Bankavstemming

Importer bankposteringene dine til bankavstemmingen. Dette gjøres ikke bare for å avstemme de bankposteringene du allerede har bokført, men også for å slippe å utføre triviell inntasting når du skal bokføre banken!

Bankavstemming i Xena inneholder 2 funksjoner:

  • Avstemme banken for å sikre at de posteringene som er i regnskapet, stemmer 100 % med det faktiske
  • Overføre bankbevegelser til kassakladden

Start med å være så à jour som mulig med fakturering og bilagsregistrering. Deretter importerer du bankposteringene dine til bankavstemmingen.

 

Eksportering fra banken

Alle banksystemer har en funksjon for å gjøre om bankposteringer på en konto til en tekstfil. Formatet på filen er normalt "csv" (kommaseparert fil). Hvordan man gjør dette, er forskjellig, men ofte ligger funksjonen på det skjermbildet hvor du ser kontoens bevegelser. Spør banken din hvis du er usikker. Filen skal lagres på din lokale pc/Mac.

Filen vil vanligvis inneholde bankposteringer fram til dagens dato; alternativt fram til en dag hvor bilagsregistreringen er noenlunde à jour. Det skal opprettes en fil for hver bankkonto som skal avstemmes/bokføres.

Det er en funksjon i Xena som sørger for at de samme bankposteringene ikke kan leses inn 2 ganger. Er du usikker på hvor langt du kom sist, er det bedre at du tar med for mange posteringer enn for få.

 

 

Importering i Xena:

Bankavstemmingen finnes under Finans -> Bankavstemming.

Før bankposteringer kan importeres, må det opprettes en finanskonto for hver bankkonto, og disse skal angis som en betalingskonto. Veiledningen for opprettelse av kontoplan finnes her.

Deretter velges kontoen, og den tildeles en "Bankkontekst".

undefined

Nå er det klart for import. Trykk på knappen "Importer":

undefined

I import-vinduet velges først bank.

(Hvis banken din ikke er i oversikten, kan du velge "spesiell" og importere manuelt. Hvis du sender oss bankfilen sammen med en opplysning om hvilken bank den kommer fra, kan vi sørge for at importeringen fungerer. Kontakt oss via chaten.)

Velg deretter filen, og sjekk at det som står under "Eksempler", ser normalt ut. Hvis det ikke gjør det, har du valgt feil eksportering fra banken, eller innstillingene er feil.

Trykk "Importer"

undefined

Avstemmingen:

Når importeringen er utført, vil "Bankposteringer" (det du har eksportert fra banken), være på venstre side, og de bokførte "Finansposteringer" (det du har bokført på kontoen i Xena) stå til høyre.

Når du klikker på en postering på enten den høyre eller venstre siden, vil den eller de posteringene som passer sammen på den motsatte siden, bli markert med en farge. Jo mørkere grønn fargen er, desto større sannsynlighet er det for at det er denne posteringen som er den riktige. 

Hvis det vises et oransje utropstegn ("!"), er det ikke valgt en post som passer på den motsatte siden. Klikk på den lille runde "!" eller på knappen "Vis forslag" under, for å se de posteringene på den motsatte side som passer best, i tillegg til sannsynligheten i prosent.

Under posteringene vises en oppsummering. Så lenge det ikke er valgt riktige avstemminger, vil differansen bli forklart med advarselen: 

undefined

 

For å avstemme en post, må man sette kryss ved begge posteringene. Man kan avstemme mange posteringer samtidig. Når alt stemmer, vil det framgå av at det er huket av for alle avstemte linjer, og det vil ikke være noen advarsler i oppsummeringen under posteringene. Det skal stå "0,00" i "differanse". 

undefined

Nå kan du trykke på knappen "Avstem". Alternativt kan hver linje som er avstemt, utlignes ved å trykke på den lille haken ved hver linje.

Avstemte posteringer vil nå kunne skjules fra oversiktern.

Dette var altså bankavstemmingen. En bankavstemming sikrer at det ikke blir postert noe feil på en bankkonto. En slik avstemming er et av de viktigste kontrollverktøyene du har for å sikre at regnskapet er bokført riktig.

 

Import av bankposteringer som ennå ikke er bokført til kassakladden

I dette eksempel hadde banken mange posteringer. Den ene posteringen passet sammen med et tidligere bokført bilag (en resturantkvittering). Denne var nok bokført på banken via bilagsregistreringen. Se denne korte videoen om hvordan det gjøres.

Den andre posteringen er tydeligvis en innbetaling til banken, som ikke er bokført. For å få den bokført på den riktige partneren (kunden) og med den riktige fakturaen, skal den overføres til kassakladden.

Trykk på meny-knappen øverst til høyre og velg "Flytt uavstemte poster til kladd".

undefined

 

Nå kommer det et popup-vindu som ber om bekreftelse. Trykk på "Overfør og gå til kladd".

undefined

 

Nå står du i Kassakladden. Alle uavstemte linjer fra bankavstemmingen ligger nå her. Nå er det veldig lett å bokføre banken helt uten å måtte taste dato, kontonummer, tekst eller beløp!

TIPS: For å velge den riktige partneren (kunden eller leverandøren) til en inn- eller utbetaling, setter du markøren i beløbsfeltet. Hvis du bare sletter det siste tallet i ørebeløpet, dukker det opp forslag til hvilken faktura eller saldo som passer. 

I beløpsfeltet i kassakladden kan det for øvrig skrives og søkes på navn og fakturanummer, i tillegg til beløp!

Se også veiledningen om kassakladden

 

LÆR DEG DE 3 BOKFØRINGSSKRITTENE I XENA!

Vi vet det ... Gammel vane er vond å vende, men hvis du setter av tid til å lære hvordan bokføringen kan gjøres i Xena, får du ikke bare en enkel og rask arbeidsflyt i bokføringen, med minimalt tastearbeid, men du får også den beste og sikreste bokføringen, og alle bilagene dine ligger online.

Se "De 3 bokføringsskrittene"