Arkiv i Xena

I arkivet kan du importere stamdata fra dit tidligere bogføringssystem, så disse er tilgængelige i Xena.

 

Arkivet muliggør en effektiv håndtering af stamdata fra tidligere regnskaber uden at tilføre overflødige oplysninger til dit nye regnskab. De data, som du importerer til arkivet, fungerer som forslagsdata i Xena, hvilket gør oprettelsen af nye kunder og leverandører hurtigere og mere effektiv.

Det er ikke altid hensigtsmæssigt at overføre alle gamle data direkte til et nyt regnskabssystem. Ved at benytte Arkivet i Xena undgår du at fylde dit nye regnskab med unødvendige data. Derudover kan det være en kompleks opgave at tilpasse og oprette data direkte fra ét system til et andet.

 

Arkivet

Arkivet finder du via menuen Opsætning > Import/eksport data > Arkiv.

Arkivet påvirker ikke direkte dit regnskab i Xena. Du kan importere, slette og genimportere data i arkivet uden at påvirke regnskabet.

 

 

Manuel import

Brug funktionen 'Manuel import' til at overføre data fra en CSV-fil. Hvis du har data i Excel, skal du gemme dit Excel-ark som en CSV-fil. Bemærk, at Excel kan formatere tal og datoer, så vær omhyggelig når du importerer til arkivet, for at undgå at data importeres forkert.

Følgende data kan importeres:

• Kontoplan
• Varer (hvis vare-filen indeholder varegrupper oprettes disse automatisk)
• Varegrupper
• Kunder
• Leverandører

OBS, import af kontoplan:Undlad at importere overskrifter og sum-konti. Xena har faste finansgrupper, som skal tildeles til hver finanskonto efter importen. Disse bruges automatisk til overskrifter/sum-konti.

OBS, import af varer: Du kan også importere varer direkte i Xena-regnskabet uden at bruge Arkivet, hvis du ønsker at oprette alle varerne i dit regnskab med det samme.

OBS. import af kunder/leverandører: Da de indlæste data i arkivet kan filtreres på de forskellige importprocesser, anbefales det at oprette to separate manuelle importprocesser for henholdsvis leverandører og kunder:

1. Start med at trykke på 'Manuel import'
2. En boks med en startdato/tidspunkt oprettes. Her kan du for eksempel importere dine leverandører
3. Når leverandørerne er importeret, skal du trykke på 'Manuel import' igen
4. En ny boks med en ny startdato/tidspunkt oprettes, og her importerer du dine kunder

 

Start import

For at begynde dataimporten, følg disse trin:

1. Tryk på 'Manuel import'
2. En arkivboks oprettes med en startdato/tidspunkt
3. Tryk på 'Import' ud for hver datatype
4. Vælg den fil, du vil importere, og angiv format samt anden relevant information øverst i dialogen
5. Tildel kolonnerne i din fil til felterne i Xena
6. Tjek eksempelvisningen nederst for at sikre, at kolonnerne er korrekt mappet
7. Hvis alt ser korrekt ud, start importen.

Herunder ses eksempel på en udfyldt dialog vedr. import af leverandører.

 

Efterhånden som data importeres, vises status 'Færdig' ud for datatypen.

 

 

SAF-T import

Denne importfunktion anvendes til import af data fra en SAF-T fil. Denne fil er af typen XML, og indeholder alle typer af stamdata og bogføringsdata.

I den nuværende version af import fra SAF-T, importerer vi kun de oplysninger der ligger i Headeren. Derfor kan du p.t. ikke bruge denne importprocess til at importere reelle stamdata. Vi vil løbende tilføje yderligere data der kan importeres fra SAF-T filer.

 

 

Brug de importerede data

Alle de data du importerer bliver tilføjet øverst i arkivet, i boksen 'Arkiv'. Her finder du fanerne 'Konti', 'Varegrupper', 'Varer' og 'Partner'.

For hver af disse faner kan du filtrere dataene efter de importprocesser, du har udført. Hvis du, som anbefalet, har importeret kunder og leverandører via to separate importprocesser, kan du på fanen 'Partner' filtrere efter hver import.

 

Fanen Konti

På fanen 'Konti' vises alle importerede finanskonti. For at bruge den importerede kontoplan som en ny "forslagskontoplan", skal alle de importerede konti tilknyttes en finansgruppe:

1. Vælg 'Rediger' (dobbeltklik et vilkårligt sted i listen eller vælg blyanten oppe i menuen)
2. Tildel en Finansgruppe for hver konto
3. Du kan nu forbinde kontoen til en eksisterende konto eller oprette en ny finanskonto ved at følge disse trin:
   1. 1. Indtast kontonummer i feltet 'Sammenkædet med'
      2. Hvis der ikke findes en konto med det aktuelle nummer, skal du trykke på plus-ikonet i feltet.
      3. Udfyld dialogen med de nødvendige oplysninger for at oprette kontoen.
      4. Husk at vælge en momskode, hvis moms skal afløftes ved bogføring på kontoen.

 

 

Fanen Varegrupper

På fanen 'Varegrupper' kan du oprette de ønskede varegrupper i dit regnskab. Varegrupper er afgørende i Xena. Se vejledningen om Varegrupper for yderligere information.

Når varegruppen er oprettet i Xena, kan du oprette alle varerne i gruppen med et enkelt klik. Tryk på menuen (de tre prikker) ud for hver gruppe og vælg 'Sammenkæd alle varer'.

 

 

Fanen Varer

På fanen 'Varer' kan du oprette importerede varer én efter én. Hvis du har mange varer, er det mere effektivt at oprette varerne fra fanen 'Varegrupper', som beskrevet tidligere.

 

 

Fanen Partner

På fanen 'Partner' opretter du kunder og leverandører. Xena foreslår oprettelse baseret på data fra arkivet, hvis de genkendes. For eksempel, hvis du søger efter et tidligere kundenummer, og det genkendes fra arkivet, vil Xena foreslå at oprette kunden med de importerede data fra Arkivet.

Bemærk, at du kan anvende filtre til at skelne mellem kunder og leverandører, hvis de er importeret gennem to forskellige processer.

 

 

Funktioner i arkivet

Ud for hver importeret datatype, kan du vælge 'Nulstil' i menuen. Der vises en advarsel, at hvis du fortsætter bliver de importerede data af den valgte type slettet fra arkivet.

 

Du kan også slette samtlige importerede data på én gang, for hver importprocess. Du vælger menuen øverst i hver importprocessboks, og vælger 'Slet'. Der vises en advarsel, at hvis du fortsætter bliver alle importerede data forbundet med denne import slettet.

 

Har du importeret før oktober 2023, kan du have data der ikke er forbundet direkte med en importprocess. Disse data kan du slette via menuen i Arkivboksen øverst i skærmbilledet.

---

---