Omkostningsregistrering og godkendelse til projekt

Omkostningsregistrering er en kladde til registrering af diverse omkostninger på dine projekter. Disse omkostninger kan f.eks. være lagervarer forbrugt på ordren eller timeforbrug. I omkostningsregistrering findes også en fane til godkendelse af registrerede poster.

Appsene Projektmodul, Projektadministration og Projektrapporter kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Omkostningsregistreringen

Omkostningerne til projekt-ordrerne indtastes under fanen "Kladde".

Vær specielt opmærksom på felterne:

  • Type: Det er meget vigtigt at få valgt en type til linjen. Typen kan være Materialer eller Medarbejder.
  • Forbrugstype: Vælg hvilken forbrugstype der registreres. Meget vigtigt at få valgt den korrekte, da flere at statistikkerne på ordrerne/projektet bygges ud fra omkostninger pr type.
  • Aktivitetskode: Har du valgt type Medarbejder, skal her vælges hvilken aktivitetskode der skal registreres på.
  • Vare: På medarbejderregistreringer hentes varenr automatisk fra aktivitetskoden.
  • Beskrivelse: Her hentes varens beskrivelse, men kan redigeres
  • Ordreopgave: Vælg hvilken opgave registreringen skal bogføres på. Når du har valgt opgaven, vises hvem der er ansvarlig for ordren som opgaven tilhører. Klikkes på navnet, åbnes selve ordren.
  • Medarbejder: Ved type Medarbejder, skal du vælge en medarbejder. Det er via medarbejderen den finder kostpris/salgspris.
  • Antal/kostpris/salgspris: Mulighed for indtastning i disse felter afhænger af hvilken type linje der er valgt.

Pr. linje har du via menuen til højre (de 3 streger), funktioner til at slette en indtastet linje, vedhæfte relevante dokumenter samt få vist et tidligere tilføjet dokument.

 

Godkendelsen

Alle registrerede omkostninger på fanen Kladde, skal efterfølgende godkendes under fanen "Godkendelse". Hvis regnskabet er sat op til at omkostninger til projekt skal godkendes af ansvarlig på projekt-ordren, kan man kun godkende linjer til egne projekt-ordrer.

Under godkendelsen er der kun ganske få af felterne der kan redigeres.

Du kan til- og fravælge linjer, så kun endeligt godkendte registreringer flyttes over på ordrerne.

 

Forbruget ses nu på ordrerne

Når de registrerede omkostninger er endeligt godkendt, ses de på ordren under fanen "Forbrug", samt på den enkelte opgave under "Vis forbrugsposter".

Det er under fanen Forbrug du kan overføre de registrerede omkostninger til opgavelinjer til fakturering.

LÆS MERE: Faktura af projekt.