Opsætning af leverandør
Før du kan overføre betalinger til banken, skal du for hver af dine leverandør indtaste betalingsinformationer, fx skal leverandøren betales via bankoverførsel eller indbetalingskort? Du skal også indtaste kontonummer/leverandørnummer m.m.
Oplysningerne kan oprettes direkte på partneren, eller du kan vente med at oprette betalingsoplysninger til du skal overføre til banken.
På partneren, i boksen Opsætning, vælges fanen "Leverandør". Tryk på Rediger-blyanten, eller dobbeltklik i boksen. Så vises knappen til "Ret betalingsoplysninger".
Uanset om du indtaster oplysningerne via partneren eller via betalingsfunktionen, vises de samme muligheder. Du vælger mellem betalingstype "Bankkonto" eller "FIK 71":
- Bankkonto: Indtast leverandørens kontooplysninger. Markerer du "Gruppér betalinger", får du mulighed for at indtaste en standard adviseringstekst til leverandøren, f.eks. dit kundenr.
- FIK 71: Indtast leverandørens FIK-leverandørnr. Her kan du også vælge "Gruppér betalinger". I betalingslisten indtastes senere samlet betalings-ID, f.eks. fra modtaget kontoudtog.
Brug af betalingslisten
Gå til menuen Køb -> Betalinger. Øverst kan du afgrænse på forfaldsdatoen, hvis du ønsker at overføre betaling til banken frem til en bestemt forfaldsdato. Dernæst markerer du de fakturaer du ønsker betalt indenfor den valgte forfaldsdato. De fakturaer du fravælger denne gang, vil automatisk blive vist næste gang du skal overføre betalinger.
I højre side kan du altid kalde den tilhørende PDF-faktura frem ved at klikke på det blå billed-ikon.
Ved at klikke på linkene på linjerne, kan du redigere leverandørens fakturanummer/betalings-ID samt du kan rette/oprette betalingsoplysninger på leverandøren.
OBS: For at få evt. kreditnotaer fratrukket beløb til overførsel, anbefales det at leverandøren sættes op til Grupperet betaling. Dermed fratrækkes valgte kreditnotaer automatisk totalbeløbet til overførsel.
Når alle ønskede betalinger er udvalgt, og du har kontrolleret at betalingsoplysningerne er korrekte, er du klar til at overføre filen til banken. Er det første gang du håndterer betalinger, skal du i bunden vælge den konto betalingerne skal trækkes fra i din bank. Når denne konto er valgt, skal du klikke på knappen "Ret betalingsopsætning".
I boksen vælges din banks anvendte bankformat (Export type). Der kan p.t. vælges mellem BEC, SDC, Danske Bank, Bankdata og Telepay (norsk format). Derudover skal du indtaste Reg.nr. og Kontonr. Tryk på "Opdater" for at gemme opsætningen til fremtidige betalinger.
SE OGSÅ: Liste over formater og banker som Xena understøtter.
Fil til banken
Nu har du udvalgt de ønskede fakturaer til betaling og angivet din egen banks oplysninger. Så er der bare tilbage at trykke på knappen "Klargør eksport". Der vises en samlet oversigt over de valgte betalinger. Er der fejl/manglende oplysninger på betalingerne, vises det her. På eksemplet nedenfor mangler der f.eks. betalings-ID på en faktura. Du kan direkte i skærmbilledet indtaste manglende betalings-ID.
Når listen er fejlfri, klikker du på "Eksporter":
Nu er bankfilen dannet, og ligger i din lokale download-mappe, "Overførsler" eller "Downloads". Kan du ikke finde filen, kan du søge efter den; filnavnet indeholder datoen for hvornår den er dannet, eksempelvis: "27-06-2017_8920_bank_betalinger.csv".
Filen skal hentes ind i din bank, og betalingerne skal nu gennemføres som du plejer ved manuelle betalinger.
Gendanne betaling eller se tidligere overførte
Det er muligt at gendanne betaling på en faktura du tidligere har betalt via betalingslisten. Dette gøres ved at markere i feltet "Vis allerede overførte". Nu vises fakturaer du tidligere har overført til banken. Du kan redigere linjen som du plejer, og dermed lave en ny betaling.
Du kan også under fanen "Eksportarkiv" se alle de filer du tidligere har dannet, og danne en kopi af den oprindelige fil til banken.