Partner - kunder og leverandører

I Xena omtales alle relasjoner – kunder, leverandører, debitorer, kreditorer og ansatte – som partnere. Disse administreres samlet i partnerregistre.

Opprett partner

Du kan opprette en ny partner i følgende tilfeller:

• Via en salgs- eller kjøpsordre

• Under bilagsregistrering

• I menyen Salg/Kjøp > Partner > Opprett partner

• Ved å klikke på +-ikonet øverst til høyre i topplinjen

Når du oppretter en partner, kan du søke direkte i organisasjonsregisteret. Begynn å skrive — systemet foreslår relevante virksomheter i høyre side av dialogboksen. Velg ønsket partner, gjennomgå opplysningene og klikk på Opprett.

Ved opprettelse av en leverandør kan du også legge inn betalingsopplysninger nederst i skjemaet. Disse må fylles ut hvis du ønsker å bruke betalingsfunksjonen senere.

Saldo og detaljer

Når partneren er opprettet, finner du den via Salg/Kjøp > Partner > Partneroversikt. Oversikten har tre faner — velg Liste for å se en samlet oversikt over navn, adresse m.m.

Klikk på partnerens kontonummer for å åpne partnerkortet og se eller redigere alle detaljene.

Saldo

Her vises partnerens nåværende saldo samt eventuelle forfalte beløp. Via menyen (de tre prikkene) kan du:

• Registrere betalinger

• Utligne posteringer

• Skrive ut kontoutdrag

Detaljer

Denne seksjonen inneholder faner med partnerens posteringer, tilbud, ordrer, fakturaer, dokumenter m.m.
➡️ Les mer om posteringer, ordrer og saldi på partnere

Navn og adresse

Du kan når som helst redigere partnerens navn og adresse. Hvis du endrer f.eks. adressen og ønsker at endringen skal gjelde partnerens åpne ordrer, trykker du Tab etter siste endring. Xena spør da om de åpne ordrene skal oppdateres.

Du kan også legge til:

Hovedtelefonnr.:
Vises på ordrer der partneren er lagt til som kunde eller leverandør.

Merknad:
Internt notat som vises på ordrer der partneren er lagt til som kunde eller leverandør.

Org.nummer:
Ved bilagsregistrering brukes org.nummeret til å identifisere leverandøren. Sørg for å:

• Kun angi org.nummer på de partnerne som bilagsregistrering skal kunne identifisere

• Slette org.nummeret hvis du deaktiverer partneren

GLN-nummer (EAN):
Legg inn kundens EAN-nummer her hvis du sender elektroniske fakturaer. Har kunden flere EAN-numre, registrerer du resten under Kontakt > EAN.
➡️ Les om elektroniske fakturaer

Partnertype:

• Privatperson: Priser vises også inkl. mva per ordrelinje

• Virksomhet: Priser vises kun ekskl. mva per ordrelinje

Mva-fri:
Kryss av her hvis salg til denne kunden alltid skal bokføres uten mva.

Søkeord

Du kan legge til søkeord på en partner og bruke dem til å filtrere i lister og rapporter.
➡️ Les hvordan du kan bruke søkeord

Kontakt

Under Kontakt kan du se og redigere en rekke ekstra opplysninger om partneren.

Telefon:
Legg til ekstra telefonnumre på partneren.

E-post:
Vedlikehold partnerens e-postadresser. Adressene foreslås i e-postdialoger relatert til partneren. E-post sendt til adresser opprettet her logges automatisk under fanen Logg.

Logg:
Viser en logg over e-poster sendt til partnerens registrerte e-postadresser.
➡️ Les mer om logger og e-poster på partneren

Leveringsadresse:
Legg til ekstra leveringsadresser som du kan velge mellom på ordrer tilknyttet denne partneren. For hver leveringsadresse kan du legge til et internt notat som også vises på fanen Levering på ordrer.

EAN:
Sender du elektroniske fakturaer til denne partneren, kan du her opprette en liste over EAN-numre som du kan velge mellom.

Kundeoppsett

Velg valuta, betalingsbetingelse og språk for denne kundens fakturaer. Du kan også sette opp:

Faktura-e-post:
Legg inn kundens primære faktura-e-postadresse.

Prisgruppe:
Du kan opprette prisgrupper med faste priser og rabatter som automatisk beregnes på ordrer der denne partneren er kunde.
➡️ Les mer om prismodulen

Rapportlayout:
Har du egne tilpassede rapporter (f.eks. faktura og tilbud), kan du her velge et annet layout enn standardrapporten for denne kunden.
➡️ Les mer om tilpassede rapporter

Leverandøroppsett

Velg valuta, betalingsbetingelse og språk for denne leverandørens fakturaer. Du kan også sette opp:

Faktura-e-post:
Legg inn leverandørens primære faktura-e-postadresse. Denne foreslås også når du sender bestillinger til leverandøren.

Standardkonto / standard mva:
Når du bokfører bilag via bilagsregistrering, kan du lagre konteringen som standard for leverandøren. Her kan du redigere den. Merk at mva-oppsettet følger den valgte finanskontoen og ikke kan endres separat her.

Rapportlayout:
Har du egne tilpassede rapporter, kan du her velge et annet layout enn standardrapporten for denne leverandøren.

Standard godkjenner:
Bruker du godkjenning av ordrekostnader på bilag, kan du her velge en fast godkjenner. Bilag bokført på denne leverandøren sendes alltid til den brukeren du velger her — uavhengig av hvem som er ordreansvarlig.

Standard forbrukstype:
Bokfører du ordrekostnader via bilagsregistrering, kan du her velge den forbrukstypen som skal foreslås på fakturaer fra denne leverandøren.

Priser

Her kan du opprette eller velge pris- og rabattavtaler knyttet til partneren. Disse brukes når det opprettes ordrelinjer til partneren, enten via en kjøps- eller en salgsordre.
➡️ Les mer om prismodulen

Last ned partnere som CSV-fil

Under menyen Salg/Kjøp > Partner > Partneroversikt kan du laste ned en liste over partnere som en CSV-fil. Knappen for nedlasting finnes nederst i oversikten.

Filtrene du velger øverst i oversikten, bestemmer også hva som eksporteres til filen.

---

---