Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

Partnere - kunder og leverandører

I Xena betegnes kunder, leverandører, debitorer, kreditorer og ansatte som 'partnere' og samles i et partnerkartotek.

 

Opret en partner

Du kan oprette en ny partner, hvor det er nødvendigt:

  • Via en salgsordre eller købsordre
  • Via bilagsregistrering
  • Via menuen Salg/Køb > Partner > Opret partner
  • Via +-ikonet øverst til højre i topbaren

Når du opretter en partner, kan du søge efter virksomheder i CVR-registret. Du indtaster blot de tilgængelige oplysninger, og mens du skriver, vises forslag i højre side af dialogboksen. Vælg den ønskede partner og kontroller oplysningerne, før du klikker på 'Opret'.

Vær opmærksom på at vælge den korrekte 'Type':

  • Privatperson: Beløb inklusive moms vises pr. ordrelinje på dine ordrer.
  • Virksomhed: Kun ordretotalerne vises med beløb inklusive moms.

Hvis du opretter en leverandør, kan du også tilføje betalingsoplysninger i bunden af dialogboksen. Disse betalingsoplysninger skal være oprettet på leverandøren, hvis du ønsker at bruge funktionen 'Betalinger' senere.

Oprettelse af partner i Xena

 

 

Oplysninger om partneren

Når partneren er oprettet, finder du den under menuen Salg/køb > Partner > Partneroversigt. Her er der tre faner, og hvis du vil se en oversigt med partnernavn, adresse osv., skal du vælge fanen 'Liste'.

For at åbne en partner skal du blot klikke på kontonummeret. Her finder du flere detaljer om partneren, som beskrives kort nedenfor.

 

Saldo

Her kan du se partnerens aktuelle saldo samt det beløb, der er forfaldent. Via menuen (de tre prikker) har du mulighed for at registrere betalinger, udligne beløb og udskrive posteringer/kontoudtog.

 

Detaljer

I denne boks finder du flere faner, der viser posteringer, tilbud, ordrer, fakturaer, dokumenter osv. for partneren. Via menuen (de tre prikker) ud for hver postering kan du f.eks.

  • Rette betalingsinformationer (rette lev. fakt.nr. og BetalingsID.
  • Ændre forfaldsdato
  • Slette delvis udligning

 

Navn/adresse

Her kan du redigere partnerens navn, adresse osv. Du kan også tilføje noter, som vil vises på salgsordrer/købsordrer tilknyttet partneren. Derudover kan du oprette søgeord for partneren. Du kan også vælge, om der skal bogføres moms på salgsfakturaer til partneren.

 

Kontakt

Her kan du tilføje telefonnumre, e-mails, alternative leveringsadresser og ekstra EAN-numre til partneren. Under fanen 'Log' kan du se en oversigt over hændelser (se afsnittet nedenfor).

 

Opsætning

Her kan du indtaste faktura-e-mailadresse, betalingsbetingelser, valuta, sprog, betalingsoplysninger for leverandører, bogføringsopsætning for leverandører osv. Klik på blyantikonet for at se yderligere indstillingsmuligheder. En partner kan have både 'Kunde' og 'Leverandør' opsætning, hvis du både køber fra og sælger til partneren.

Når Xena behandler bilag i bilagsregistreringen, er det afgørende, at du har indtastet CVR-nummer på dine leverandører. Dette sikrer nøjagtig identifikation af leverandøren i dit regnskab.

Derfor vær opmærksom på at:

  • Sikre dig at du kun har indtastet CVR-nummer på den leverandør du ønsker bogført bilag på
  • Sikre dig, at hvis du deaktiverer en partner, også at få slettet CVR-nummeret fra partneren

 

Priser

Her kan du oprette/vælge prisaftaler og rabataftaler relateret til denne partner. Disse bruges, når der oprettes fakturalinjer til partneren enten via en købs- eller en salgsordre.

 

Download til CSV-fil

Under menuen Salg/Køb > Partner > Partneroversigt har du mulighed for at downloade en liste over partnere som en CSV-fil. Knappen til download findes i bunden af oversigten.

Filtrene, du vælger øverst i oversigten, bestemmer også, hvad der eksporteres til filen.

Via partneroversigten kan listen downloades til CSV fil fra Xena

 

 

Log for partneren

Hvis du sender et dokument til en af de registrerede e-mails på partneren, dannes der automatisk en log over hændelsen. Du kan finde denne log på partneren i boksen 'Kontakt' på fanen 'Log'.

Hver log har et statusikon, som har følgende betydning:

  • Intet ikon: Ingen e-mail-status for denne log.
  • Sendt (ét flueben): E-mailen er blevet sendt fra vores server.
  • Afsendelse mislykkedes (rød advarsel): Det var ikke muligt at sende e-mailen.
  • Leveret (to flueben): E-mailen er blevet sendt, og modtagerens server har bekræftet modtagelsen.

Hvis en afsendelse mislykkes, kan det skyldes fejl i modtageradressen eller afvisning af e-mailen fra modtagerens server.

Bemærk: Logstatus 'Afsendelse mislykkedes' og 'Leveret' gælder kun for regnskaber, der bruger vores mailsystem, og ikke for regnskaber, der har brugerdefinerede indstillinger for egen SMTP-server. Anvender man egen SMTP kan man derfor udelukkende se at mailen er sendt.

E-mail statusikoner på partnerloggen i Xena


Opdateret