Kalender og planlægning

Planlæg opgaver i kalenderen

Med appen 'Kalender' installeret i regnskabet, har du mulighed for at planlægge opgaver på dine medarbejdere.

Start med at gennemføre vejledningen Kalenderopsætning, så kalenderen er opsat efter jeres virksomheds hverdag, inden planlægning påbegyndes. 

Kalenderen findes via menuen Tid -> Kalender.

Funktionerne i kalenderen er:

  1. Filter
  2. Visning af 'Opgaver', 'Fravær' eller 'Tidsregistreringer'
  3. Valg af dag, uge eller måneds visning
  4. Opret ny aftale
  5. Find næste ledige tid
  6. Åbn teamliste 
  7. Søgning i oprettede aftaler

 

1. Filter

Øverst til højre for den lille kalender findes en tragt, klik på tragten for at åbne/se nuværende filter.

Filteret kan bestå af op til 3 muligheder: Teams, Ressourcer og Søgeord. 

  • Valget af teams og ressourcer bestemmer hvilke medarbejdere der vises i kalenderen.
  • Du kan også filtrere på søgeord du har oprettet på dine medarbejdere (LÆS MERE).

 

2. 'Opgaver', 'Fravær' eller 'Tidsregi.'

  • Når 'Opgaver' er valgt, vises kalenderens planlagte aftaler, samt du kan oprette nye aftaler.
  • Under 'Fravær' vedligeholder du kalenderen med planlagt fravær, såsom ferie og skoleophold.
  • Vælger du 'Tidsregi.' ses de registreringer de enkelte medarbejdere har lavet ved hjælp af tidsstemplinger.

 

3. 'Dag', 'Uge' og 'Måned'

Ved hjælp af de tre knapper 'Dag', 'Uge' & 'Måned', kan kalendervisningen hurtigt skiftes efter behov.

  • Du kan kun oprette aftaler/fravær i dags- og ugevisning.
  • Helligdage kan kun ses i ugevisningen.
  • Månedsvisning kan give dig et hurtigt overblik over på hvilke dage der er ledig tid i kalenderen.  

 

4. Opret ny aftale/fravær (+)

Den letteste måde at oprette en ny aftale på, er ved at højreklikke på ønsket starttidspunkt, ud for den medarbejder, opgaven skal tildeles. I dialogen mangler du så kun at vælge ordreopgaven, skrive en aftaletekst, og evt vælge anden varighed (15 minutter foreslås som standard).

Alternativt klikkes på knappen '+' som ligger ovenover kalenderen. Nu vises en helt tom dialog, hvor du også selv skal vælge startdato/tidspunkt og medarbejder.

En aftale kan oprettes frit over timer eller flere dage. Når der til sidst er tilføjet en ressource, kan aftalen gemmes, og vil herefter kunne ses i kalendervisningen.

På samme måde kan der oprettes fravær. Her er forskellen blot, at der skal vælges en fraværskode. Listen viser alle de aktivitetstyper, hvor der IKKE er markering i "Er på arbejde".

Opret aftale i kalenderen i Xena

 

5. Find næste ledige tid

Klikker du på luppen, åbnes en dialog hvor du kan angive kriterier for at finde næste mulige tid i kalenderen. Du vælger varighed, fra hvilken dato der skal søges, hvilke teams/medarbejdere der skal søges i samt hvilken deadline du har (altså hvor lang tid skal der søges frem).

Klik til sidst på 'Se ledig tid' og du præsenteres nu for første ledige tid i kalenderen, ud fra dine valgte kriterier. Denne vises med en mørk grå bjælke. Ved at klikke på 'Næste ledige tid' kan du nu bladre mellem ledige tider, der passer med den varighed du har valgt.

Når du har besluttet hvor aftalen skal placeres, klikker du på den grå bjælke på den medarbejder du ønsker at oprette aftalen på, og 'Opret aftale' dialogen vises. Her mangler du blot at vælge, hvilken opgave der skal planlægges.

Ønsker du at tilpasse dine kriterier, klikker du på 'Rediger'. Ønsker du at lukke søgningen, klikker du på 'Luk'.

 

6. Åbn teamliste

Hvis virksomheden har oprettet teams af ressourcer, er det muligt at vælge disse teams i filteret. Nu kan teamlisten åbnes ved hjælp af knappen ude til højre:

Åbn teams kalender i Xena

 

Listen indeholder de opgaver, som fra salgsordren er tilknyttet de valgte teams. Listen viser opgaverne sorteret efter deadline, med førstkommende øverst.

Man kan også i kalenderen trække opgaverne fra teamlisten over til en medarbejder eller et helt team.

 

7. Søgning i oprettede aftaler

Sidste funktion der findes øverst i kalenderen, er muligheden for at søge efter allerede planlagte opgaver. Du kan f.eks. søge efter kundenavn, eller du kan søge på et specifikt opgavenummer.

Resultatet vises i en liste, hvor du pr aftale kan se Opgavenr, beskrivelse, kundenavn, medarbejder der er planlagt på samt planlagt dato/tid.

 

Redigering af eksisterende aftaler

Det er meget nemt at arbejde videre med tidligere planlagte aftaler. Det er muligt at tage fat med musen og flytte eller justere aftaler, og når der venstreklikkes på en aftale, fremkommer en lille menu.

I den lille aftalemenu er det muligt at vælge 'Rediger', 'Split', 'Kopier til' og 'Slet'.

  • 'Rediger' åbner hele aftale dialogen, for fri redigering. Med aftalen åben, findes der yderligere et link til at åbne selve ordren på en ny fane.
  • 'Split' vil dele opgaven i to tidsmæssigt lige store aftaler, hvorefter den ene aftale kan flyttes til en anden medarbejder.
  • 'Kopier til' åbner dialog til valg af den medarbejder opgaven skal kopieres til.
  • 'Slet' vil slette aftalen. Du bliver bedt om endeligt at bekræfte sletningen.

 

Generel info vedr. kalender/planlægning

Lidt efter lidt vil kalenderen blive fyldt med aftaler, som både vedrører kundeopgaver og administrative virksomhedsopgaver. Aftaler er markeret med den farve, som opgavens status har.

Aftaler kan sagtens placeres over længere perioder. Hvis en aftale har en længere varighed end 1 arbejdsdag, vil det være tydeligt vist på aftalen hvornår den startede og hvornår den slutter. Når musen føres hen over en opgave, vil en informationsboks fremkomme, som viser flere detaljer omkring aftalen.

I ugevisningen fremgår det tydeligt, om aftaler er placeret på en eller flere dage. De dage, hvor der er flere aftaler på samme dag, vil aftalerne være placeret kronologisk.

Det fremgår tydeligt af månedsvisningen, hvilke dage der ligger aftaler til hvilke medarbejdere. Dagene får en gul markering når de indeholder aftaler. Når musen føres hen over dagen, vil en informationsboks fortælle, hvor mange aftaler der er placeret på dagen, og hvor mange timer det samlet løber op på.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her