Kalender og planlægning

Planlæg opgaver i kalenderen

Med appen 'Kalender' installeret i regnskabet, har du mulighed for at planlægge opgaver på dine medarbejdere.

Appen Kalender og tidsregistrering kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Planlægning

Start med at gennemføre vejledningen Kalenderopsætning, så kalenderen er opsat efter jeres virksomheds hverdag inden planlægning påbegyndes. 

Kalenderen findes via menuen Tid -> Kalender.

I kalenderen findes flere funktioner og visningsmuligheder, som vil blive beskrevet i denne vejledning. Øverst til venstre findes en lille visning af indeværende måned, som man hurtigt kan navigere rundt i. Det er muligt at bladre i månederne ved hjælp af pilene omkring måned og årstal, eller der kan frit klikkes på en dato, og kalenderen vil skifte visning til denne dato. Nedenfor vises en tidslinje for den valgte visning og en liste af de udvalgt medarbejdere eller teams. De øvrige funktioner er:

  1. Filter
  2. Visning af 'Planlagt' eller 'Registreret' tid
  3. Valg af dag, uge eller måneds visning
  4. Opret ny aftale
  5. Find næste ledige tid
  6. Åbn teamliste 

 

1. Filter

Øverst til højre for den lille kalender, findes en tragt og denne er filteret.

Filteret kan bestå af op til 4 muligheder: Afdelinger, Teams, Ressourcer og Søgeord. 

Det er valget af team, afdeling eller individuelle ressourcer i filteret, som er gældende for hvilke ressourcer der vises ud for tidslinjen nedenfor. Du kan også filtrere på søgeord du har oprettet på dine medarbejdere (LÆS MERE).

 

2. 'Opgaver', 'Fravær' eller 'Tidsregi.'

Når 'Opgaver' er valgt, vises kalenderens planlagte aftaler, samt du kan oprette nye aftaler. Under 'Fravær' vedligeholder du kalenderen med planlagt fravær såsom ferie og skoleophold. Vælger du 'Tidsregi.' ses de registreringer de enkelte medarbejdere har lavet ved hjælp af tidsstemplinger i EG One Go.

 

3.  'Dag', 'Uge' og 'Måned'

Ved hjælp af de tre knapper 'Dag', 'Uge' & 'Måned', kan kalendervisningen hurtigt skiftes efter behov. Du kan kun oprette aftaler/fravær i dags- og ugevisning. Månedsvisning kan give dig et hurtigt overblik over hvilke dage der er ledig tid i kalenderen.  

 

4. Opret ny aftale (+)

Knappen '+ ' bruges til at oprette ny aftale/fravær. Der vælges en ordreopgave som skal udføres, en tidskode, startdato og tidspunkt. Har du ikke fået oprettet ordren endnu, kan du ved oprettelse af aftalen markere, at det drejer sig om en ny ordre. Nu vises 2 ekstra felter til indtastning af en generel beskrivelse af opgaven, samt valg/oprettelse af kunden.

En aftale kan oprettes frit over timer eller flere dage. Der kan tilføjes en påmindelse til opgaven, så den valgte medarbejder modtager em SMS påmindelse inden opgavens start. Vælg til sidst den medarbejder der skal udføre opgaven.

Det er også muligt at oprette aftaler direkte i tidslinjen, ved blot at højreklikke på det ønskede starttidspunkt og herfra udfylde dialogen.

 

5. Find næste ledige tid

Klikker du på luppen, åbnes en dialog hvor du kan angive kriterier for at finde næste mulige tid i kalenderen. Du vælger varighed, fra hvilken dato der skal søges, hvilke teams/medarbejdere der skal søges i samt hvilken deadline du har (altså hvor lang tid skal der søges frem).

Klik til sidst på 'Se ledig tid' og du præsenteres nu for første ledige tid i kalenderen, ud fra dine valgte kriterier. Denne vises med en mørk grå bjælke. Ved at klikke på 'Næste ledige tid' kan du nu bladre mellem ledige tider, der passer med den varighed du har valgt. Når du har besluttet dig hvor aftalen skal placeres, klikker du på den grå bjælke på den medarbejder du ønsker at oprette aftalen på, og 'Opret aftale' dialogen vises. Dato, fra-til tid og medarbejderen er allerede sat ind på aftalen, og du mangler blot at vælge hvilken opgave der skal planlægges.

Ønsker du at tilpasse dine kriterier, klikker du på 'Rediger', ønsker du at lukke søgning efter ledig tid, klikker du på 'Luk'.

 

6. Åbn teamliste

Hvis virksomheden har oprettet teams af ressourcer, så er det muligt at vælge disse teams i filteret. Når et team er valgt i filteret, kan teamlisten åbnes ved hjælp af knappen yderst til højre.

Listen indeholder de opgaver, som fra salgsordren er tilknyttet det valgte team. Listen viser alle opgaver, og placerer opgaver med førstkommende deadline øverst.

Aftaler i denne liste kan tilgås direkte fra EG One Go. Fra teamlisten kan opgaverne trækkes til en medarbejder eller et helt team. 

 

Længerevarende aftaler

Aftaler kan godt placeres over længere perioder. Hvis en aftale har en længere varighed end 1 arbejdsdag, vil det være tydeligt vist på aftalen hvornår den startede og hvornår den ender.

Når musen føres hen over en opgave, vil en informationsboks fremkomme, som viser flere detaljer omkring aftalen.

 

Interaktion med aftaler

Det er meget nemt at arbejde videre med tidligere planlagte aftaler. Det er muligt at tage fat med musen og flytte eller justere aftaler, og når der venstre klikkes på en aftale, fremkommer en lille menu.

I den lille aftalemenu er det muligt at vælge 'Rediger', 'Split', 'Kopier til' & 'Slet'.

  • Klik på 'Rediger' åbner hele aftale dialogen, for fri redigering.
  • Klik på 'Split vil dele opgaven i to lige store dele, hvorefter den en ene del med musen kan trækkes til en anden medarbejder  
  • Klik på 'Kopier til' vil lave en 100% kopi af aftalen, og placere den under den eksisterende. Den nye kopi kan herefter med musen trækkes til en anden medarbejder.
  • Klik på 'Slet' vil slette aftalen.

 

Planlagt visning

Lidt efter lidt vil kalenderen blive fyldt med aftaler, som både vedrører kundeopgaver og administrative virksomhedsopgaver. Aftaler er markeret med den farve, som opgavens status har.

I ugevisningen fremgår det tydeligt om aftaler er placeret på en eller flere dage. De dage hvor der er flere aftaler på samme dag, vil aftalerne være placeret kronologisk.

Det fremgår tydeligt af månedsvisningen, hvilke dage der ligger aftaler til hvilke medarbejdere. Dagene får en gul markering når de indeholder aftaler. Når musen føres hen over dagen, vil en informationsboks fortælle hvor mange aftaler der er placeret på dagen, og hvor mange timer det samlet løber op på.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her