Kalender og planlægning

Omkostningsregistrering og godkendelse til projekt

Omkostningsregistrering er en kladde til registrering af diverse omkostninger på dine projekter. Disse omkostninger kan f.eks. være lagervarer forbrugt på ordren eller timeforbrug. I omkostningsregistrering findes også en fane til godkendelse af registrerede poster.

Appsene Projektmodul, Projektadministration og Projektrapporter kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at de er installeret i dit regnskab.

 

Omkostningsregistreringen

Omkostningerne til projekt-ordrerne indtastes under fanen "Kladde". Hvis du ønsker det, kan du oprette egne kladder under Opsætning -> Projektopsætning -> Projektkladder.

Øverst har du forskellige muligheder for filtre.

  • Type: Det er meget vigtigt at få valgt en type til linjen. Typen kan være Standard (varer og øvrige omkostninger) eller Medarbejder.
  • Forbrugstype: Vælg hvilken forbrugstype der registreres. Meget vigtigt at få valgt den korrekte, da flere at statistikkerne på ordrerne/projektet bygges ud fra omkostninger pr type. 
  • Aktivitetskode: SKAL udfyldes ved type Medarbejder. Det er aktivitetstypen der f.eks. bestemmer evt. varenummer der skal tilføjes til linjen. Det er også aktivitetskoden der bestemmer, om registreringen er timeantal der skal tælle med i timetotalen (type=Timer), eller om det er et tillæg (type=Andet).
  • Vare: Ved type Medarbejder hentes varenr automatisk fra aktivitetskoden. På øvrige linjer kan varenr frit indtastes/søges frem. Du behøver ikke at anvende varenr, hvis du på forbrugstypen har angivet en standard varegruppe.
  • Ordreopgave: Vælg hvilken opgave registreringen skal bogføres på. Når du har valgt opgaven, vises hvem der er ansvarlig for ordren som opgaven tilhører. Klikkes på navnet, åbnes selve ordren.
  • Medarbejder: Ved type Medarbejder, SKAL du vælge en medarbejder. 
  • Antal/kostpris/salgspris: Mulighed for indtastning i disse felter afhænger af hvilken type linje der er valgt.

 

Pr. linje har du via menuen til højre (de 3 streger), funktioner til at slette linje, vedhæfte relevante dokumenter, se og redigere note samt få vist et tidligere tilføjet dokument.

Genvejstaster i kladden:

  • Slette linje = Ctrl + minus-tasten
  • Indsætte linje = Ctrl + plus-tasten

 

Godkendelsen

Alle registrerede omkostninger på fanen Kladde, skal efterfølgende godkendes under fanen "Godkendelse". Hvis regnskabet er sat op til at omkostninger skal godkendes af ansvarlig på ordren, kan man kun godkende linjer til egne ordrer.

Under godkendelsen er der kun ganske få af felterne der kan redigeres. Ønsker du øvrige felter rettet, skal dette gøres under fanen "Kladde".

Som standard vises 14 dage tilbage i tid, men du kan sagtens vælge en længere periode. Har du valgt en periode på 14 dage eller derunder, kan du vælge også at se tidligere godkendte, hvis du f.eks. ønsker at kunne afstemme total antal timer pr medarbejder inden du godkender registreringerne.

Altermativt kan du trække rapporten Medarbejderomkostninger som du finder under Rapporter -> Projekt. Denne rapport viser nemlig også ikke-godkendte registreringer. Udskriver du rapporten til PDF, vises også her en total pr medarbejder.

 

Forbruget ses nu på ordrerne

Når de registrerede omkostninger er endeligt godkendt, ses de på ordren under fanen "Forbrug", samt på den enkelte opgave under "Vis forbrugsposter".

Det er under fanen Forbrug du kan overføre de registrerede omkostninger til opgavelinjer til fakturering.

LÆS MERE: Faktura af projekt.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her