Kostnadsregistrering på ordrer

I menyen Kostnadsregistrering kan du registrere både vareforbruk og tidsforbruk.

Appen EG Pro+ inneholder kostnadsregistrering og kan installeres via Xena App Store. Denne veiledningen forutsetter at appen er installert i regnskapet ditt.
➡️ Bruk App Store

Du finner prosjektkladden for registrering av ordrekostnader under menyen Prosjekt > Kostnadsregistrering.

Hvis du ønsker å opprette ekstra prosjektkladder, kan du gjøre det via menyen Oppsett > Prosjektoppsett > Prosjektkladder. Bruker du appen EG Go til registrering av varer og tid, vil disse alltid bli overført til kladden Standard.

Kostnadsregistrering

Her er de viktigste feltene som skal fylles ut:

• Type: Velg mellom Standard (varer og annet) eller Medarbeider

• Forbrukstype: Du kan knytte en varegruppe til hver forbrukstype samt legge inn en standard dekningsgrad, som brukes til beregning av salgspriser
  ➡️ Forbrukstyper og forbruksgrupper

• Medarbeider: Ved type Medarbeider må du også velge en medarbeider, som bl.a. definerer kostpris/salgspris
  ➡️ Oppsett av priser

• Aktivitetstype: Ved type Medarbeider må du også velge en aktivitetstype, hvorfra varenr. og andre viktige detaljer hentes
  ➡️ Kalenderoppsett

• Vare: Varenummeret hentes fra den valgte aktivitetstypen. På andre typer linjer kan du velge en vare eller la feltet stå tomt

• Ordreoppgave: Velg den oppgaven som registreringen skal bokføres på. Når du velger en oppgave, vises navnet på den ordreansvarlige nedenfor. Klikk på lenken for å åpne den tilhørende ordren.

  • Du kan ikke søke etter ordrer der et tilknyttet prosjekt har en lukket dato

  • De oppgavene du ser i listen, avhenger av deres status og om de er satt opp til å vises i bokføring
    ➡️ Oppgaver på en ordre

  • Hvis du ikke kan finne en oppgave av de nevnte årsakene, kan du alltid registrere kostnaden direkte på ordren under fanen Kostnadsregistrering

• Kostpris: Hentes fra varen eller legges inn manuelt hvis varen ikke har en kostpris

• Salgspris: Hentes fra varen eller beregnes ut fra kostprisen + dekningsgrad-prosenten fra den valgte forbrukstypen

Se eksempel på registreringer nedenfor:

• Linje 1 viser hvordan det angis at den valgte oppgaven er fakturert

• Linje 2 viser at det er lagt inn et notat. Klikk på ikonet for å se eller redigere notatet

• Linje 3 viser at det er vedlagt et dokument. Klikk på ikonet for å se et miniatyrbilde av dokumentet

Hurtigtaster i kladden

• Slett linje = Ctrl + minustast

• Sett inn linje = Ctrl + plusstast

Slett flere linjer

Du kan slette flere linjer på én gang via knappen Slett linjer nederst i kladden. Før du sletter, kan du bruke et filter hvis du kun ønsker å slette et utvalg — det er kun linjene som vises i din filtrerte visning som blir slettet.

1. Filtrer eventuelt listen slik at kun de ønskede linjene vises

2. Klikk på Slett linjer

3. Bekreft slettingen — du får vist antall linjer som slettes permanent

Hvis funksjonen for kvittering er aktivert i regnskapet ditt, tar slettingen også hensyn til linjer som ennå ikke er kvittert.
➡️ Les om funksjonen Kvitteringer for tidsregistreringer

Godkjenn registreringer

Alle kostnader må godkjennes før de endelig registreres på ordrene. Dette gjøres via fanen Godkjenning.

Under godkjenningsreglene kan du aktivere eller deaktivere om kostnader skal godkjennes av ordreansvarlig, og du kan velge en bruker som alltid kan godkjenne — f.eks. som backup ved ferie eller annet fravær. Hvis regnskapet er innstilt til å kreve godkjenning av ordreansvarlig, kan du kun godkjenne linjer til dine egne ordrer.
➡️ Oppsett av godkjenningsregler

Under godkjenningen er det kun noen få felt som kan redigeres. Andre felt må redigeres via fanen Kladde.

Periode

Som standard vises de siste 14 dagene, men du kan velge en lengre periode. Hvis du velger en periode på 14 dager eller kortere, kan du også se tidligere godkjente registreringer og det totale antallet timer per medarbeider for de siste 14 dagene.

Avstemming

For å avstemme antallet timer per medarbeider kan du skrive ut rapporten Medarbeiderkostnader, som du finner under menyen Rapporter > Prosjekt. Denne rapporten viser også ikke-godkjente registreringer. Hvis du skriver ut rapporten som PDF, vises det en total per medarbeider.

Filter

Øverst kan du bruke filtre, f.eks. for en bestemt medarbeider, slik at du kun godkjenner timer for én medarbeider om gangen. Du kan også velge brukeren i feltet Opprettet i stedet — da ser du alle registreringer som denne brukeren har laget, både timer og varer. Du kan også velge en bestemt ordre for kun å godkjenne registreringer til den ordren.

Godkjenn

Vær oppmerksom på at det kan være registrert forbruk på en allerede fakturert oppgave. I så fall vises det en advarsel nederst. Du kan se om oppgaven er fakturert ved å se etter et lite ikon i ordreoppgavefeltet.

Velg de registreringene du vil godkjenne, og klikk på Godkjenn valgte.

Forbruket sees nå på ordrene

Når registreringene er godkjent, er de inkludert i ordrens statistikk. Kostnadene kan ses på ordren under fanen Kostnader, og herfra kan de overføres direkte til fakturalinjer.
➡️ Ordrestatistikk

Les mer om denne faktureringsmetoden i veiledningen om kostnadsfakturering.
➡️ Fakturering etter regning

I prosjektrapportene finnes det forskjellige rapporter som viser kostnadene på ordrene i detaljert form og som nøkkeltall.
➡️ Prosjektrapporter

---

---