Bankafstemning

Indlæs dine bankposteringer til bankafstemningen. Ikke kun for at afstemme de bankposteringer du allerede har bogført, men også for at slippe for triviel indtastning ved bogføring af banken!

Bankafstemning i Xena indeholder 2 funktioner:

  • Afstemme banken for at sikre at de posteringer der er i regnskabet stemmer 100% med det faktiske
  • Overføre bankbevægelser til kassekladden

Start med at være så ajour som mulig med fakturering og bilags registreringen. Derefter indlæser du dine bankposteringer til bankafstemningen.

 

Udlæsning fra banken

Alle banksystemer har en funktion til at udlæse bankposteringer på en konto til en tekstfil. Formatet på filen er normalt en ".csv" (commasepareret fil) Hvordan der udlæses fra banken er forskelligt, men ofte ligger funktionen på det skærmbillede hvor du ser kontoens bevægelser. Spørg din bank, hvis du er usikker. Filen skal gemmes på din lokale PC/Mac.

Datointerval for udlæsningen vil normalt være op til dagen i går. Undgå at indlæse dagens posteringer, da de er foreløbige og kan ændre plads og dermed passer saldo for bevægelsen ikke. Der skal udlæses en fil for hver bankkonto der skal afstemmes/bogføres op.

Der er en funktion i Xena, som sørger for at de samme bankposteringer ikke kan indlæses 2 gange. Er du usikker på hvor langt du kom sidst, så tag hellere for mange posteringer med end for lidt.

 

 

Indlæsning i Xena:

Bankafstemningen findes under Finans -> Bankafstemning.

Før der kan indlæses bankposteringer, så skal der oprettes en finanskonto for hver bankkonto og disse skal angives som en betalingskonto. Vejledning til oprettelse af kontoplan findes her.

Derefter vælges kontoen og den tildeles en "Bankkontekst".

undefined

 

Nu er det klar for import. Tryk på knappen "Importer":

undefined

 

I import-dialogen vælges først bank

(Hvis din bank ikke er i oversigten, så kan man bruge "speciel" og angive indlæsningen manuelt. Hvis du sender bankudlæsningen sammen med en oplysning om hvilken bank den er udlæst fra til os, så laver vi en indlæsning der passer. Kontakt os via chaten)

Vælg derefter filen og tjek at det under "Eksempel" ser normalt ud. Hvis det ser forkert ud, så er der valgt forkert udlæsning fra din bank eller indstillinger er sat forkert.

Tryk "Importere"

undefined

 

Afstemningen:

Når indlæsningen er udført, så vil "Bankposteringer" (Det du har udlæst fra banken) være på venstre side og de bogførte "Finansposteringer" (Det du har bogført på kontoen i Xena) står til højre.

Når der klikes på en postering på enten den højre eller venstre side, så vil den eller de posteringer som passer sammen på modsatte side blive markeret med en farve. Jo mørkere grøn farven er, jo større er sandsynligheden for at det er denne postering der passer sammen.

Så længe der er et orange udråbstegn ("!") er der ikke valgt en post som passer til på den modsatte side. Klik på den lille runde "!" eller på knappen "Vis forslag" under, for at få vist de posteringer på den modsatte side der passer bedst sammen med sandsynligheden i procent.

Under posteringerne vil der vises en opsummering. Så længe der ikke er valgt rigtige afstemninger vil differencen blive forklaret med advarsler:

undefined

 

For at afstemme en post skal der sættes kryds i tjekboksen på begge sider. Der kan afstemmes mange posteringer samtidig. Når alt stemmer, så vil det vises ved at der er et tjek tegn i alle afstemte linjer og under posteringerne vil opsummeringen ikke indeholde advarsler. "Differance:" skal stå til 0,00

undefined

Nu kan der trykkes på knappen "Afstem". Alternativt kan hver linje som er afstemt udlignes ved at klikke på det lille grønne check tegn på hver linje.

Afstemte posteringer vil nu skjules fra oversigten.

Dette var så Bankafstemningen. En bankafstemning sikrer at der ikke er posteret forkert på en bankkonto. Afstemningen af denne er en af de vigtigste kontrolværktøj du har for at sikre at regnskabet er bogført korrekt.

 

Overførsel af bankposteringer som endnu ikke er bogført til kassekladden

I dette eksempel havde banken 2 posteringer. Den ene postering passede sammen med et tidligere bogført bilag. En resturantregning. Denne var nok bogført på banken via bilagsregistreringen. Se her en kort video om hvordan.

Den anden postering er tydeligvis en indbetaling til banken, som ikke er bogført. For at få den bogført på den rigtige partner (kunde) og med den rigtige faktura, så skal den overføres til kassekladden.

Tryk på menu knappen øverst til højre og vælg "Flyt uafstemte poster til kladde"

undefined

 

Nu kommer en popup, som spørger om bekræftelse. Tryk på "Overfør og gå til kladde"

 

undefined

 

Nu står du i Kassekladden. Alle uafstemte linjer fra bankafstemningen ligger nu her. Nu er det meget nemt at bogføre banken helt uden at skulle taste dato, kontonummer, tekster eller beløb!

TIPS: For at vælge den rigtige partner (kunde eller leverandør) til en ind eller udbetaling, så sæt markøren i beløbsfeltet. Hvis der lige slettes sidste ciffer i øre, så kommer der forslag til hvilken faktura eller saldo som passer. 

I beløbsfeltet i kassekladden kan der i øvrigt skrives og søges på navn og fakturanummer foruden beløb!

Se også vejledningen om kassekladden

 

LÆR DIG DE 3 BOGFØRINGS STEP SOM XENA BESTÅR AF!

Vi ved det... Det er svært at lave om på gamle vaner, men hvis du giver dig selv tid til at lære hvordan bogføringen kan gøres i Xena, så får du ikke kun en nem og hurtig arbejdsgang i bogføringen med minimal tastearbejde, det giver også den bedste og sikreste bogføring og alle dine bilag ligger online.

Se "De 3 bogføringsstep"