Kunder og Leverandører

I Xena betegnes alle relationer – herunder kunder, leverandører, debitorer, kreditorer og ansatte – som partnere. Disse administreres samlet i partnerkartoteket.

Opret partner

Du kan oprette en ny partner i følgende situationer:

• Via en salgs- eller købsordre

• Under bilagsregistrering

• I menuen Salg/Køb > Partner > Opret partner

• Ved at klikke på +-ikonet øverst til højre i topbaren

Når du opretter en partner, kan du søge direkte i CVR-registret. Begynd blot at indtaste oplysninger — systemet foreslår relevante virksomheder i højre side af dialogboksen. Vælg den ønskede partner, gennemgå oplysningerne og klik på Opret.

Ved oprettelse af en leverandør kan du desuden tilføje betalingsoplysninger nederst i formularen. Disse skal være udfyldt, hvis du ønsker at benytte betalingsfunktionen senere.

Saldo og detaljer

Når partneren er oprettet, kan den tilgås via Salg/Køb > Partner > Partneroversigt. I denne oversigt findes tre faner — vælg Liste for at se en samlet oversigt over navn, adresse m.m.

Klik på partnerens kontonummer for at åbne partnerkortet og se eller redigere alle detaljerne.

Saldo

Her vises partnerens aktuelle saldo samt eventuelle forfaldne beløb. Via menuen (de tre prikker) kan du:

• Registrere betalinger

• Udligne posteringer

• Udskrive kontoudtog

Detaljer

Denne sektion indeholder faner med partnerens posteringer, tilbud, ordrer, fakturaer, dokumenter m.m.
➡️ Læs mere om posteringer, ordrer og saldi på partnere

Navn og adresse

Du kan til enhver tid redigere partnerens navn og adresse. Hvis du ændrer f.eks. adressen, og ændringerne skal slå igennem på partnerens åbne ordrer, skal du efter sidste rettelse trykke på tabulator-tasten. Xena spørger herefter, om de åbne ordrer skal opdateres.

Derudover kan du tilføje:

Hovedtelefonnr.:
Vises på ordrer, hvor partneren er tilføjet som kunde eller leverandør.

Bemærkning:
Internt notat, som vises på ordrer, hvor partneren er tilføjet som kunde eller leverandør.

CVR-nummer:
Ved bilagsregistrering bruges CVR-nummeret til at identificere leverandøren. Sørg for at:

• Kun angive CVR-nummer på de partnere, som bilagsregistrering skal kunne identificere

• Slette CVR-nummeret, hvis du deaktiverer partneren

GLN-nummer (EAN):
Indtast kundens EAN-nummer her, hvis du sender elektroniske fakturaer. Har kunden flere EAN-numre, opretter du resten i boksen Kontakt > EAN.
➡️ Læs om elektroniske fakturaer

Partnertype:

• Privatperson: Priser vises også inkl. moms pr. ordrelinje

• Virksomhed: Priser vises kun ekskl. moms pr. ordrelinje

Momsfri:
Sæt flueben her, hvis salg til denne kunde altid skal bogføres uden moms.

Søgeord

Du kan tilføje søgeord til en partner og bruge dem til at filtrere i lister og rapporter.
➡️ Læs hvordan du kan anvende søgeord

Kontakt

I boksen Kontakt kan du se og redigere en række ekstra oplysninger om partneren.

Telefon:
Opret ekstra telefonnumre på partneren.

E-mails:
Vedligehold partnerens e-mailadresser. Adresserne foreslås i e-maildialoger relateret til partneren. E-mails sendt til adresser oprettet her logges automatisk under fanen Log.

Log:
Viser en log over e-mails sendt til partnerens oprettede e-mailadresser.
➡️ Læs mere om logs og e-mails på partneren

Leveringsadresse:
Opret ekstra leveringsadresser, som du kan vælge imellem på ordrer tilknyttet denne partner. For hver leveringsadresse kan du tilføje en intern note, som også vises på fanen Levering på ordrer.

EAN:
Sender du elektroniske fakturaer til denne partner, kan du her oprette en liste over EAN-numre, som du kan vælge imellem.

Opsætning kunde

Vælg valuta, betalingsbetingelse og sprog for denne kundes fakturaer. Derudover kan du opsætte:

Faktura e-mail:
Indtast kundens primære faktura-e-mailadresse.

Prisgruppe:
Du kan oprette prisgrupper med faste priser og rabatter, som automatisk beregnes på ordrer, hvor denne partner er tilføjet som kunde.
➡️ Læs mere om prismodulet

Rapportlayouts:
Har du egne tilpassede rapporter (f.eks. faktura og tilbud), kan du her vælge et andet layout end din standardrapport til denne kunde.
➡️ Læs mere om tilpassede rapporter

Opsætning leverandør

Vælg valuta, betalingsbetingelse og sprog for denne leverandørs fakturaer. Derudover kan du opsætte:

Faktura e-mail:
Indtast leverandørens primære faktura-e-mailadresse. Denne foreslås også, når du sender bestillinger til leverandøren.

Standard konto/standard moms:
Når du bogfører bilag via bilagsregistrering, kan du gemme konteringen som standard på leverandøren. Her kan du redigere den. Bemærk, at momsopsætningen følger den valgte finanskonto og ikke kan ændres separat her.

Rapportlayouts:
Har du egne tilpassede rapporter, kan du her vælge et andet layout end din standardrapport til denne leverandør.

Standard godkender:
Anvender du godkendelse af ordreomkostninger på bilag, kan du her vælge en fast godkender. Bilag bogført på denne leverandør sendes altid til den bruger, du vælger her — uanset hvem der er ordreansvarlig.

Standard forbrugstype:
Bogfører du ordreomkostninger via bilagsregistrering, kan du her vælge den forbrugstype, der skal foreslås på fakturaer fra denne leverandør.

Priser

Her kan du oprette eller vælge prisaftaler og rabataftaler relateret til partneren. Disse bruges, når der oprettes ordrelinjer til partneren, enten via en købs- eller en salgsordre.
➡️ Læs mere om prismodulet

Download partnere som CSV-fil

Under menuen Salg/Køb > Partner > Partneroversigt kan du downloade en liste over partnere som en CSV-fil. Knappen til download findes i bunden af oversigten.

De filtre, du vælger øverst i oversigten, bestemmer også, hvad der eksporteres til filen.

---

---