Ordrestatus

Hvor langt er ordren kommet i systemet? Nesten uansett hva slags firma man driver, er ordregangen og den riktige arbeidsgangen avgjørende for effektiviteten og kvaliteten av det man leverer. Med Xena ordrestyring har du et effektivt verktøy for å styre ordrestatusen og dermed sikre overblikket og en riktig arbeidsgang!

RL-ordrestatus.png

Et skjermbilde fra den virkelig verden. Her styrer Rengøringslageret alle åpne ordrer. De har oversikten over hvor langt hver ordre har kommet, og om de varene som er bestilt, kan leveres. Dette bildet hjelper deg til å se hvem som skal gjøre hva, og alle i firmaet kan gi kunder svar på hvor deres ordrer er i systemet.

 

Ideen bak ordrestyringen

Ordrestatusen er et visuelt bilde av alle åpne ordrer. Ideen er at alle ordrer starter til vestre, og jo lenger ordren er kommet i arbeidsprosessen, desto lenger beveger den seg til høye. Når ordren er fakturert og avsluttet, vises den ikke i denne oversikten mer. 

Ordrestatusen har en visning pr. bruker, så de kolonnene lagergutten ser, er ikke nødvendigvis de samme som selgeren ser eller ordrebehandleren ser. Men alle kan følge med på hvilke oppgaver som venter, og så være med på å skubbe dem videre i prosessen. 

Alle medarbeidere kan svare kunder på hvor langt ordrene deres er kommet. Det er ikke lenger behov for å rope ut i produksjonshallen eller å kalle alle inn på kontoret for å høre hva status er på en bestemt ordre. 

Hver kolonne bør være en oppgave som skal utføres. F.eks. "Skal pakkes", "Skal ringes", "Påbegynt" eller noe i den dur. Det er å ha en status for noe som ER utført, f.eks. "Er pakket" gir ingen mening, for hva skal deretter skje? Sørg for at hver status forteller hva som skjer, eller hva som skal skje. 

 

Manuell, men likevel effektiv!

Ordrestyringen er nå i første versjon helt manuell. Man flytter en ordre fra én status til en annen ved å velge en ny status på ordren, eller ved å flytte den over i en annen kolonne med musen.

I neste versjon vil det kunne opprettes regler for hvilken handling som skal utløse en bestemt status, og det vil også være mulig å bestemme handlinger som skal skje ved en bestemt status. Dette arbeider vi med.

 

Slik aktiveres ordrestyring:

Statusbildet finnes 2 steder.

  1. Salgsordrer: Salg -> Statusoversikt
  2. Kjøpsordrer: Kjøp -> Statusoversikt

Så lenge det ikke er opprettet noen statustyper, vil bildet se slik ut:

undefined

 

Trykk på "Opprett standard"

undefined

 

Nå vises de standard-statustypene som Xena foreslår. Alle vises, bortsett fra "Fakturert".

Hvis du ønsker å endre farger eller tekst eller ønsker helt andre statustyper, velger du: Status (dropdown-meny) -> Ordreoppsett.

Hver bruker kan velge hvilke statustyper de ønsker å se, ved å sette kryss i de ønskede statusene i dropdown-menyen.

 

Bruk av ordrestatus:

Alle nye ordrer vil nå automatisk få første status (som standard er det "Opprettet"). Eventuelle eksisterende ordrer vil ikke ha noen status. Inne på hver åpen ordre kan du nå sette den statusen som passer. 

undefined

 

Her ble statusen "Prosessen pågår" valgt.

Nå er ordren synlig på statusoversikten:

undefined

 

Ny status kan settes her i bildet ved enten å flytte ordren fra den ene kolonnen til en annen, eller ved å velge menyen (de 3 strekene) og sette en ny status.

Man kan hoppe fra statusoversikten til ordren eller hoppe til partneren ved å klikke på henholdsvis ordrenummeret eller partnernavnet i ordrerubrikken.

Hvis man bruker lagerstyring, vil den lille sirkelen opplyse om den samlede leveringsstatusen på ordren. Ved å sette musen over den fargede sirkelen, vil man få en forklaring på hva fargen betyr.

 

Status vises også i ordreoversikter

En ordres status vises også i ordreoversikter. Ved å sette musen over den lille fargede sirkelen til høyre i listen, vil man få en forklaring på hva denne statusen betyr.

undefined