Omkostningsregistrering til ordrer

I Omkostningsregistrering kan du registrere både vareforbrug og timeforbrug.

For at benytte omkostningsregistrering skal du have appen EG Pro+ installeret, som kan findes i Xena App store. Denne vejledning forudsætter, at appen er installeret.

Du finder projektkladden til registrering af ordreomkostninger under menuen Projekt > Omkostningsregistrering.

Hvis du ønsker at oprette ekstra projektkladder, kan du gøre det via menuen Opsætning > Projektopsætning > Projektkladder. Bruger du appen EG Go til registrering af varer og tid, vil disse altid blive overført til kladden Standard.

Omkostningsregistrering

Her er de vigtigste felter, der skal udfyldes:

• Type: Vælg mellem Standard (varer og andet) eller Medarbejder

• Forbrugstype: Du kan tilknytte en varegruppe til hver forbrugstype samt indtaste en standard dækningsgrad, som bruges til beregning af salgspriser
  ➡️ Forbrugstyper og forbrugsgrupper

• Medarbejder: Ved type Medarbejder skal du også vælge en medarbejder, som bl.a. definerer kostpris/salgspris
  ➡️ Opsætning af priser

• Aktivitetstype: Ved type Medarbejder skal du også vælge en aktivitetstype, hvorfra varenr. og andre vigtige detaljer hentes
  ➡️ Kalenderopsætning

• Vare: Varenummeret hentes fra den valgte aktivitetstype. På andre typer linjer kan du vælge en vare eller lade feltet stå tomt

• Ordreopgave: Vælg den opgave, som registreringen skal bogføres på. Når du vælger en opgave, vises navnet på den ordreansvarlige nedenunder. Klik på linket for at åbne den tilhørende ordre.

  • Du kan ikke søge efter ordrer, hvor et tilknyttet projekt har en lukket dato

  • De opgaver, du ser i listen, afhænger af deres status og om de er opsat til at blive vist i bogføringen
    ➡️ Opgaver på en ordre

  • Hvis du ikke kan finde en opgave af de nævnte årsager, kan du altid registrere omkostningen direkte på ordren under fanen Omkostningsregistrering

• Kostpris: Hentes fra varen eller indtastes manuelt, hvis varen ikke har en kostpris

• Salgspris: Hentes fra varen eller beregnes ud fra kostprisen + dækningsgrad-procenten fra den valgte forbrugstype

Se eksempel på registreringer nedenfor:

• Linje 1 viser, hvordan det angives, at den valgte opgave er faktureret

• Linje 2 viser, at der er indtastet et notat. Klik på ikonet for at se eller rette notatet

• Linje 3 viser, at der er vedhæftet et dokument. Klik på ikonet for at se en miniatureversion af dokumentet

Genvejstaster i kladden

• Slet linje = Ctrl + minus-tast

• Indsæt linje = Ctrl + plus-tast

Slet flere linjer

Du kan slette flere linjer på én gang via knappen Slet linjer i bunden af kladden. Inden du sletter, kan du anvende et filter, hvis du kun ønsker at slette et udvalg — det er kun de linjer, der vises i din filtrerede visning, som bliver slettet.

1. Filtrér eventuelt listen, så kun de ønskede linjer vises

2. Klik på Slet linjer

3. Bekræft sletningen — du får vist antal linjer, der slettes permanent

Hvis funktionen til kvittering er aktiveret i dit regnskab, tager sletningen også højde for linjer, der endnu ikke er kvitteret.
➡️ Læs om funktionen Kvitteringer for tidsregistreringer

Godkend registreringer

Alle omkostninger skal godkendes, før de endeligt registreres på ordrerne. Dette gøres via fanen Godkendelse. Hvis regnskabet er indstillet til at kræve godkendelse af ansvarlig på ordren, kan du kun godkende linjer til dine egne ordrer.
➡️ Opsætning af godkendelse

Under godkendelsen er der kun få felter, der kan redigeres. Andre felter skal redigeres via fanen Kladde.

Periode

Som standard vises de seneste 14 dage, men du kan vælge en længere periode. Hvis du vælger en periode på 14 dage eller derunder, kan du også se tidligere godkendte registreringer og det samlede antal timer pr. medarbejder for de sidste 14 dage.

Afstemning

For at afstemme antallet af timer pr. medarbejder kan du udskrive rapporten Medarbejderomkostninger, som du finder under menuen Rapporter > Projekt. Denne rapport viser også ikke-godkendte registreringer. Hvis du udskriver rapporten som PDF, vises der en total pr. medarbejder.

Filter

Øverst kan du anvende filtre, f.eks. for en bestemt medarbejder, så du kun godkender timer for én medarbejder ad gangen. Du kan også vælge brugeren i feltet Oprettet i stedet — så kan du se alle registreringer, som denne bruger har lavet, både timer og varer. Du kan også vælge en bestemt ordre for kun at godkende registreringer til den ordre.

Godkend

Vær opmærksom på, at der kan være registreret forbrug på en allerede faktureret opgave. I så fald vises en advarsel i bunden. Du kan se, om opgaven er faktureret, ved at se efter et lille ikon i ordreopgavefeltet.

Vælg de registreringer, du vil godkende, og klik på Godkend valgte.

Forbruget ses nu på ordrerne

Når registreringerne er godkendt, er de inkluderet i ordrens statistik. Omkostningerne kan ses på ordren under fanen Omkostninger, og herfra kan de overføres direkte til fakturalinjer.
➡️ Ordrestatistik

Læs mere om denne metode til fakturering i vejledningen om regningsfaktura.
➡️ Fakturering efter regning

I projektrapporterne findes der forskellige rapporter, der viser omkostningerne på ordrerne i detaljeret form og som nøgletal.
➡️ Projektrapporter

---

---