaer: Hver opgave kan faktureres individuelt, så én ordre kan resultere i flere fakturaer. Dette er praktisk ved større projekter eller yderligere bestillinger fra samme kunde.

Kreditnotaer: Opgaver muliggør også oprettelse af kreditnotaer på samme ordre. Du behøver ikke længere være i tvivl om, hvorvidt en faktura er blevet krediteret eller ej.

 

Betydningen af opgaver i forbindelse med lagerstyring

Opgaver spiller en vigtig rolle, hvis du bruger lagerstyring. Ved både køb og salg kan der være behov for at bogføre delvise leverancer og/eller delvise fakturaer. Restvarer flyttes automatisk til en ny opgave. Dette gælder både for købs- og salgsordrer. Se Del-levering og del-fakturering

OBS: Vær opmærksom på, at evt. reguleringer af lagerværdier først bogføres endeligt, når sidste opgave på ordren er både faktureret og leveret.

 

 

Sådan bruges opgaver

Alle opgaver har det samme nummer som ordren, men med et tilføjet løbenummer. 

  1. Tryk på 'Opret ny opgave' for at tilføje flere opgaver til en ordre.
  2. Rediger en opgave ved at trykke på blyantikonet eller dobbeltklikke på opgaven.
  3. Indtast en beskrivelse, som bliver overskriften for opgaven.
  4. Indtast eventuelt et notat som yderligere beskrivelse af opgaven.
  5. Disse oplysninger udskrives på tilbud, faktura m.m.

Du har også mulighed for at oprette Lyntekster, der er foruddefinerede tekster, som du kan bruge efter behov.

Både beskrivelsen og notatet udskrives på fakturaen.

Opret opgaver på ordrer i Xena

 

 

Hvis du opretter et tilbud til en opgave eller bogfører levering eller faktura, linkes dokumenterne automatisk til opgaven.

Når en faktura udlignes, tilføjes der også et link til de udlignede poster på opgaven. Hvis du udligner flere fakturaer samtidig ved en betaling, bliver der oprettet links til alle de udlignede poster. Det betyder, at hvis en betaling dækker 10 fakturaer, vil der blive tilføjet 10 links på opgaven - én linje for hver faktura der er udlignet sammen.

 

 

Menuen for opgaver

Via menuen (de tre prikker) på en opgave finder du yderligere funktioner:

  • Du kan kopiere en opgave for at genbruge overskrift, noter og fakturalinjer.
  • Du kan slette alle linjer på en opgave på én gang (kan ikke fortrydes).
  • Opret abonnement eller udskriv et arbejdskort fra menuen

Menu og detaljer for en opgave i Xena

 

 

Opret Opgavestatus

Du kan vælge en opgavestatus for hver opgave. Dette er især vigtig hvis du bruger mobil tidsregistrering via EG Go-appen. Medarbejdere kan skifte opgavestatus, f.eks. når de rapporterer, at en opgave er afsluttet. Du kan også konfigurere, hvilke opgavestatusser medarbejderne kan se. 

Læs mere: opsætningen af EG Go.

 

Du kan oprette egne opgavestatusser eller redigere eksisterende:

  1. Gå til menuen Opsætning > Ordreopsætning og vælg fanen 'Opgavestatus'
  2. Er listen tom, kan du oprette standarder via linket 'Opret standard opgavestatus'
  3. Du kan oprette dine egne ved at trykke på knappen 'Opret'
  4. En opgavestatus skal have et navn, en indeksering til sortering af rækkefølgen og en farvekode

Opret opgavestatus koder i Xena


Opdateret