Hvad kan vi hjælpe med?

Partnere - kunder og leverandører

Partnere

I Xena betegnes kunder, leverandører, debitorer, kreditorer og ansatte som dine "partnere", og de samles i et Partner-kartotek.

I Xena kaldes dine samarbejdspartnere for Partnere, uanset om de er kunder eller leverandører. Det skyldes, at den samme partner nemt kan være begge dele samtidig. Dine ansatte (brugere) oprettes automatisk også som en Partner.

 

Opret en partner

Man slipper ofte for at indtaste partneroplysninger manuelt, da de fleste firmaer og privatpersoner allerede er tilgængelige i Xena.

En ny partner kan oprettes der hvor du har brug for den. Det kan være fra en salgsordre, en købsordre, fra bilagsregistrering eller fra menuen (gå til Salg/Køb > Partner > Opret partner). Du kan også oprette nye partnere ved at klikke på +-ikonet øverst til højre i topbaren.

Du taster ganske enkelt partnerens navn. Xena giver forslag til, hvem det sandsynligvis er, du prøver at oprette.

Hvis det er en leverandør du opretter, kan du i bunden af dialogen også tilføje betalingsoplysninger, hvis du anvender funktionen til at eksportere betalingsfil til indlæsning i din bank. Disse kan dog også tilføjes senere direkte på partneren, i boksen 'Opsætning' -> 'Leverandør'.

Billedet viser oprettelse af en partner i Xena

 

Yderligere oplysninger på partneren

På partneren findes en række bokse, med mulighed for yderligere opsætning/forespørgsel:

  • Saldo: Her ses partnerens saldo, samt via menuen (de 3 streger) er der mulighed for at registrere en betaling, lave udligning og udskrive posteringer/kontoudtog.
  • Detaljer: Visning af posteringer, tilbud, ordrer, fakturaer, dokumenter m.m. på partneren, med mulighed for at oprette yderligere. Via menuen for hver posteringer er det muligt bl.a. at slette delvis udligning.
  • Navn/adresse: Her kan du redigere navn, adresse m.m. Du kan også indtaste notat, som vil vises på salgsordrer/købsordrer tilknyttet partneren. Derudover kan du oprette søgeord på partneren.
  • Kontakt: Her kan oprettes kontaktpersoner, email-adresser, log over hændelser kan oprettes/ses (se afsnit omkring dette), alternative leveringsadresser samt yderligere EAN-numre
  • Opsætning: Her indtastes bl.a. faktura email-adresse, betalingsbetingelse, valuta, sprog, betalingsoplysninger for leverandører m.m.
  • Priser: Her kan oprettes/tilknyttes prisaftaler, samt valg af rabat/tillæg hvis det er en leverandør der tilbyder digitalt varekatalog

Du kan forespørge på dine partnere via menuen Salg/Køb > Partner > Partneroversigt

 

Log på partner

Hvis du sender et dokument til partneren, og dokumentet sendes til en af de registrerede E-mails på partneren, dannes der automatisk en log indeholdende E-mail detaljerne samt de vedhæftede dokumenter. Denne log finder du på partneren, i boksen 'Kontakt' på fanen 'Log'.

Ud for hver afsendelse vil du se et statusikon. Ved at føre musen henover ikonet, kan du se statusbeskrivelsen.

Status ikonerne har nedenstående betydning:

  • Intet ikon = Ingen E-mail status for denne log
  • Sendt (ét flueben) = E-mail er afsendt fra vores server
  • Afsendelse mislykkedes (rød advarsel) = Det var ikke muligt at afsende E-mailen 
  • Leveret (to flueben) = E-mail er afsendt og modtagers server har bekræftet modtagelsen

Det er altså statusen 'Leveret' (to flueben), som sikrer dig, at din modtagers server har bekræftet modtagelsen. Når en afsendelse mislykkes, kan det skyldes fejl i modtager adressen eller at modtagerens server har afvist mailen.

OBS: Denne ændring gælder alene regnskaber som anvender vores mailsystem, og dermed ikke regnskaber hvor der er aktiveret brugerdefinerede indstillinger for egen SMTP server.

E-mail statusikoner på partnerloggen i Xena

 

 

Inviter dine partnere for at få mest mulig ud af Xena

En partner kan inviteres ind i Xena. På den måde kan en partner selv vedligeholde sine stamdata, som du måske kender det fra sociale medier. Den inviterede partner kan også se de fakturaer, abonnementer og dokumenter, som I deler, samt betale fakturaer online.

LÆS MERE: Inviter partnere via Xena connect.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto