Kom godt i gang med bogføring og regnskab

Denne guide giver en grundlæggende gennemgang af, hvordan du bedst kommer i gang med at bogføre og føre regnskab i Xena.

Fakturanummer og andre nummerserier

I Xena er det ikke muligt at ændre fakturanummerserie. Det skyldes primært, at det ikke er nødvendigt. Faktisk kan det være en fordel at skifte nummerserie i forbindelse med udskiftning af regnskabsprogram eller faktureringssystem. På den måde bliver det nemt at adskille eksempelvis indbetalinger. Andre nummerserier bliver på samme måde styret af systemet.

Den eneste nummerserie du frit kan vælge er bilagsnummer. Bilagsnummer bestemmes for hver bruger. Serien starter med nummer 1.

Kassekladden har sin egen nummerserie, som starter ved 1000. Hvis der oprettes flere kassekladder, så kan de tildeles hver sin bilagsserie.

 

Ændre bilagsnummer for en bruger/medarbejder

Gå til Virksomhed > Brugere. Klik på medarbejderen i listen.

Medarbejderliste

 

I boksen "Opsætning" under fanen "Medarbejder" kan du rette blandt andet næste bilagsnummer.

Redigering af medarbejder bilagsnummer

 

Kontoplanen i Xena

Du finder kontoplanen her: Finans > Kontoplan > Kontoplan. Store dele af kontoplanen bliver dannet automatisk ud fra, hvordan du ønsker salget bogført. Er der oprettet varegrupper, kan du se, at de bliver vist direkte i kontoplanen.

En konto under gruppen "Nettoomsætning", er i virkeligheden en varegruppe. Disse varegrupper/konti optræder tilsvarende under hovedgruppen "Vareforbrug" og som "Lager" under finangruppen "Aktiver". På den måde er der 100 % sammenhæng mellem køb, salg og lager. Xena finder selv ud af at bogføre rigtig alt efter, om der købes eller sælges varer med eller uden lagerstyring.

SE OGSÅ: Kontoplanen i Xena.

Du kan oprette resten af de konti, du har brug for under driften i kontooversigten, eller efterhånden som du har brug for dem i den daglige bogføring, eller når du opretter en åbningsbalance.

Kontoplan

 

Samlekonti, egenkapital og momskonti

I Xena skal du ikke oprette samlekonti for debitorer og kreditorer – de findes allerede!

Momskonti oprettes også helt automatisk sammen med en momskode, så de skal heller ikke oprettes manuelt.

Konto til egenkapital dannes automatisk ved oprettelse af åbningsbalance. Konti til "Anden egenkapital" oprettes selvfølgelig manuelt.

 

Oprettelse af andre finanskonti

Finanskonti kan oprettes mange steder fra. F.eks. under "Kontooversigt" som forklaret ovenfor, eller i forbindelse med bogføring.

Alle de steder, hvor du kan søge efter en konto, kan du taste et kontonavn som eksempelvis "Telefon". Hvis der ikke er oprettet en konto med det navn, vil systemet i en popup foreslå, at du opretter en konto.

SE OGSÅ: Søge og oprette.

Billedet herunder viser popup'en for oprettelse af en ny finanskonto. Hvis du klikker på et kontonummer under "Forslag" nederst, oprettes en konto med forslag til en kontoplan. Ellers kan bare taste, det du ønsker. Husk at vælge den rigtige Finansgruppe.

Finanskonto

 

Åbningsbalancen

Åbningsbalance for både finans (drift, aktiver og passiver), debitorer, kreditorer og lagervarer oprettes under Finans > Primoposteringer. Vælg det første regnskabsår og her kan der indtastes åbningstal.

SE OGSÅ: Primoposteringer.

 

Den daglige bogføring

Den daglige bogføring foregår via Finans > Kassekladde eller Finans > Bilag > Bilagsregistrering. Læs mere i artiklen Bogføring.

 

Send regnskabet til din revisor

Det er gratis at dele regnskab med en revisor. Inviter revisoren som bruger (Virksomhed > Brugere) med rollen "revisor".

VIDEO: Sådan inviterer du andre til dit regnskab i Xena.

Revisoren kan nu hente de rapporter og filer, der skal bruges for at kunne revidere regnskabet. Desuden er Xena integreret med revisorprogrammet CaseWare, så revisoren kan trække alle posteringer med tilhørende dokumenter via link ind i CaseWare. Se artiklen Revisor.