Regnskab

Kassekladden

Brug Xenas kassekladde til manuel bogføring, import af FIK adviseringer, periodiseringer, eller til hurtig og sikker bogføring af banken via bankbevægelser overført fra bankafstemningen!

I Xena findes en god gammeldags kassekladde, som giver mulighed for hurtig indtastning og brug af tastatur i et omfang, som ikke er set før i et online bogføringssystem!

I kladden kan du endvidere håndtere periodisering af posteringer, samt du kan anvende kladde skabeloner.

Dertil er det fra bankafstemningen muligt at overføre bankbevægelser til kladden, sådan at du kan gøre banken op næsten uden indtastning.

Via menuen øverst til højre har du forskellige muligheder:

  • Tøm kladden = Slet alle linjer i kladden
  • Sorter efter bilagsnummer = sorterer alle linjer med mindste bilagsnummer øverst
  • Import = Benyttes til import af posteringer fra CSV fil. Det kan f.eks.være en fast bogføring du foretager hver måned, gem disse i en fil, så det eneste du skal rette hver gang er f.eks. datoen
  • Importer FIK = Importer FIK-adviseringer som du har udlæst fra din bank. Partner findes automatisk, samt faktura udlignes.
  • Gem/overskriv skabelon = Her gemmer du nye skabeloner, eller overskriver eksisterende 
  • Administrer skabeloner = Her kan du ændre navn og slette dine skabeloner

 

I princippet kan al bogføring i Xena gøres fra kassekladden. Her er der mulighed for at bogføre finansbilag, køb, salg, ind- og udbetalinger. Har du en betalingskonto som modkonto, ser du i bunden før- og eftersaldo på bl.a. betalingskontoen, så der kan afstemmes inden bogføring

 

Gå til Finans > Kassekladde. Hovedbilledet er delt op i indtastningen øverst, og nederst en visning af hvilken konsekvens en bogføring vil give af det der er indtastet.

Du kan for hvert bilag vælge om det skal bogføres med det samme, eller om bilaget skal afvente bogføring til senere. Du kan øverst vælge/fravælge alle, og du kan også for hvert bilag foretage valg. Vær opmærksom på, at når du vælger/fravælger en linje til bogføring, vil alle linjer med det samme bilagsnr også automatisk blive valgt/fravalgt.

Marker linjer i kassekladden til bogføring i Xena

 

Brug tastatur og pile-taster til navigering i bogføringslinjer - det er hurtigere end at bruge musen

  • Piletaster frem eller tilbage og tab/shift+tab flytter til næste eller forrige felt.
  • Tab ved sidste felt fra en linje flytter til første felt i linjen under (skaber ny linje hvis nødvendigt).
  • Piltast ned - giver ny linje.
  • Piltast op og ned flytter markøren op og ned i samme felt.
  • Tast navn eller tal direkte i konto eller beløbsfelter. Fx "Telefon" eller kundens navn, saldo, fakturanummer.
  • Slet linjer med CTRL - (minustegn).
  • CTRL+ (plustegn) indsætter ny linje over der, hvor du står.

 

Forklaringer:

Kladde: Der er mulighed for at oprette flere kladder, som har hver sin bilagsserie. Kladder oprettes under "Opsætning -> Finansopsætning" under fanen "Kladder".

Regnskabsår: Det er kun mulig at bogføre inde for ét år af gangen. Her kan vælges de regnskabsår, som er oprettet og åbne.

 

Indtastningslinjer:

Dato: Vælg eller tast dato. Hvis der tastes afsluttes med "enter". tast fx "0110" Det vil give 01-10-aktuelt år.

Bilagsnr.: bestemmes af den valgte kladde samt regnskabsperioden. Hvis man ønsker at tilføje noget til et eksisterende bilagsnummer, kan foreslået bilagsnr. overstyres manuelt. Man får da en advarsel om at man bogfører på et tidligere brugt bilagsnummer. (Se også vejledning om bilag)

Type: Der findes 3 bogføringstyper, her er de 3 valg forklaret:

  • Finans - Bruges til bogføring af manuelt salg og køb, indgående bilag, regninger samt kasse, løn og andre almindelige bogføringer. Det næste felt "Konto" indeholder nu mulighed for at vælge blandt alle finanskonti. Der kan enten modposteres på en betalingskonto eller på en partner (debitor/kreditor)
  • Partnerbetaling - Vælges ved bogføring af ind- eller udbetalinger. I feltet "Partner" søges der efter den partner eller postering man ønsker at udligne. Der kan søges efter bla.: Fakturabeløb, Fakturanummer, Ordrenummer, Saldo, Partnernavn, Partnernummer.
  • Kundegebyrer - Vælges ved manuel bogføring af renter/gebyrer på kunder, eller ved tilbageførsel af tidligere bogført renter/gebyrer. Vælg partneren samt vælg hvilken finanskonto beløbet skal bogføres på. Hvis renter/gebyr skal tillægges kundens saldo, skal beløbet krediteres. Er det en tilbageførsel af tidligere bogført rente/gebyr, skal beløbet debiteres.

Konto: Finanskonti, betalingskonti eller varegrupper kan vælges her. Er det en finanskonto for telefoni, skrives "tele". Findes der ikke en konto for telefoni, vil systemet foreslå at den oprettes. Se Søge og oprette.

Partner: Felt til valg af partner. Du kan søge efter partneren på mange forskellige måder. Skriv f.eks partnerens navn, saldo, fakturanummer eller det beløb du er på jagt efter. Xena vil løbende foreslå partnere ud fra det du indtaster i feltet.

Beløb eller Debet/Kredit: Beløbsfeltet kan vises som ét felt eller som en debet- og kreditkolonne. Hvordan det vises bestemmes under "Min profil". 

Modkonto: Her kan vælges mellem alle de konti du har oprettet med kontotype "Betalingskonto".

Beskrivelse: Giv altid en god forklaring til bilaget. At skrive "Forsikring" på en bogføring på en konto for forsikringer giver ikke meget hjælp senere. Skriv noget kort der forklarer så meget som muligt. Fx "Tryg Bilforsikring 876126378 - AA12345".

Valuta: Ved bogføring af bilag i anden valuta, kan valuta bestemmes. Der skal være oprettet en kurs før bogføringsdatoen. Se Opsætning -> Finansopsætning fanen "Valuta".

Moms: Ved type "Finans" sættes momskonto til det som er standard for finanskontoen. Ved "Manuelt køb eller salg" sættes momskonto til det som er standard for varegruppen. Momskoden kan overstyres. Dette giver en advarsel om at der bogføres med anden momskode end den som er standard. Fradragsprocenten kan tilpasses via menuen for linjen helt til højre. (Importmoms og told findes der egen registrering for se Importmoms og told)

Afdeling, Bærer, Formål: Felter for dimensioner i regnskabet vises kun i kassekladden hvis de er oprettet. (Opsætning -> Finansopsætning)

Menuen (de 3 streger): Menuen indeholder de funktioner, som er lidt mere sjældent brugt. Dertil også mulighed for at tilknytte dokumenter. Bogfører du på en partner, vil det også her være muligt at indtaste leverandørens fakturanr, samt evt betalingsID til brug ved senere overførsel af betaling til banken.

Billedet viser de muligheder der er for ekstra info på kassekladdelinjer

 

Brug af kassekladde skabeloner:

Du har mulighed for at oprette en kassekladde skabelon, som du kan benytte til at bogføre tilbagevendende posteringer. Du starter med at indtaste de kladdelinjer du ønsker at gemme som skabelon, og i menuen for kassekladden vælger du 'Gem/overskriv skabelon'.

  • Vedhæftede dokumenter til kladdelinjer gemmes ikke med i skabelonen
  • Evt. udligninger på partnerposteringer gemmes ikke med i skabelonen
  • Linjerne sorteres i den orden de tilføjes. Dette betyder, at nye linjer til skabelonen altid tilføjes i bunden.

Gem kassekladde skabelon i Xena

 

Når du har gemt din første skabelon, vil du nu i bunden af kladden se linket til at indsætte linjer fra en skabelon. Vælg skabelonen du ønsker at bruge, og linjerne tilføjes i bunden af den nuværende kladde.

  • Bilagsnummerering følger skabelonens opbygning af bilagsnumre, så linjer med ens bilagsnr. i skabelonen, vil også have ens bilagsnr. i kladden
  • Når linjer indsættes fra skabelonen, vil dato for kladdelinjerne altid sættes til dags dato

Indsæt kassekladdelinjer fra skabelon i Xena

Har du ændringer til en tidligere gemt skabelon, så start med at hente skabelonen ind i en tom kladde. Foretag nu dine ændringer, og i menuen vælger du 'Gem/overskriv skabelon'. Marker at du vil overskrive en eksisterende skabelon, vælg skabelonen og tryk 'Gem'.

Hvis du blot vil give skabelonen et nyt navn, eller du ønsker at slette en skabelon, så vælg i menuen 'Håndter skabeloner'. Du kan nu ændre navnet på dine nuværende skabeloner, eller du kan klikke på skraldespand ikonet ud for skabelonen du ønsker at slette. Ændringerne gemmes først, når du til sidst trykker på 'Gem'.

Administrer kassekladde skabeloner i Xena

 

Periodisering af omkostning:

For at periodisere en tidligere bogført omkostning, skal du først sikre dig at du har en periodiseringskonto oprettet, som du kan benytte som modkonto til dine periodiseringsposter. Denne konto skal oprettes med typen Betalingskonto, hvilket gør at du kan vælge den som modkonto.
I kassekladden starter du med at tilføje en linje med dato, finanskonto (omkostningskontoen), beløb og beskrivelse. Derudover kan du vælge valutakode, og evt afdeling/bærer/formål. Hvis omkostningskontoen har momskode som standard, skal du manuelt slette momskoden på linjen.
Klik på menuen ud for linjen (de 3 prikker), og vælg 'Periodisering'. 
Datoen fra din kladdelinje bliver startdatoen for periodiseringen. Vælg i dialogen din periodiseringskonto som modkonto, og for hvor mange måneder omkostningen skal periodiseres. Klik på knappen 'Fordel' for at få oprettet forslag til periodiseringsposteringer.
Dialog for periodisering i kassekladden i Xena
Vær opmærksom på:
  • Du kan kun vælge periodisering, hvis datoen for din kladdelinje ligger i det regnskabsår der er valgt foroven i kladden.
  • Du kan kun foretage periodisering indenfor samme regnskabsår
Her eksempel på oprettede periodiserings kladdelinjer:
Periodiserings kladdelinjer i Xena

 

 

Hvordan systemet bogfører:

Når "Finans" er valgt i Type: Den konto som vælges bogføres med det fortegn der skrives. Altså debet, hvis beløbet er positivt. Modkonto bogføres modsat. Modkonto bruges normalt kun til betalingskonti. Partner er også en modkonto, derfor kan der ikke stå noget i modkonto og partner samtidig. 
Når "Partnerbetaling" er valgt i type: Der bogføres på partner med det fortegn der skrives, altså debet hvis beløbet er positivt og der bogføres modsat på modkonto. 


Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her