Overfør betalinger til banken

Denne guide viser dig, hvordan du opsætter betalingsoplysninger på leverandører og overfører betalinger til banken i Xena – herunder ISO20022 v09, kreditnotaer og parkering af fakturaer.

Opsætning på leverandører

Før du kan overføre betalinger til banken, skal betalingsoplysninger være indtastet for hver enkelt leverandør.

Du kan enten:

• oprette betalingsoplysninger direkte på leverandørkortet, eller

• vente med at indtaste dem, til du skal foretage den første betaling.

Sådan opretter du betalingsoplysninger:

1. Gå til leverandørkortet og vælg fanen Opsætning > Leverandør

2. Klik på rediger-ikonet, eller dobbeltklik i boksen

3. Vælg Opret betalingsoplysninger

 

Du kan vælge mellem følgende betalingstyper:

Bankkonto

• Indtast leverandørens registreringsnummer og kontonummer

• Vil du samle flere fakturaer i én betaling, kan du markere Gruppér betalinger og angive en standard adviseringstekst, f.eks. dit kundenummer

FIK 71

• Indtast leverandørens FIK-leverandørnummer

• Markér evt. Gruppér betalinger for at bruge et samlet betalings-ID, f.eks. fra et kontoudtog

 

Klargør til betaling

Gå til menuen Køb > Betalinger.

Filtre

I feltet Pr. forfaldsdato kan du begrænse betalinger til og med en bestemt forfaldsdato. Du kan også vælge kun at se udvalgte leverandører, eller kun se bilag der ikke er parkeret.

➡️ Læs mere om parkering og noter på bilag

Krævede informationer

Alle fakturaer skal have enten et fakturanummer eller et betalings-ID for at kunne eksporteres.

• Mangler oplysninger på en faktura, retter du dem via menuen (tre prikker) > Rediger fakturadetaljer

• Mangler der betalingsoplysninger på leverandøren, opretter du dem via menuen (tre prikker) > Rediger betalingsopl.

Grupperet betaling

Vælger du at overføre betalinger grupperet, gælder der særlige regler:

• Du skal ikke indtaste fakturanr./betalings-ID per faktura – opret dem i stedet som faste tekster på leverandørens betalingsoplysninger, eller indtast dem ved eksport

• Har samme leverandør flere forfaldsdatoer, oprettes én betaling pr. dato

• Er forfaldsdatoen overskredet, bruges dags dato som betalingsdato

 

Håndtering af kreditnotaer

Kreditnotaer kan håndteres på to måder:

Automatisk fratrækning

Aktivér Gruppér betaling i leverandørens betalingsoplysninger. Så fratrækkes kreditnotaer automatisk.

Udligning manuelt

Udlign kreditnotaen med en af leverandørens fakturaer. Beløbet reduceres tilsvarende ved bankoverførslen.

➡️ Læs om udligning af partnerposteringer

 

Parkering af fakturaer

Vil du udsætte betalingen af en faktura – f.eks. pga. tvivl eller afventende godkendelse – kan du bruge parkeringsfunktionen. Du kan samtidig tilføje noter og ændre forfaldsdatoen. Uanset hvilken metode du bruger, åbnes samme redigeringsdialog, og ændringerne vises også på partnerposteringen.

Parkering kan udføres via:

• Noteikonet

• Parkeringsikonet

• De tre prikker > Rediger fakturadetaljer

⚠️ Bemærk: Det er ikke muligt at betale parkerede fakturaer via betalingslisten.

➡️ Læs om parkering og noter på partnerposteringer

 

Forbered eksport

1. Klik på Ret betalingsopsætning (kun nødvendigt første gang du eksporterer)

2. Vælg din banks eksporttype, eller vælg et af standardformaterne ISO20022 (v03) eller ISO20022 v09, afhængigt af hvilken version din bank kræver. Er du i tvivl, skal du spørge din bank

3. Indtast registreringsnummer, kontonummer og de øvrige krævede oplysninger. Ved ISO20022 kan du desuden udfylde Bruger-ID og Aftalenummer, hvis din bank kræver det til identifikation af betalingen – felterne er valgfrie og kan stå tomme

4. Klik på Opdater for at gemme

➡️ Liste over understøttede bankformater i Xena

 

Eksportér betalinger

Når alle fakturaer og leverandører har de nødvendige data, kan du eksportere dem til en fil:

1. Markér de fakturaer, du vil inkludere i betalingen. Ikke-markerede fakturaer vises igen næste gang

2. Klik på Klargør eksport

3. Et dialogvindue viser evt. fejl eller mangler, f.eks. manglende betalings-ID

4. Ret fejlen direkte i dialogen, eller luk og ret via fakturalisten

5. Klik på Eksporter, når alt er korrekt

En CSV-fil med betalingerne downloades og gemmes i din standardmappe for downloads, f.eks. 27-06-2023_8920_bank_betalinger.csv.

Importér filen i din netbank, som du plejer ved manuel betaling.

⚠️ Bemærk: Fejler filen ved import i banken, kan du prøve at eksportere fakturaerne igen:

1. Gå til fanen Betalinger

2. Vælg Medtag tidligere eksporterede

3. Vælg de samme fakturaer igen

4. Klik på Klargør eksport

5. Prøv om den nye fil kan importeres i banken uden fejl

 

Overfør betalinger til finanskladden

Efter eksport til banken kan filens data overføres til en kassekladde:

1. Gå til Køb > Betalinger > fanen Eksportarkiv

2. Find den ønskede eksport (baseret på dato)

3. Vælg Eksport til finanskladde via menuen

4. Vælg kladde og modkonto (bankkonto)

5. Klik på Eksport til finanskladde

Kassekladden åbnes automatisk, og betalingerne er klar til bogføring.

 

Genudlæsning og historik

Du kan genudlæse tidligere betalinger:

1. Markér feltet Vis allerede overførte for at se tidligere betalte fakturaer

2. Rediger og markér som ved en ny betaling

3. Under Eksportarkiv kan du finde og genudlæse tidligere eksporterede filer

---

---