Ordrer

Ordrestatus

Næsten uanset hvilken type forretning man har, så er den rigtige arbejdsgang afgørende for effektiviteten og kvaliteten af det man leverer. Med Xenas ordrestyring har du et effektivt værktøj til at styre din ordrestatus og dermed sikre overblikket og en rigtig arbejdsgang.

Kundehistorie: Nowas har styr på alle åbne ordrer. De har overblik over hvor langt hver ordre er kommet, og om de varer der er bestilt kan leveres. Dette billede hjælper til at vise hvem der skal lave hvad, og alle i virksomheden kan give kunder svar på, hvor langt deres ordre er i systemet.

 

Ideen bag ordrestatus

Ordrestatus er et visuelt billede af alle åbne ordrer. Ideen er at alle ordrer starter til venstre, og jo længere ordren er i arbejdsprocessen, jo længere kommer den over til højre. Når ordren er faktureret og afsluttet vises den ikke længere i denne oversigt.

Ordrestatus har én visning pr. bruger, så de kolonner man ser i forsendelsesafdelingen er ikke nødvendigvis de samme som sælgeren eller ordrebehandleren ser. Men alle kan følge med i hvilke opgaver der venter og kan skubbe dem videre i processen.

Alle medarbejdere kan derfor svare kunder på hvor langt deres ordre er. Der er ingen behov for at råbe ud i produktionshallen eller ved pakkebordet for at høre om status på en bestemt ordre.

Hver kolonne bør være en opgave som skal udføres. F.eks. "Skal pakkes", "Skal ringes", "Igangværende" eller noget i den dur. At have en status for noget der ER udført f.eks. "Er pakket" kan gøre at ordren strander. For hvem skal så gøre noget? Sørg for at hver status fortæller hvad der sker eller hvad der skal ske.

 

Manuel, men alligevel effektivt

Den nuværende version af Xenas ordrestyringen er helt manuel. Man flytter en ordre fra én status til en anden ved at vælge en ny status på ordren. Eller ved at flytte den over i en anden kolonne med musen.

Quotify har udviklet en app "Quotify - Autotatus", hvor ordrestatus automatisk opdateres. Når appen er installeret, sætter du reglerne op for hvornår en ordrestatus skal ændres, og til hvilken status. Et super smart hjælpeværktøj, specielt hvis du integrerer med en webshop.

 

Aktiver statusoversigten:

Statusbilledet findes to steder:

  • Salgsordrer: Salg > Statusoversigt
  • Købsordrer: Køb > Statusoversigt

Så længe der ikke er oprettet nogen statustyper vil billedet være tomt. Tryk på "Opret standard" for at komme hurtigt i gang.

Nu vises de standard statustyper, som Xena foreslår. Alle vises, bortset fra "Faktureret".

Hvis du ønsker at ændre farver, tekst eller helt andre statustyper, så klik på "Status" (dropdown-menuen) og vælg "Ordreopsætning".

Hver bruger kan vælge de statustyper han ønsker at se, ved at sætte kryds ved dem i dropdown-menuen "Status".

Du kan udfolde ordren, og se de underliggende opgaver som ordren indeholder.

Ordrestatus oversigten i Xena

 

Brug ordrestatus

Alle nye ordrer vil automatisk få den første status (pr. standard er det "Oprettet"). Ordrer der fandtes før du aktiverede ordrestatus, vil ikke have nogen status tildelt. På hver åben ordre kan du nu sætte den status som passer. 

Her blev f.eks. valgt "Igangværende". Nu er ordren synlig i kolonnen "Igangværende" på statusoversigten.

Her ændres Ordrestatus på ordren i Xena

 

En ny status kan sættes ved, enten i statusoversigtenat trække ordren fra den ene kolonne til den næste (gælder kun på computer), eller ved at ændre ordrestatus direkte på selve ordren.

Man kan hoppe fra statusoversigten til ordren eller partneren ved at klikke på henholdsvis ordrenummer eller partnernavn i ordrerubrikken.

Hvis man bruger lagerstyring, vil en lille, farvet cirkel fortælle om den samlede leveringsstatus på ordren. Ved at sætte musen over den farvede cirkel får du en forklaring på hvad farven betyder.

 

Status vises også i ordreoversigter

Ordrestatus vises også i ordreoversigter. Ved at sætte musen over den farvede cirkel til højre i listen, får du forklaring på hvad denne status betyder. Derudover kan du i toppen vælge filter på ordreoversigten, så du kun ser ordrer med den/de valgte ordrestatus:

Arbejd med Ordrestatus i ordreoversigten i Xena

 

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her