Planlæg opgaver i kalenderen

Med appen 'Kalender' installeret i regnskabet, har du mulighed for at planlægge opgaver på dine medarbejdere.

Appen Kalender og tidsregistrering kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at den er installeret i dit regnskab.

Planlægning

Start med at gennemføre vejledningen Kalenderopsætning, så kalenderen er opsat efter jeres virksomheds hverdag inden planlægning påbegyndes. 

Kalenderen findes via menuen Tid -> Kalender.

  

I kalenderen findes flere funktioner og visningsmuligheder, som er beskrevet i denne vejledning. Øverst til venstre findes en lille visning af indeværende måned, som man hurtigt kan navigere rundt i. Det er muligt at bladre i månederne ved hjælp af pilene omkring måned og årstal eller der kan frit klikkes på en dato, og kalenderen vil skifte visning til denne dato. Nedenfor vises en tidslinje for den valgte visning og en liste af de valgte medarbejdere eller teams. De øvrige funktioner er:

  1. Filter
  2. Visning af 'Planlagt' eller 'Registreret' tid
  3. Valg af dags-, uge- eller månedsvisning
  4. Opret ny aftale
  5. Åbn teamliste 

undefined

 

1. Filter

Øverst, til højre for den lille kalender, findes en tragt og denne er filteret. Du kan filtrere på fire parametre: Afdelinger, teams, ressourcer og søgeord. 

Det er valget af team, afdeling eller individuelle ressourcer i filteret, som er gældende for hvilke ressourcer der vises ud for tidslinjen i kalenderen. Du kan også filtrere på søgeord du har oprettet på dine medarbejdere.

undefined

 

2. 'Planlagt' eller 'Registreret' 

Når 'Planlagt' er valgt, vises kalenderens planlagte aftaler. Hvis der i stedet vælges 'Registreret', vises de registreringer de enkelte ressourcer har lavet.

 

3. Valg af visning 

Ved hjælp af de tre knapper 'Dag', 'Uge' og 'Måned', kan kalendervisningen hurtigt skiftes efter behov.

 

4. Opret ny aftale

Knappen '+ Aftale' kan til enhver tid aktives og der kan frit oprettes nye aftaler til virksomhedens ressourcer. Der vælges en opgave fra en salgsordre som skal udføres, en tidskode, startdato og -tidspunkt. 

En aftale kan oprettes frit over timer eller flere dage. Der kan tilføjes en påmindelse til opgaven, så den valgte ressource modtager en påmindelse pr. SMS inden opgavens start. Når der til sidst er tilføjet en ressource til aftalen kan den gemmes, og vil herefter kunne ses i kalendervisningen.

Det er også muligt at oprette aftaler direkte i tidslinjen, ved at højreklikke på det ønskede starttidspunkt og herfra udfylde dialogen.

undefined

 

 

5. Åbn teamliste

Hvis virksomheden har oprettet teams af ressourcer, så er det muligt at vælge disse teams i filteret. Når et team er valgt i filteret, kan teamlisten åbnes ved hjælp af knappen yderst til højre.

Listen indeholder de opgaver som er markeret fra salgsordren, til det valgte team. Listen viser alle opgaver og placerer opgaver med førstkommende deadline øverst. Fra teamlisten kan opgaverne trækkes til en ressource eller et helt team.

undefined

 

Længerevarende aftaler

Aftaler kan godt placeres over længere perioder. Hvis en aftale har en længere varighed end 1 arbejdsdag, vil det være tydeligt vist på aftalen hvornår den startede og hvornår den ender.

Når musen føres hen over en opgave, vil en informationsboks dukke op, som viser flere detaljer om aftalen.

undefined

 

Interaktion med aftaler

Det er meget nemt at arbejde videre med tidligere planlagte aftaler. Det er muligt at tage fat med musen og flytte eller justere aftaler. Hvis vi venstreklikker på en aftale, dukker en lille menu frem. I den lille aftale menu er det muligt at vælge 'Rediger', 'Del', 'Kopi' og 'Slet'.

  • 'Rediger' åbner hele aftaledialogen, for fri redigering.
  • 'Del' vil dele opgaven i to lige store dele, hvorefter den en ene del kan flyttes frit til en anden ressource, ved hjælp af musen.  
  • 'Kopi' vil lave en 100% kopi af aftalen, og placere den under den eksisterende. Den nye kopi kan herefter frit flyttes til en anden ressource, ved hjælp af musen.
  • 'Slet' vil slette aftalen. Du vil blive bedt om at bekræfte, at du er sikker på at du vil slette.

undefined

 

Visningen "Planlagt"

Lidt efter lidt vil kalenderen blive fyldt med aftaler, som både vedrører kundeopgaver og administrative virksomhedsopgaver. Aftaler er markeret med den farve, som opgavens status har.

En dagsvisning kunne se således ud:

undefined

 

En ugevisning kunne se således ud:

Her fremgår det tydeligt om aftaler er placeret på en eller flere dage. De dage hvor der er flere aftaler på samme dag, vil aftalerne være placeret kronologisk. I ugevisningen kan du interagere med alle aftaler.

undefined

 

En månedsvisning kunne se således ud:

Det fremgår tydeligt af månedsvisningen, hvilke dage der ligger aftaler til hvilke ressourcer. Dagene får en gul markering når de indeholder aftaler. Når musen føres hen over dagen, vil en informationsboks fortælle hvor mange aftaler der er placeret på dagen, og hvor mange timer det samlet løber op på.

undefined