Opsætning af kalenderappen

Kalenderen benyttes til at planlægge opgaver på medarbejdere. Du kan også planlægge interne aktiviteter såsom ferie, sygdom og skoleophold.

Appen Kalender og tidsregistrering kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Når appen Kalender og tidsregistrering er installeret, findes menupunktet til opsætning af kalenderen under Opsætning -> Kalenderopsætning. Opsætningen kan også findes under menuen Apps -> Kalender. Klik derefter på menuen (de 3 streger) øverst til højre og vælg "Kalenderopsætning".

LÆS MERE: Planlægning i kalenderen.

 

Aktivitetstyper

Kalenderappen i Xena leveres med en række aktivitetstyper pr. standard. Men du kan også frit oprette dine egne. Aktivitetstypen benyttes til planlægning af tid på den enkelte medarbejder og derfor har hver aktivitet sin egen farve. Det gør det nemt at overskue kalenderen. Derudover kan tilknyttes et varenummer til de aktiviteter man ønsker at kunne fakturere videre. For at redigere en aktivitet klikkes på menuen (de 3 streger) yderst til højre og "Rediger" vælges.

 

Pauseopsætning

Du kan oprette faste pauser med angivelse af starttidspunkt og varighed. Disse pauser kan senere tilknyttes hver enkelt medarbejder, og vises som et lysegråt område på en medarbejders kalender. Hvis en opgave planlægges henover en pause, forlænges opgavens varighed automatisk.

Tryk på knappen "Opret" for at oprette en pause. For at redigere en pause klikkes på menuen (de 3 streger) yderst til højre og "Rediger" vælges.

 

Arbejdstider

Det er en rigtig god ide at oprette skema over arbejdstider i din virksomhed. Arbejdstiden tilknyttes medarbejderen. Der kan oprettes flere skemaet, hvis virksomhedens medarbejdere har forskellige arbejdstider, afhængig af hvilken afdeling de arbejder i.

 

Farveopsætning

Den sidste del af kalenderopsætningen er valg af en standardfarve. Standardfarven benyttes kun til aktiviteter der planlægges i kalenderen uden brug af en specifik aktivitetstype (fravær/ferie). Klik på knappen "Ændre farve", og klik derefter i feltet "Standard aftalefarve". Nu vises en farvepalette, hvor du kan vælge din favoritfarve. Husk af afslutte med at klikke på knappen "Gem farve".