Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Kalender og planlægning

Projektrapporter

Bruger du vores Projektmodul har du også adgang til rapporter der relaterer til projekt-appen. De fleste rapporter kan udskrives som PDF, gemmes som CSV-fil eller sendes via e-mail.

Appsene Kalender og tidsregistrering, Projektadministration og Projektmodul kan installeres via Xena Appstore. Denne vejledning går ud fra at de er installeret i dit regnskab.

Find rapporterne via Udskrifter -> Projekt, eller via Projekt -> Rapporter. Herunder vises eksempel på rapporterne. Gemmer du rapporten som en CSV-fil, vil du efterfølgende kunne åbne denne med Excel og her arbejde videre med tallene

 

Beregnet salgspris:

På de fleste projektrapporter vises en kolonne med beregnet salgspris. Beregnet salgspris er defineret som salgspris i alt fra ordreomkostningerne, og må ikke forveksles med den faktuelle salgspris fra selve fakturalinjerne.

Vær opmærksom på nedenstående:

  • Kun ordreomkostninger registreret efter november 2020 har en beregnet salgspris
  • For ordreomkostninger med varenummer er det varens salgspris der vises
  • For ordreomkostninger UDEN varenummer vises en salgspris, hvis denne manuelt er indtastet i forbindelse med registreringen

Læs evt. mere om salgspriser på ordreomkostninger i denne guide.

 

Omkostninger:

Viser registreringer bogført på dine salgsordrer, med mulighed for f.eks. at tilføje filter på posteringsdato (Dato). Udskriver du raporten til PDF, vil der for hver ordreopgave nederst vises en total fordelt på omkostningstypen. På PDF rapporten vil notater også blive udskrevet, placeret nedenunder den tilhørende registrering.

I menuen for hver linje har du mulighed for at gå til det tilhørende finansbilag, hvis registreringen relaterer til et sådant. OBS: Kun bilag bogført fra efter den 13/11-2020 vil have link til tilhørende finansbilag!

Udskrives rapporten til PDF eller downloades til CSV, vises finansbilagsnr. for hver omkostning.

  • Omkostning = Omkostning i alt fra registreringen
  • Beregnet salgspris = Salgspris i alt fra registreringen
  • DG % = Dækningsbidrag i procent af beregnet salgspris

Bemærk: Rapporten indeholder også registreringer som endnu ikke er godkendt i projektkladden 'Omkostningsregistrering'.

Projektrapporten Omkostninger i Xena

 

Projektoversigt:

Viser projekter, bl.a. med mulighed for at tilføje filter, om projektet er åben eller lukket (Status). HUSK at for hvert projekt medtages ALLE tilhørende ordrer, uanset om ordren er faktureret eller ej. 

Med filteret Opgørelsesdato kan du få en opgørelse over åbne projekter pr. en indtastet opgørelsesdato. Feltet er meget anvendeligt, hvis du har brug for en opgørelse over igangværende projekter tilbage i tid. Opgørelsesdatoen kigger på feltet 'Lukket dato' på projekterne. Har et projekt en 'Lukket dato' som ligger efter den indtastede opgørelsesdato, vises den frem som igangværende på opgørelsesdatoen. Det anbefales at du indtaster samme dato i feltet 'Posteringsdato-Til', for kun at få vist omkostninger og fakturaer bogført til og med opgørelsesdatoen.

På PDF-udskriften vises knap så mange tal som på skærmen. Ønsker du alle de viste kolonner udskrevet, downloader du rapporten som CSV, og åbner derefter filen i Excel.

  • Faktureret = Faktureret omsætning i alt på ordrer tilknyttet projektet
  • Omkostning i alt= Omkostning i alt fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • DB = Faktureret minus omkostning i alt
  • DG % = Dækningsbidrag i procent af faktureret
  • Budgettotal = Budgetteret omsætning fra projektet
  • Difference = Budgetteret omsætning minus realiseret omsætning

Bemærk: Rapporten indeholder også registreringer som endnu ikke er godkendt i projektkladden 'Omkostningsregistrering'.

Projektrapporten Projektoversigt i Xena

 

 

Medarbejderomkostninger:

Viser medarbejderregistreringer med mulighed for filter på posteringsdato. Indeholder også ej godkendte registreringer. Rapporten er f.eks. et rigtig godt grundlag for når der skal laves løn.

Er der registreringer der ved en fejl IKKE er godkendt, kan disse godkendes enten i menuen Tid -> Timegodkendelse (hvis der anvendes tidsstemplinger) eller via Projekt -> Omkostningsregistrering (hvis der anvendes dagsregistrering).

På PDF udskriften laves der summering pr medarbejder pr dag, derudover vises i bunden en total pr aktivitetskode, samt en samlet total for medarbejderen for den valgte periode.

  • Total = Omkostning i alt

Bemærk: Rapporten indeholder også registreringer som endnu ikke er godkendt i projektkladden 'Omkostningsregistrering'.

Projektrapport Medarbejderomkostninger i Xena

 

Ordreoversigt:

Viser aktuel status på salgsordrer. Du har bl.a. mulighed for at tilføje filter på fakturaperiode, hvis du ønsker kun at se opgørelse over de ordrer, hvorpå opgaver er faktureret i en bestemt periode.

Hvis du derimod i feltet Status vælger 'Fuldt faktureret', kan du angive en 'Lukket' periode. I resultatet ser du nu kun de ordrer, der i den angivne periode er blevet lukket (altså hvor samtlige opgaver på ordren er faktureret).

  • Faktureret = Faktureret omsætning i alt på ordren
  • Beregnet salgspris = Salgspris i alt fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • Omk. i alt = Omkostning i alt fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • DB = Faktureret omsætning minus omk. i alt
  • DG % = Dækningsbidrag i procent af faktureret

Bemærk: Rapporten indeholder også registreringer som endnu ikke er godkendt i projektkladden 'Omkostningsregistrering'.

Projektrapporten Ordreoversigt i Xena

 

Igangværende ordrer, historisk:

Viser status på salgsordrer på den indtastede opgørelsesdato. Ordren kan udfoldes for at se tilhørende opgaver, mens download til CSV udelukkende indeholder hovedtallene for ordren. 

Du indtaster blot en ønsket opgørelsesdato, og sætter evt. øvrige filtre. Udskriver du rapporten til PDF, vil denne automatisk have udfoldet hver ordre, og derunder ses de tilhørende opgaver.

  1. Faktureret = Faktureret omsætning på ordren
  2. Omkostning = Omkostning i alt, fra godkendte omkostninger (både fakturerede og ej fakturerede)
  3. Ej faktureret = Salgspris fra fakturalinjer på ej fakturerede opgaver
  4. Beregnet salgspris = Salgspris fra godkendte omkostninger på ej fakturerede opgaver. Har registreringen ingen varenr og ingen salgspris, beregnes en salgspris ud fra kostprisen tillagt den standard dækning der er sat op på den tilhørende forbrugstype
  5. Ej faktureret omkostning = Omkostning fra godkendte omkostninger på ej fakturerede opgaver

Når du udfolder en ordre, vises nedenstående beløb pr. opgave:

  1. Ej faktureret = Salgspris fra fakturalinjer
  2. Beregnet salgspris = Salgspris i alt, fra godkendte omkostninger. Har registreringen ingen varenr og ingen salgspris, beregnes en salgspris ud fra kostprisen tillagt den standard dækning der er sat op på den tilhørende forbrugstype
  3. Omkostning = Omkostning i alt, fra godkendte omkostninger

BEMÆRK: Kun ordrer med bogførte og godkendte registreringer medtages på rapporten!

Projektrapporten Igangværende ordrer i Xena

 

Ordrebudget:

I denne rapport kan du løbende se opgørelser på dine ordrer med budgetdata. Dermed kan du følge forskellene på ordrens indtægter og omkostninger, set i forhold til dine budgettal, samt se en beregnet færdiggørelsesprocent. 

Du kan indtaste en ønsket opgørelsesdato, hvilken filtrerer både indtægter og omkostninger væk, som er bogført senere end opgørelsesdatoen.

  • Budget indtægt = Beregnet salgspris i alt for budget indtastet på ordren
  • Faktisk indtægt = Faktureret omsætning for ordren
  • Budget omkostning = Indtastet budget omkostning i alt på ordren
  • Faktisk omkostning = Omkostning i alt fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • Beregnet færdiggørelse % = Viser forholdet mellem budgetteret omkostning og faktisk omkostning, og er en indikation af i hvor stor grad ordren er færdiggjort i forhold til budgettet.

Når du udfolder en ordre, ser du omkostningen i alt fordelt ud på forbrugsgrupper, samt der vises en bundtotal med beregnet difference mellem faktiske tal og budgetterede tal. Derudover ses også dækningsbidrag og dækningsgrad for ordren, samt timer og dækningsbidrag pr time.

Projektrapporten Ordrebudget i Xena

 

Projektbudget:

I denne rapport kan du løbende se opgørelser på dine projekter med budgetdata. Dermed kan du følge forskellene på projekternes indtægter og omkostninger, set i forhold til dine budgettal, samt se en beregnet færdiggørelsesprocent. 

Du kan indtaste en ønsket opgørelsesdato, hvilken filtrerer både indtægter og omkostninger væk, som er bogført senere end opgørelsesdatoen. Vælger du samtidig Status=Åbne, vises kun projekter åbne på den indtastede dato.

Når du udfolder et projekt, ser du alle tilknyttede ordrer, hvor omkostningen er fordelt ud på forbrugsgrupper. Budgettallene afspejler den budgetmodel du har valgt på det enkelte projekt. Har du valgt budgetmodellen 'Projektbaseret' vil du pr. ordre kun se de faktiske tal. Har du derimod valgt budgetmodellen 'Samlet ordrebudget', vil du pr. ordre se både aktuelle tal og budgettal.

  • Faktisk indtægt = Faktureret omsætning i alt
  • Budget indtægt = Beregnet salgspris i alt for budget indtastet på projektet eller ordren
  • Faktisk omkostning = Omkostning i alt fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • Budget omkostning = Indtastet budget omkostning i alt på projektet eller ordren
  • Beregnet færdiggørelse % = Viser forholdet mellem budgetteret omkostning og faktisk omkostning, og er en indikation af i hvor stor grad ordren er færdiggjort i forhold til budgettet.

Når du udfolder et projekt, ser du alle tilknyttede ordrer, hvor omkostningen i alt er fordelt ud på forbrugsgrupper. Der vises en bundtotal med beregnet difference mellem faktiske tal og budgetterede tal. 

Projektrapporten Projektbudget i Xena

 

Tidsregistreringslog:

Udskriften viser en oversigt over de tidsstemplinger der er blevet korrigeret i forbindelse med godkendelsen

Projektrapporten Tidsregistreringslog i Xena

 

Opdreopgave status:

Oversigt over ordreopgaver, bl.a. med mulighed for at tilføje filter på faktureret/ikke faktureret. Oversigten viser også, om opgaven er planlagt i kalenderen. Yderst til højre vises opgavens status som en farvet prik.

  • Fakturabeløb = Salgspris i alt, fra fakturalinjer på opgaven
  • Beregnet salgspris = Salgspris i alt, fra godkendte registreringer
  • Omk. i alt = Omkostning i alt, fra godkendte registreringer

BEMÆRK: Kun godkendte registreringer medregnes i rapporten!

Projektrapporten Ordreopgave status i Xena

 

Detaljeret ordreopgave oversigt

Oversigt over ordreopgaver, hvor omkostningerne er delt op på de faste omkostningstyper. Du kan bl.a. lave filter på omkostningers bogføringsdato (periode) samt Faktura periode. Hvis du udskriver rapporten til PDF, vil denne også indeholde en total pr ordre, samt en grandtotal i bunden af rapporten.

I filteret Faktureret kan du vælge mellem indstillingerne:

Alle = Både fakturerede og ej fakturerede opgaver vises. DOG: hvis du samtidig indtaster en Faktura periode, filtreres ej fakturerede opgaver automatisk væk fra listen.

Ikke faktureret = Viser kun opgaver der ikke er faktureret. Kan ikke kombineres med filter for Faktura periode.

Faktureret = Viser kun opgaver som er faktureret. Denne indstilling kan kombineres med filteret Faktura periode, så du kun ser opgaver der er faktureret i en bestemt periode.

  • Fakturabeløb = Salgspris fra fakturalinjer på opgaven. Er opgaven faktureret er det det fakturerede beløb der vises. Er opgaven IKKE faktureret, er det salgsprisen fra de p.t. tilføjede fakturalinjer på opgaven der vises.
  • Beregnet salgspris = Salgspris i alt fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • Ydelser/Varer/Underleverandør/Andet: Omkostning i alt pr forbrugsgruppe, fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • Omk. i alt = Total omkostning fra både ikke godkendte og godkendte registreringer
  • DB = Fakturabeløb minus omk. i alt
  • DG % = Dækningsbidrag i procent af fakturabeløb

BEMÆRK: Rapporten indeholder også registreringer som endnu ikke er godkendt i projektkladden 'Omkostningsregistrering'.

Projektrapport Detaljeret ordreopgave oversigt i Xena


Sidst opdateret