Kalender og planlægning

Opsætning af kalender

Integreret med projektmodulet og den mobile tidsregistrering, kan kalenderen benyttes til at planlægge opgaver/fravær på ressourcer og teams.

Appen Kalender og tidsregistrering kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Når appen Kalender og tidsregistrering er installeret, findes menupunktet til opsætning af kalenderen under Tid -> Kalenderopsætning.

LÆS MERE: Planlægning i kalenderen.

 

Aktivitetstyper

Xena har pr. standard en række aktivitetstyper, men du kan frit oprette dine egne. Al registreret tid skal have en aktivitetstype. Aktivitetstyper benyttes også ved planlægning i kalenderen. De aktiviteter der direkte skal kunne viderefaktureres, tilknyttes et varenummer. For at redigere en aktivitet klikkes på forkortelsen, eller via menuen (de 3 streger) yderst til højre og punktet "Rediger".

  • Type: Her kan vælges mellem Timer (tælles med i timer pr. dag) eller Andet (f.eks. KM-antal eller hvis ferie registreres i dage).
  • Fakturerbar: Skal forbrug kunne viderefaktureres, eller er det blot en intern registrering (f.eks. barnets første sygedag).
  • Aflønnes: Skal medarbejderen have løn for registreret tid på aktiviteten. Dette kan der laves filter på i rapporten "Medarbejderomkostninger".
  • Tilstede: Benyttes tidsstempling, skal du have en aktivitet hvor Tilstede er FRAVALGT! Kald den f.eks. "Gå hjem" eller "Stop/pause". Derudover skal interne aktiviteter heller ikke have markering i feltet (f.eks. sygdom og ferie).
  • Farve: Den valgte farve på aktiviteten benyttes ved planlægning af intern tid (fravær) i kalenderen (f.eks. skole/kursus og ferie).
  • Forbrugstype: Vælg standard forbrugstype til registreringer på aktiviteten. Læs mere om forbrugstyper her.
  • Varer: Vælg vare hvor aktiviteten skal viderefaktureres på. På varen indtaster du kost-/salgspriser - enten generelle priser eller pr. medarbejder.

Eksempel på aktivitetstyper:

Eksempel på aktivitetstyper i kalenderopsætning i Xena

Pauseopsætning

Du kan oprette en visning af faste pauser med angivelse af starttidspunkt og varighed. Disse pauseopsætninger kan senere tilknyttes til hver enkelt medarbejder, og vises som en vejledende oplysning i kalenderen, til den planlægningsansvarlige. 

Tryk på knappen "Opret" for at oprette en pausevisning. For at redigere en pause, klik på menuen (de 3 streger) yderst til højre og vælg 'Rediger'.

 

Teams (til fælles opgaver)

Opret teams, hvis du vil kunne fordele opgaver direkte fra salgsordre, ud til medarbejdere i tidsregistreringen. Et team kan bestå af en eller flere medarbejdere. Som medarbejder kan man flytte en team opgave over som egen opgave, og i den forbindelse selv planlægge den i sin egen kalender.

Det er muligt at vælge ét team ud som favorit team, via menuen ud for teamet. På dine opgaver kan du så med ét klik tildele opgaven til favorit teamet. Tildeling til øvrige teams sker via en ekstra dialog, hvor du manuelt vælger teamet.

Opret favoritteam i EG One

 

Arbejdstider

Det er en rigtig god ide at oprette skema over arbejdstider i din virksomhed. Arbejdstiden tilknyttes senere medarbejderen, og vil være synlig i kalenderplanlægningen. 

Den "arbejdstid", som kan anses for at være virksomhedens standard, kan vælges som 'firmastandard' via menuen yderst til højre.

 

Helligdage

Vælg her det/de landes nationale helligdage du ønsker at se i kalenderen. Helligdage kan kun ses når du vælger Ugevisning i kalenderen, og vil ses som en let skravering på datoen. Holder du musen henover, vises hvilken helligdag der er tale om.

 

Farveopsætning

Standardfarven benyttes kun til aktiviteter der planlægges i kalenderen uden brug af en specifik aktivitetstype (fravær/ferie). Klik på knappen "Ændre farve", og klik derefter i feltet Standard aftalefarve. Nu vises en farvepalette, hvor du kan vælge din favoritfarve. Husk af afslutte med at klikke på knappen "Gem farve".

 

LÆS MERE: Brug af kalender.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her