Opsætning af kalender

Kalenderen benyttes til at planlægge aftaler på medarbejdere.

Appen Kalender og tidsregistrering kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Når appen Kalender og tidsregistrering er installeret, findes menupunktet til opsætning af kalenderen under Tid -> Kalenderopsætning.

LÆS MERE: Planlægning i kalenderen.

 

undefined

 

Aktivitetstyper

Xena har pr. standard en række aktivitetstyper, men du kan frit oprette dine egne. Al registreret tid skal have en aktivitetstype. Aktivitetstyper benyttes også ved planlægning i kalenderen. De aktiviteter der direkte skal kunne viderefaktureres, tilknyttes et varenummer. For at redigere en aktivitet klikkes på forkortelsen, eller via menuen (de 3 streger) yderst til højre og punktet "Rediger".

  • Type: Her kan vælges mellem Timer (tælles med i timer pr. dag) eller Andet (f.eks. KM-antal)
  • Fakturerbar: Skal forbrug kunne viderefaktureres, eller er det blot en intern registrering
  • Aflønnes: Skal medarbejderen have løn for registreret tid på aktiviteten
  • Til stede: Der skal som regel kun oprettes 1 aktivitet, hvor medarbejderen ikke er "til stede". Kald den "Gå hjem" eller "Stop"
  • Farve: Den valgte farve benyttes ved planlægning i kalenderen
  • Forbrugstype: Vælg standardforbrugstype til registreringer på aktiviteten. Læs mere om forbrugstyper her
  • Varer: Vælg vare hvor aktiviteten skal viderefaktureres på. På varen indtaster du kost-/salgspriser - enten generelle priser eller pr. medarbejder.

undefined

 

Pauseopsætning

Du kan oprette en visning af faste pauser med angivelse af starttidspunkt og varighed. Disse pauseopsætninger kan senere tilknyttes til hver enkelt medarbejder, og vises som en vejledende oplysning i kalenderen, til den planlægningsansvarlige. 

Tryk på knappen "Opret" for at oprette en pausevisning. For at redigere en pause, klik på menuen (de 3 streger) yderst til højre og vælg 'Rediger'.

undefined

 

Arbejdstider

Det er en rigtig god ide at oprette skema over arbejdstider i din virksomhed. Arbejdstiden tilknyttes senere medarbejderen, og vil være synlig i kalenderplanlægningen. Den "arbejdstid", som kan anses for at være virksomhedens standard, kan vælges som 'firmastandard' under det lille hus i tabellen.

undefined

 

Farveopsætning

Den sidste del af kalenderopsætningen er valg af en standardfarve. Standardfarven benyttes kun til aktiviteter der planlægges i kalenderen uden brug af en specifik aktivitetstype (fravær/ferie). Klik på knappen "Ændre farve", og klik derefter i feltet Standard aftalefarve. Nu vises en farvepalette, hvor du kan vælge din favoritfarve. Husk af afslutte med at klikke på knappen "Gem farve".

undefined

 

Teams (til fælles opgaver)

Opret teams, hvis du vil kunne fordele opgaver direkte fra salgsordre, ud til ressourcer. Et team kan bestå af en eller flere medarbejdere.

undefined

 

LÆS MERE: Brug af kalender.