Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

Ordrestatus

Uanset hvilken type forretning du har, er en effektiv arbejdsgang afgørende for kvaliteten og effektiviteten af det du leverer. Med Xenas ordrestatus får du et værktøj, der hjælper dig med at styre dine ordrer og sikre et godt overblik samt en korrekt arbejdsgang.

 

Hvad er ordrestatus?

Ordrestatus er en visuel fremstilling af alle åbne ordrer. Ideen bag systemet er, at alle ordrer starter til venstre, og jo længere de er i arbejdsprocessen, desto længere til højre rykker de. Når en ordre er faktureret og afsluttet, forsvinder den automatisk fra oversigten.

Hver bruger har sin egen unikke visning af ordrestatussen, så de kolonner, man ser i forsendelsesafdelingen, kan variere fra dem, sælgeren eller ordrebehandleren ser. Men alle medarbejdere kan følge med i, hvilke opgaver der venter, og kan skubbe dem videre i processen. På den måde kan alle medarbejdere også svare kunderne på, hvor langt deres ordre er.

Hver kolonne bør repræsentere en opgave, der skal udføres, eller en specifik status i ordreprocessen, f.eks. 'Skal pakkes', 'Skal ringes', 'Igangværende' eller 'På hold'. Det er vigtigt, at statusserne klart angiver, hvad der sker, eller hvad der skal ske, da ordren ellers kan risikere at strande, og ingen vil vide, hvad der skal gøres.

 

Manuel, men alligevel effektivt

Xenas nuværende version af ordrestyringen er manuel. En ordre flyttes fra én status til en anden enten ved at vælge en ny status på ordren eller ved at trække den over i en anden kolonne med musen.

Der findes også en app kaldet 'Quotify - Autostatus', udviklet af Quotify, der automatisk opdaterer ordrestatus. Med denne app kan du sætte egne regler op for, hvornår en ordrestatus skal ændres, og til hvilken status. Dette smarte værktøj er særligt nyttigt, hvis du integrerer med en webshop.

Træk en opgave videre til næste statusoversigt i Xena

Du ændrer ordrestatus på en ordre ved at flytte den med musen

 

 

Opret statustyper

Hvis der ikke er oprettet statustyper i dit regnskab, vil oversigten være tom. Tryk på 'Opret standard' for at komme hurtigt i gang. Nu vises de standard statustyper, som Xena foreslår.

Hvis du ønsker at ændre farver, tekst eller oprette helt andre statustyper, kan du gøre det ved at vælge 'Vis' (dropdown-menuen) og derefter 'Ordreopsætning'. Her kan du redigere, oprette eller slette statustyper, så de passer til dine behov.

Opsætning af ordrestatustyper i Xena med farvekoder

 

 

Statusoversigten

Statusoversigten finder du to steder:

  • Salg > Statusoversigt
  • Køb > Statusoversigt

I statusoversigten bestemmer du selv, hvilke kolonner du ønsker at se. Du kan også vælge at se enten partnerens adresse eller leveringsadressen. Disse valg foretages via dropdown-menuen på knappen 'Vis'.

Hvis du anvender lagerstyring, vil en lille farvet cirkel vise den samlede leveringsstatus på ordren. Hold musen over cirklen for at få en forklaring på, hvad farven betyder.

Du kan udfolde ordrer og se de underliggende opgaver. 

I menuen (de 3 prikker) for hver ordre finder du link til handlinger, du kan foretage direkte fra statusoversigten.

Det unikke ordre statusoversigt i Xena

 

 

Vælg Ordrestatus

Alle nye ordrer oprettes automatisk med den ordrestatus der har det laveste indeks (som standard er det 'Oprettet'). Ordrer, der fandtes før du aktiverede ordrestatus, vil ikke have nogen status tildelt. For at få vist en ordre i statusoversigten, kræver det at du har valgt en ordrestatus på ordren.

En ordre kan også flyttes fra én status til en anden ved at vælge en ny status på ordren.

Vælg ny ordrestatus på ordrer i xena

 

 

Status i ordreoversigter

Ordrestatus vises også i ordreoversigterne.

Ved at holde musen over den farvede cirkel til højre i listen, kan du se beskrivelsen af den aktuelle statustype.

Derudover kan du i toppen vælge filter på ordreoversigten, så du kun ser ordrer med den eller de valgte ordrestatusser.

Filter på Ordrestatus i ordreoversigter i Xena


Opdateret