Kassekladden

Brug Xenas kassekladde til manuel bogføring eller til hurtig og sikker bogføring af banken via bankbevægelser overført fra bankafstemningen!

I Xena findes en god gammeldags kassekladde, som giver mulighed for hurtig indtastning og brug af tastatur i et omfang, som ikke er set før i et online bogføringssystem!

Dertil er det fra bankafstemningen muligt at overføre bankbevægelser til kladden, sådan at du kan gøre banken op næsten uden indtastning. Kassekladden foreslår selv hvilke ud- og indbetalinger som passer sammen med bankbevægelsen.

I princippet kan al bogføring i Xena gøres fra kassekladden. Her er der mulighed for at bogføre finansbilag, køb, salg, ind- og udbetalinger.

Hovedbilledet er delt op i indtastningen øverst og visning af hvilken konsekvens en bogføring af det der er indtastet vil give ved bogføring. Ind i mellem de 2 vil der komme eventuelle advarsler eller fejlbeskeder, hvis det indtastede enten ikke er i balance (så længe der er direkte fejl, kan kladden slet ikke bogføres), eller hvis der er tastet noget, som ikke er helt hensigtsmæssigt (giver advarsler).

 

Gå til Finans > Kassekladde.

undefined

 

Brug tastaturet og pil-taster til navigering i bogføringslinjer - det er hurtigere end at bruge musen

  • Piletaster frem eller tilbage og tab/shift+tab flytter til næste eller forrige felt.
  • Tab ved sidste felt fra en linje flytter til første felt i linjen under (skaber ny linje hvis nødvendigt)
  • Piltast ned - giver ny linje
  • Piltast op og ned flytter markøren op og ned i samme felt
  • Tast navn eller tal direkte i konto eller beløbsfelter. Fx "Telefon" eller kundens navn, saldo, fakturanummer
  • Slet linjer med CTRL + "-" (minustegn)
  • CTRL + "+" (plustegn) indsætter ny linje over der, hvor du står

 

Forklaring til felter

Kladde: Der er mulighed for at oprette flere kladder, som har hver sin bilagsserie. Kladder oprettes under "Opsætning -> Finansopsætning" under fanen "Kladder".

Regnskabsår: Af sikkehedsgrunde er det kun mulig at bogføre inde for ét år af gangen. Her kan vælges de regnskabsår, som er oprettet og åbne.

 

Indtastningslinjer

Dato: Vælg eller tast dato. Hvis der tastes så afslut med "enter". tast fx "0110" Det vil give 01-10-aktuelt år. Systemet foreslår altid den samme dato som du har tastet i linjen over. Dermed bliver det enklere at taste noget i tidligere måneder uden at skulle bladre i datovælgeren.

Bilagsnr.: Bilagsnummer serie bestemmes af valgt kladde. Systemet giver næste bilagsnummer ud fra højeste indtastet eller bogført nummer. Hvis man ønsker at tilføje noget til et eksisterende bilagsnummer, så indtastes dette nummer i feltet. Man får da en advarsel om at man bogfører på et tidligere brugt bilagsnummer. (Se også vejledning om bilag)

Type: Der findes 2 bogføringstyper, som hver giver bogføringslinjen de egenskaber, som er ønskelige ved den pågældende bogføring. Her er de 2 valg forklaret:

  • Finans - Bruges til bogføring af manuelt salg og køb, indgående bilag, regninger samt kasse, løn og andre almindelige bogføringer. Det næste felt "Konto" feltet indeholder nu mulighed for at vælge blandt alle finanskonti. Der kan enten modposteres på en batalingskonto eller på en partner (debitor/kreditor)
  • Partnerbetaling - Vælges ved bogføring af ind- eller udbetalinger. I feltet "Partner" søges der efter den partner eller postering man ønsker at udligne. Der kan søges efter bla.: Fakturabeløb, Fakturanummer, Ordrenummer, Saldo, Partnernavn, Partnernummer osv... 

Konto: "Konto" er alle finanskonti, betalingskonti eller varegrupper. Tast det du søger. Er det en finanskonto for telefoni, så skriv "tele". Findes der ikke en konto for telefoni, så vil systemet foreslå at den oprettes. Se Søge og oprette.

Beløb eller Debet/Kredit: Beløbsfeltet kan vises som ét felt eller som en debet og kredit kolonne. Hvordan det vises bestemmes under "Min profil". Beløbsfelter i kassekladden kan lidt ekstra. Tast navn eller tal direkte i beløbsfelter. Fx kundens navn, saldo, fakturanummer eller det beløb du er på jagt efter.

Modkonto: Modkonto er betalingsmiddel. Ved indtastning af kontante bilag vælges Bank, kasse eller andre konti oprettet som "Betalingskonto". Ved Typen Partnerbetaling (ind- eller udbetalinger) er der ikke brug for modkonto, så ved det valg er den fjernet.

Beskrivelse: Giv altid en god forklaring til bilaget. At skrive "Forsikring" på en bogføring på en konto for forsikringer giver ikke meget hjælp senere. Skriv noget kort der forklarer så meget som muligt. Fx "Tryg Bilforsikring 876126378 - AA12345".

Valuta: ved bogføring af bilag i anden valuta, så kan valuta bestemmes. Der skal være oprettet en kurs før bogføringsdato. Se Opsætning -> Finansopsætning fanen "Valuta".

Moms: Ved type "Finans" sættes momskonto til det som er standard for finanskontoen. Ved "Manuelt køb eller salg" sættes momskonto til det som er standard for varegruppen. Momskoden kan overstyres. Dette giver en advarsel om at der bogføres med anden momskode end det som er standard. Fradragsprocent sættes også til standard. Denne kan tilpasses under menuen for linjen helt til højre. (Importmoms og told findes der egen registrering for se Importmoms og told)

Afdeling, Bærer, Formål: Felter for dimensioner i regnskabet vises kun i kassekladden hvis de er oprettet. (Opsætning -> Finansopsætning)

Menuen (de 3 streger): Menuen indeholder de funktioner, som er lidt mere sjælden brugt. Dertil mulighed for at tilknytte dokumenter og at hoppe til de forskellige konti, som er brugt på bogføringslinjen.

Hvordan systemet bogfører:

Når "Finans" er valgt i Type:
Den konto som vælges bogføres med det fortegn som der skrives med. Altså debet, hvis beløbet er positivt. Modkonto bogføres modsat. Modkonto bruges normalt kun til betalingskonti. Partner er også en modkonto derfor kan der ikke stå noget i modkonto og partner samtidig. 
Når "Partnerbetaling" er valgt i type:
Så bliver partner som konto (og kontofeltet forsvinder) der bogføres på partner med det fortegn der skrives, altså debet hvis beløbet er positivt og der bogføres modsat på modkonto.