Planlæg opgaver i kalenderen

Med appen Kalender installeret i regnskabet, har du mulighed for at planlægge opgaver på dine medarbejdere.

Appen Kalender og tidsregistrering kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Forberedelse til planlægning

Kalenderen findes via menuen Apps -> Kalender. Første gang kalenderen vises vil ingen medarbejdere være synlige, så start med at tilpasse filteret i toppen af kalenderen.

  • Opret evt. søgeord på dine medarbejdere. Så kan du lave filtre på hvilke medarbejdere du får vist i kalenderen.
  • I stedet for søgeord kan du også enkeltvis markere de medarbejdere du ønsker at se.
  • Vælg hvilke datoer du vil se.

SE OGSÅ: Kalenderopsætning.

 

Brug af søgeordsfilter

Søgeord kan tilknyttes dine medarbejdere. Ved at angive et eller flere søgeord kan du filtrere hvilke medarbejdere der vises på kalenderen.

For at redigere søgeord på medarbejderne, kan du klikke på medarbejderens navn i kalenderen. Nu vises medarbejderens partnerkort, og under fanen "Søgeord" kan du indtaste de tags der er passer til netop denne medarbejder. Man kan have ubegrænset antal søgeord pr. medarbejder. Søgeord kan slettes ved klik på skraldespandsikonet ud for det enkelte søgeord.

 

Andre filtre

I stedet for søgeord kan du også bare frit markere de medarbejdere du ønsker at se. Derudover skal du markere de datoer du ønsker at se/planlægge.

 

Kalender klar til planlægning

Med filtre valgt, ser du nu kalenderen for den valgte periode, inkl. de pauser der er oprettet på medarbejderne. I menuen til højre (de 3 streger) findes link til kalenderopsætningen, samt punktet "Tilpas til skærm" som tilpasser visningen af kalenderen til den størrelse skærm du arbejder på.

 

Planlæg en kundeopgave

De opgaver der er oprettet på salgsordrerne, kan du planlægge. Du kan enten klikke på knappen "Opret aftale" i bunden af skærmen, eller ved at vælge punktet i menuen til højre.

Du kan flytte en opgave til et andet tidspunkt med musen. Du kan også justere varigheden ved at trække i kanten foroven eller forneden på opgaven.

Har du oprettet et pauseskema på dine medarbejdere, forlænges tiden til opgaven automatisk.

 

Planlæg fravær/ferie

Når du ved at en medarbejder afholder fravær/ferie, kan dette let planlægges i kalenderen, så du ikke ved en fejl får planlagt kundeopgaver i det pågældende tidsrum. Klik på knappen "Opret fravær/ferie" i bunden af skærmen, eller vælg punktet i menuen til højre.