Arkiv

Arkivet i Xena gør det mulig at importere data fra dit "gamle" system, sådan at også historiske regnskabsdata er tilgængelige i Xena.


Denne artikel beskriver:

  • Hvad Arkivet i Xena er og bruges til
  • Hvordan data importeres fra andre leverandører
  • Hvordan data kan importeres manuelt
  • Hvordan importerede kan bruges

Hvad er Arkivet i Xena?

Arkiv i Xena er i første omgang dét som navnet på funktionen antyder: Et arkiv. Når man skifter til Xena fra enten Billys Billing, C5/Navision, e-conomic, eller et system hvor du kan eksportere data fra, kan man uploade historiske data (posteringer, finanskonti, varer, varegrupper, kunder og leverandører) til Xena.

Arkivet i Xena giver mulighed for at få opbevaret dine historiske data online, sammen med dine nye data.

Arkivet findes under Virksomhed -> Arkiv:

undefined

 

Hvorfor et "arkiv"? Hvorfor ikke importere data direkte i Xena-regnskabet?

Der er flere årsager. For det første er det ofte ikke særlig hensigtsmæssigt at importere alle sine gamle data. Med Arkivet er der mulighed for at få alle historiske data med over i Xena, men uden at der oprettes "døde" data. En anden god grund er at det er meget svært at få bogføringsdata fra ét system tilpasset og bogført i et andet. Med Arkivet skal posteringer ikke overholde de regler der er i Xena og der er derfor meget nemmere for systemet at gemme dem.

Det er mulig at "skubbe" data (kontonummer, kunder, leverandører og varer) fra Arkivet over i Xena-regnskabet, men det er ikke nødvendigt. Alle dine data i Arkivet bliver dine "forslagsdata" når du bruger Xena i det daglige. Indtaster du f.eks. et kontonummer, et navn, et telefonnummer eller måske et gammelt kundenummer, som findes i Arkivet, vil Xena finde de data i dit arkiv og foreslå at det oprettes derfra.

 

Sådan bruges Arkivet

Arkivet har som udgangspunkt ikke noget med dine regnskabsdata i Xena at gøre. Gamle data kan derfor importeres, slettes og importeres igen, uden at dette har nogen indvirkning på dit regnskab i øvrigt. Arkivet er kun en kopi af data, så at indlæse data fra et andet system påvirker heller ikke på nogen måde det system der hentes data fra.

 

Importer data til Arkivet

Ved import fra Billys Billing er det en API-key der skal bruges. Ved import fra e-conomic skal man angive sine logindoplysninger. Dette giver adgang til deres respektive API og der kan hentes data ind til Xena.

Sådan ser det ud når man ønsker at importere fra e-conomic:

undefined

 

Import fra C5

For at importere fra Microsoft Dynamics C5 skal der installeres et program på den PC hvor C5 er installeret. Dette program indeholder en 4-trins guide til at sende dine data fra C5 til Xena.

undefined

Tryk på "Download Xena importeringsværktøj" og start programmet. Programmet virker kun til Windows-computere og det skal gøres dér hvor C5 er installeret.

Sådan ser programmet som guider dig igennem processen ud. Følg guiden nøje og se dine C5-data komme online!

undefined

 

Manuel import

For at kunne importere data manuelt skal dataene være i et tekstformat.

Har du data i Excel, så gem Excel-arket som en CSV-fil. Vær særlig opmærksom på tal- og datofelter. Excel har det med at formatere sådanne data og så bliver importen forkert. Et godt tips er at markere alle felter i Excel-arket, højreklikke og vælge "Formater felter". Vælge at det hele skal vises som tekst.

Der kan oprettes følgende CSV-filer:

  1. Kontoplan
  2. Posteringer
  3. Varer (hvis vare-filen indeholder varegrupper oprettes disse automatisk)
  4. Varegrupper
  5. Kunder
  6. Leverandører

Import af kontoplan: Gør kontoplanen så enkel som mulig. Der bør indlæses tre felter: Kontonummer, beskrivelse og momskode. Indlæs ikke overskrifter, sum-konti og andet der alligevel ikke er bogført på. Xena tildeler selv overskrifter og summeringer når kontoplanen tilknyttes hovedgruppper i Xena.

Import af varer: Det er mulig at importere varer direkte ind i Xena-regnskabet (uden at indlæse til Arkivet). Dette er at foretrække, hvis du har alle de varer som skal oprettes klar i en tekstfil. Man kan også indlæse lagerbeholdning og værdi. Import af dette finder du under Finans -> Primoposteringer -> Åben første regnskabsår. (Se mere i vejledningen om Primoposteringer)

 

Der uploades data til Arkivet

Når import til Arkivet er startet viser Xena hvor langt importen er kommet. (Tryk "Opdater" i din browser for at følge fremdriften) Du kan arbejde videre i Xena mens importen kører.

undefined

 

Når importen er færdig

Når importeringen er færdig er det mulig at "slette" det billede som viser resultatet af importen: Tryk på menuen (de 3 streger) og vælg "Slet". Dette sletter ikke det importerede, men kun kvitteringsbilledet.

OBS: Hvis du indlæser meget store mængder data, kan Xena godt finde på at stå og "tænke sig lidt om" efter importen. Lad den få lov til at gøre sig færdig før du prøver at gå videre!

Under kvitteringsbilledet er der nu en blok med fire faner: Konti, Varegrupper, Varer og Partner.

undefined

 

Fanen "Konti":

Her vises hver konto fra det "gamle" system. De konti der har link kan man klikke på og se de enkelte posteringer på kontoen. Her er det mulig at "mappe" (tilknytte) kontoen med den rigtige hovedgruppe i Xena.

For at bruge den importeret kontoplan som ny "forslagskontoplan", er det nødvendig at der for hver konto bestemmes hvilken "Finansgruppe" den tilhører i Xena. Det bestemmes ved, ud for hver importeret konto, at vælge "Rediger" (dobbeltklik eller vælg blyanten oppe i menuen).

undefined

Det er mulig at oprette din kontoplan herfra ved at indtaste kontonummer eller navn i blokken ved siden af. Findes der ikke en konto med det nummer eller navn, vil der komme en dialog med de data der skal til for at oprette en ny konto ud fra Arkivet.

 

Fanen "Varegrupper":

Her er det mulig at oprette den enkelte varegruppe i Xena-regnskabet. Varegrupper er MEGET vigtige i Xena. Se vejledningen om varegrupper her: Varegrupper.

Efter varegruppen er oprettet i Xena, kan man oprette alle varerne i gruppen med ét klik. Tryk på menuen (de 3 streger) ud for hver gruppe og vælg "Sammenkæd alle varer".

 

Fanen "Varer":

Her vises de varer som fandets i det "gamle" system. Du kan oprette varerne en efter en herfra. Men har du mange varer, er det meget hurtigere at oprette varer fra fanen "Varegrupper", som beskrevet ovenfor. Her kan du oprette alle varer i en bestemt gruppe ved at trykke på menuen (de 3 streger) ud for hver gruppe og vælge "Sammenkæd alle varer".

 

Fanen "Partner":

Udtrykket "Partner" henviser i Xena til alle kunder og leverandører, da det er dine samarbejdspartnere. At oprette dine kunder og leverandører er meget hurtigt og intuitivt i Xena. Se arktiklen Søge og oprette.

Når du søger på en kunde eller leverandør i Xena, gives der forslag til hvem du mener. Dette forslag kommer fra vores databaser, som indeholder alle danske virksomheder og alle persondata som er tilgængelige igennem CVR-registret og Eniro/Krak. Disse forslag indeholder nu også dine egne data fra Arkivet. Det betyder at hvis du f.eks. søger et gammelt kundenummer og dette genkendes fra dit arkiv, vil Xena foreslå at kunden oprettes med de importerede data i Arkivet.