Arkiv i Xena

I arkivet kan du importere data fra dit tidligere bogføringssystem, så historiske regnskabsdata er tilgængelige i Xena

 

Arkivet giver dig mulighed for at have adgang til historiske stamdata uden at oprette "døde" data i dit nye regnskab. Når du importerer data til arkivet, fungerer de som forslagsdata i Xena, hvilket gør oprettelsen af nye kunder og leverandører hurtigere og mere effektiv.

Direkte import af alle gamle data ind i et nyt regnskabssystem er ikke altid hensigtsmæssigt. Ved at bruge Arkivet i Xena undgår du at fylde dit nye regnskab med data, du ikke har brug for. Desuden kan det være udfordrende at få bogføringsdata fra ét system tilpasset og bogført korrekt i et andet.

Arkivet findes via menuen Opsætning > Import/eksport data > Arkiv.

 

Arkivet

Arkivet har ikke nogen direkte indvirkning på dit aktuelle regnskab i Xena. Du kan importere, slette og importere data igen uden at påvirke dit regnskab. For at importere data fra andre systemer som Billys Billing eller e-conomic, skal du bruge relevante loginoplysninger eller en API-nøgle.

 

 

Manuel import til arkiv

Du kan importere data fra en CSV-fil. Har du data i Excel, skal du gemme Excel-arket som en CSV-fil. Bemærk, at Excel kan formatere tal og datoer, så importen skal gøres omhyggeligt for at undgå fejl.

Der kan importeres følgende:

• Kontoplan
• Varer (hvis vare-filen indeholder varegrupper oprettes disse automatisk)
• Varegrupper
• Kunder
• Leverandører

OBS: Import af kontoplan: Importer ikke overskrifter og sum-konti. Xena har faste finansgrupper der vælges på hver enkelt finanskonto, og som benyttes til overskrift/sum.

OBS: Import af varer: Det er muligt at importere varer direkte ind i Xena-regnskabet (uden at indlæse til Arkivet). Dette er at foretrække, hvis du allgevel ønsker alle varerne oprettet med det samme. 

 

Start import

1. Ud for hvert punkt trykkes på knappen 'Import'
2. Vælg den fil, du vil importere, og angiv format og anden relevant information.
3. Mapp kolonnerne i din fil til felterne i Xena.
4. Se en eksempelvisning af, hvordan dataene vil blive indlæst.
5. Hvis det ser OK ud, så start importen.

Når importen er startet, vises en status for fremdriften. Du kan arbejde videre i Xena mens importen kører.

 

 

Brug importerede data

Når importen er færdig, kan du "slette" kvitteringsbilledet, som viser resultatet af importen. Dette sletter ikke det importerede data, kun kvitteringsbilledet.

OBS: Indlæser du meget store mængder data, kan Xena godt stå og 'tænke' et stykke tid efter importen. Vent med at gå videre til den er helt færdig!

Under kvitteringsbilledet er der faner for Konti, Varegrupper, Varer og Partner.

 

Fanen 'Konti'

Her vises alle importerede finanskonti. 

For at bruge den importerede kontoplan som ny 'forslagskontoplan', skal alle importerede konti tilknyttes en Finansgruppe:

1. Vælg 'Rediger' (dobbeltklik et vilkårligt sted i listen eller vælg blyanten oppe i menuen)
2. Vælg en Finansgruppe for hver konto.

Du kan nu enten tilknytte kontoen fra arkivet til en eksisterende konto, eller oprette finanskontoen via arkivet:

1. Indtast kontonummer i feltet 'Sammenkædet med'
2. Findes der ikke en konto med det aktuelle nummer, så tryk på plustegnet i feltet
3. Udfyld dialogen der vises med de data der skal til for at oprette kontoen
4. Husk at vælge en momskode, hvis der ved bogføring på kontoen skal løftes moms af beløbet

 

Fanen 'Varegrupper'

Via fanen opretter du ønskede varegrupper i dit regnskab. Varegrupper er MEGET vigtige i Xena. Se vejledningen om varegrupper her: Varegrupper.

Efter varegruppen er oprettet i Xena, kan du oprette alle varerne i gruppen med ét klik. Tryk på menuen (de 3 prikker) ud for hver gruppe og vælg 'Sammenkæd alle varer'.

 

Fanen 'Varer'

Her kan du oprette importerede varer én efter én. Hhar du mange varer, er det meget hurtigere at oprette varerne fra fanen 'Varegrupper', som beskrevet ovenfor. 

 

Fanen 'Partner'

Her opretter du kunder og leverandører. Xena foreslår oprettelse baseret på data fra arkivet, hvis de genkendes. Hvis du f.eks. søger på et gammelt kundenummer og dette genkendes fra dit arkiv, vil Xena foreslå at kunden oprettes med de importerede data fra Arkivet.

---

---