Omkostningsregistrering til ordrer

I menuen 'Omkostningsregistrering' kan du registrere både vareforbrug og timeforbrug.

 

Du finder projektkladden til registrering af ordreomkostninger under menuen Projekt/Salg > Omkostningsregistrering.

Hvis du ønsker at oprette ekstra projektkladder, kan du gøre det via menuen Opsætning > Projektopsætning > Projektkladder. Hvis du bruger appen EG Go til registrering af varer og tid, vil de altid blive overført til kladden 'Standard'.

 

Projektkladde

Her er de vigtigste felter, der skal udfyldes ved registrering i projektkladden:

• Type: Vælg mellem Standard (varer og andet) eller Medarbejder
• Forbrugstype: Bruges til statistik på ordrer/projekter. Du kan tilknytte en varegruppe til hver forbrugstype samt angive ønsket dækningsgrad, som begge bruges ved registreringer uden varenummer.
• Medarbejder: Ved denne type registreringer skal du også vælge en medarbejder. Medarbejderen definerer kostpris/salgspris. Få vejledning til opsætning af priser her.
• Aktivitetstype: Ved type Medarbejder skal du også vælge en aktivitetstype. Her fra hentes varenummer og andre vigtige detaljer til registreringen.
• Vare: Varenummeret hentes fra den valgte aktivitetstype. Du kan frit vælge varenummer på andre linjer. Hvis du har valgt en varegruppe på forbrugstypen, behøver du ikke indtaste et varenummer.
• Ordreopgave: Vælg den opgave, som registreringen skal bogføres på. Når du vælger en opgave, vises navnet på ordreansvarlig nedenfor. Hvis du klikker på linket, åbnes den tilhørende ordre. Du kan ikke søge efter ordrer, hvor et tilknyttet projekt har en 'Lukket dato'. Her kan du i stedet registrere omkostningen direkte på ordren under fanen 'Omkostninger'.
• Antal/Kost/Salg: Muligheden for indtastning i disse felter afhænger af linjetypen og om den valgte vare har lagerstyring.

 

Se eksempel på registreringer nedenfor:

• Linje 1 viser, hvordan det angives, at den valgte opgave er faktureret.
• Linje 2 viser, at der er indtastet et notat. Du kan se/rette notatet ved at klikke på ikonet.
• Linje 3 viser, at der er vedhæftet et dokument. Klik på ikonet for at se en miniatureversion af dokumentet.

 

Genvejstaster i kladden

• Slet linje = Ctrl + minus-tast på dit tastatur
• Indsæt linje = Ctrl + plus-tast på dit tastatur

 

Godkend registreringer

Alle omkostninger skal godkendes, før de endeligt registreres på ordrerne. Dette gøres via fanen 'Godkendelse'. Hvis regnskabet er indstillet til at kræve godkendelse af ansvarlig på ordren, kan du kun godkende linjer til dine egne ordrer.

Under godkendelsen er der kun få felter, der kan redigeres. Andre felter skal redigeres via fanen 'Kladde'.

 

Periode

Som standard vises de seneste 14 dage, men du kan vælge en længere periode. Hvis du vælger en periode på 14 dage eller derunder, kan du også se tidligere godkendte registreringer og det samlede antal timer pr. medarbejder for de sidste 14 dage.

 

Afstemning

For at afstemme antallet af timer pr. medarbejder kan du udskrive rapporten 'Medarbejderomkostninger', som du finder under menuen Rapporter > Projekt. Denne rapport viser også ikke-godkendte registreringer. Hvis du udskriver rapporten som PDF, vises der en total pr. medarbejder.

 

Filter

Øverst kan du anvende filtre, f.eks. for en bestemt medarbejder, så du kun godkender timer for én medarbejder ad gangen. Du kan også vælge brugeren i feltet 'Oprettet' i stedet. Så kan du se alle registreringer, som denne bruger har lavet, både timer og varer. Du kan også vælge en bestemt ordre for kun at godkende registreringer til den ordre.

 

Godkend

Vær opmærksom på, at der kan være registreret forbrug på en allerede faktureret opgave. I så fald vises en advarsel i bunden. Du kan se, om opgaven er faktureret ved at se efter et lille ikon i ordreopgavefeltet.

Vælg de registreringer, du vil godkende, og klik på knappen 'Godkend valgte'.

 

Forbruget ses nu på ordrerne

Når registreringer er godkendt, vises de på ordren under fanen 'Omkostninger', og beløbene er nu inkluderet i ordrens totale statistik.

På fanen 'Omkostninger' kan du overføre omkostningerne til fakturalinjer. Læs mere om denne metode til fakturering i vejledningen Fakturering efter regning.

I projektrapporterne findes der forskellige rapporter, der viser omkostningerne på ordrene i detaljeret form og som nøgletal

---

---