Ordrestatus

Uansett hvilken type forretning du har, er en effektiv arbeidsflyt avgjørende for kvaliteten og effektiviteten av det du leverer. Med Xenas ordrestatus får du et verktøy som hjelper deg med å styre ordrene dine, sikre god oversikt og en korrekt arbeidsflyt.

 

Hva er ordrestatus?

Ordrestatus er en visuell fremstilling av alle åpne ordrer. Ideen bak systemet er at alle ordrer starter til venstre, og jo lenger de kommer i arbeidsprosessen, desto lenger til høyre flytter de seg. Når en ordre er fakturert og fullført, forsvinner den automatisk fra oversikten.

Hver bruker har sin egen unike visning av ordrestatusen, slik at kolonnene man ser i forsendelsesavdelingen kan variere fra dem selgeren eller ordrehåndtereren ser. Men alle medarbeidere kan følge med på hvilke oppgaver som venter og kan flytte dem videre i prosessen. Dermed kan alle medarbeidere også svare kundene på hvor langt deres ordre har kommet.

Hver kolonne bør representere en oppgave som skal utføres, eller en spesifikk status i ordreprosessen, for eksempel 'Skal pakkes', 'Skal ringes', 'Igangværende' eller 'På hold'. Det er viktig at statusene tydelig angir hva som skjer, eller hva som skal skje, da ordren ellers kan risikere å stanse opp, og ingen vil vite hva de skal gjøre.

 

Manuell, men likevel effektiv

Xenas nåværende versjon av ordrestyringen er manuell. En ordre flyttes fra én status til en annen enten ved å velge en ny status for ordren eller ved å dra den til en annen kolonne med musen.

Det finnes også en app kalt 'Quotify - Autostatus', utviklet av Quotify, som automatisk oppdaterer ordrestatusen. Med denne appen kan du sette opp egne regler for når en ordrestatus skal endres og til hvilken status. Dette smarte verktøyet er spesielt nyttig hvis du integrerer det med en nettbutikk.

Du endrer ordrestatus på en ordre ved å flytte den med musen

 

 

Opprett status-typer

Hvis det ikke er opprettet status-typer i regnskapet ditt, vil oversikten være tom. Trykk på 'Opprett standard' for å komme raskt i gang. Nå vises standard status-typer som Xena foreslår.

Hvis du ønsker å endre farger, tekst eller opprette helt nye status-typer, kan du gjøre det ved å velge 'Vis' (dropdown-menyen) og deretter 'Ordreoppsett'. Her kan du redigere, opprette eller slette status-typer slik at de passer til dine behov.

 

 

Statusoversikt

Du finner statusoversikten på to steder:

• Salg > Statusoversikt
• Kjøp > Statusoversikt

I statusoversikten bestemmer du selv hvilke kolonner du ønsker å se. Du kan også velge å se enten partnerens adresse eller leveringsadressen. Disse valgene gjøres via dropdown-menyen på knappen 'Vis'.

Hvis du bruker lagerstyring, vil en liten farget sirkel vise den samlede leveringsstatusen på ordren. Hold musen over sirkelen for å få forklaring på hva fargen betyr.

Du kan utvide ordrer og se de underliggende oppgavene.

I menyen (de tre prikkene) for hver ordre finner du lenker til handlinger som du kan utføre direkte fra statusoversikten.

 

 

Velge ordrestatus

Alle nye ordre opprettes automatisk med den ordrestatusen som har lavest indeks (som standard er det 'Opprettet'). Ordre som fantes før du aktiverer ordrestatus, vil ikke ha noen status tildelt. For å vise en ordre i statusoversikten, kreves det at du har valgt en ordrestatus for ordren.

En ordre kan også flyttes fra én status til en annen ved å velge en ny status for ordren.

 

 

Status i ordreoversikter

Ordrestatus vises også i ordreoversikter.

Ved å holde musen over den fargede sirkelen til høyre i listen, kan du se beskrivelsen av gjeldende status-type.

I tillegg kan du bruke filtre øverst for å kun vise ordre med de valgte ordrestatusene.

---

---