Overfør betalinger til bank

Denne guiden viser deg hvordan du setter opp betalingsinformasjon på leverandører og overfører betalinger til banken i Xena – inkludert ISO20022 v09, kreditnotaer og parkering av fakturaer.

Oppsett på leverandører

Før du kan overføre betalinger til banken, må det være registrert betalingsinformasjon på hver enkelt leverandør.

Du kan enten:

• registrere betalingsinformasjon direkte på leverandørkortet, eller

• vente til du skal gjøre den første betalingen.

Slik registrerer du betalingsinformasjon:

1. Gå til leverandørkortet og velg fanen Oppsett > Leverandør

2. Klikk på rediger-ikonet, eller dobbeltklikk i feltet

3. Velg Opprett betalingsinformasjon

 

Enten du oppgir informasjonen gjennom partneren eller gjennom betalingsfunksjonen, vises de samme alternativene. Du velger Norsk bankkonto og legger inn kontonummer.

 

Klargjør for betaling

Gå til Kjøp > Betalinger.

Filtre

I feltet Pr forfallsdato kan du begrense betalinger til og med en bestemt forfallsdato. Du kan også velge å kun se utvalgte leverandører, eller kun vise bilag som ikke er parkert.

➡️ Les mer om parkering og notater på bilag

Nødvendig informasjon

Alle fakturaer må ha enten et fakturanummer eller en betalings-ID for å kunne eksporteres.

• Mangler det informasjon på en faktura, retter du det via menyen (tre prikker) > Rediger fakturadetaljer

• Mangler det betalingsinformasjon på leverandøren, oppretter du det via menyen (tre prikker) > Rediger betalingsinfo

Gruppert betaling

Velger du å overføre betalinger gruppert, gjelder egne regler:

• Du trenger ikke legge inn fakturanr./betalings-ID per faktura – angi det i stedet som faste tekster i leverandørens betalingsinformasjon, eller legg det inn ved eksport

• Har samme leverandør flere forfallsdatoer, opprettes én betaling per dato

• Er forfallsdatoen passert, brukes dagens dato som betalingsdato

 

Håndtering av kreditnotaer

Kreditnotaer kan håndteres på to måter:

Automatisk fradrag

Aktivér Grupper betaling i leverandørens betalingsinformasjon. Da trekkes kreditnotaer automatisk fra totalbeløpet.

Manuell utligning

Utlign kreditnotaen med en av leverandørens fakturaer. Fakturabeløpet reduseres tilsvarende ved overføring til banken.

➡️ Les mer om utligning av leverandørposter

 

Parkering av fakturaer

Vil du utsette betalingen av en faktura – f.eks. ved tvil eller avventende godkjenning – kan du bruke parkeringsfunksjonen. Du kan samtidig legge til notater og endre forfallsdatoen. Uansett hvilken metode du bruker, åpnes samme redigeringsdialog, og endringene vises også på leverandørposteringen.

Dette gjør du ved å:

• Notatikonet

• Parkeringsikonet

• De tre prikkene > Rediger fakturadetaljer

⚠️ Bemerk: Det er ikke mulig å betale parkerte fakturaer via betalingslisten.

➡️ Les mer om parkering og notater på leverandørposteringer

 

Forbered eksport

1. Klikk på Rediger betalingsoppsett (kun nødvendig første gang du eksporterer)

2. Velg eksporttype ISO20022 (v03) eller ISO20022 v09, avhengig av hvilken versjon banken din krever. Er du usikker, bør du spørre banken din

3. Skriv inn registreringsnummer, kontonummer og de øvrige nødvendige opplysningene. Ved ISO20022 kan du i tillegg fylle ut Bruker-ID og Avtalenummer, hvis banken din krever det for identifikasjon av betalingen – feltene er valgfrie og kan stå tomme

4. Klikk på Oppdater for å lagre

 

Eksportér betalinger

Når alle fakturaer og leverandører har nødvendige data, kan du eksportere dem til en fil:

1. Merk av de fakturaene du ønsker å inkludere i betalingen. Ikke-merkede fakturaer vises igjen neste gang

2. Klikk på Klargjør eksport

3. Et dialogvindu viser eventuelle feil eller mangler, f.eks. et manglende betalings-ID

4. Rett feilen direkte i dialogen, eller lukk og gjør det via fakturalisten

5. Klikk på Eksporter, når alt er korrekt

En CSV-fil lastes ned og lagres i nedlastingsmappen din, f.eks. 27-06-2023_8920_bank_betalinger.csv.

Importer filen i nettbanken din, på samme måte som ved manuell betaling.

⚠️ Bemerk: Feiler filen ved import i banken, kan du prøve å eksportere fakturaene på nytt:

1. Gå til fanen Betalinger

2. Velg Inkluder tidligere eksporterte

3. Velg de samme fakturaene igjen

4. Klikk på Klargjør eksport

5. Prøv om den nye filen kan importeres i banken uten feil

 

Overfør betalinger til finanskladden

Etter eksport til banken kan data fra filen overføres til en kassekladd:

1. Gå til Kjøp > Betalinger > fanen Eksportarkiv

2. Finn ønsket eksport (basert på dato)

3. Velg Eksportér til finanskladde via menyen

4. Velg kladd og motkonto (bankkonto)

5. Klikk på Eksportér til finanskladde

Kassekladden åpnes automatisk, og betalingene er klare for bokføring.

 

Gjeneksport og historikk

Du kan gjeneksportere tidligere betalinger:

1. Merk feltet Vis allerede overførte for å se tidligere betalte fakturaer

2. Rediger og merk av som ved ny betaling

3. Under Eksportarkiv kan du finne og gjeninnlese tidligere eksporterte filer

---

---