Opsætning af leverandør
Før du kan overføre betalinger til banken, skal du for hver af dine leverandør indtaste betalingsinformationer. Det vil sige info om hvor vidt leverandøren skal betales via bankoverførsel eller via indbetalingskort, og der skal indtastes kontonummer, leverandørnummer m.m.
Oplysningerne kan angives direkte på partneren eller du kan gøre det når du skal overføre til banken. Gør du det på en partner (leverandør, via menuen "Køb") findes opsætning til betaling i boksen "Opsætning", på fanen Leverandør. Tryk på "Rediger"-blyanten, eller dobbeltklik i boksen. Så vises knappen til "Ret betalingsoplysninger".
Uanset om du indtaster oplysninger på partneren eller via betalingsfunktionen, vises de samme muligheder. Vælg mellem betalingstyperne "Bankkonto" og "FIK 71":
- Bankkonto: Indtast leverandørens kontooplysninger. Ved at vælge "Gruppér betalinger" får du mulighed for at indtaste en standard adviseringstekst til leverandøren, f.eks. dit kundenr.
- FIK 71: Indtast leverandørens FIK-leverandørnr. Her kan du også vælge "Gruppér betalinger". I betalingslisten indtastes senere samlet betalings-id, f.eks. fra modtaget kontoudtog.
Brug betalingslisten
Gå til menuen Køb > Betalinger. Øverst kan du afgrænse på forfaldsdatoen, hvis kun du ønsker at overføre betaling til banken frem til en bestemt forfaldsdato. Dernæst markerer du de fakturaer du ønsker betalt indenfor den valgte forfaldsdato. De fakturaer du fravælger denne gang, vil automatisk blive vist næste gang du skal overfører betalinger.
I højre side kan du altid kalde den tilhørende PDF af fakturaen frem ved at klikke på det blå billed-ikon.
Klik på linksene som findes på hver linje for at redigere leverandørens fakturanummer/betalings-id eller oprette/rette betalingsinformationer for leverandøren.
Når alle ønskede betalinger er valgt og du har kontrolleret at betalingsoplysningerne er korrekte, er du klar til at overføre filen til banken. Er det første gang du håndterer betalinger, skal du i bunden vælge den konto betalingerne skal trækkes fra i din bank. Når denne konto er valgt, skal du klikke på knappen "Ret betalingsopsætning".
I boksen vælges din banks anvendte bankformat. Der kan p.t. vælges mellem BEC og SDC. Øvrige formater vil blive tilføjet hurtigst muligt.
Derudover skal du indtaste reg.nr. og kontonr. Tryk på "Opdater" for at gemme opsætningen til fremtidige betalinger.
SE OGSÅ: Liste over formater og banker som Xena understøtter.
Gem fil til banken
Nu har du udvalgt ønskede fakturaer til betaling, og du har angivet din banks oplysninger, så er der bare tilbage at trykke på knappen "Klargør eksport". Der vises en samlet oversigt over de valgte betalinger. Er der fejl eller mangler gøres du opmærksom på det her. Nedenstående eksempel viser at mangler betalings-id på en faktura. Du kan rette fejlen herfra med det samme.
Når listen er fejlfri kan du klikke på "Eksporter".
Nu er bankfilen dannet, og ligger i din lokale download-mappe, "Overførsler" eller "Downloads". Kan du ikke finde filen, kan du søge efter den - filnavnet indeholder datoen for hvornår den er dannet, fx: "27-06-2017_8920_bank_betalinger.csv".
Filen hentes ind i din bank, og betalingerne skal nu gennemføres som du plejer ved manuelle betalinger.
Gendanne betaling eller se tidligere overførte
Det er muligt at gendanne betaling på en faktura du tidligere har dannet fra betalingslisten. Dette gøres ved at markere i feltet "Vis allerede overførte". Nu vises fakturaen du oprindeligt betalte. Du kan redigere linjen som du plejer, og dermed lave en ny betaling.
Du kan også under fanen "Eksportarkiv" se alle de filer du tidligere har dannet, og danne en kopi af den oprindelige fil til banken.