Forespørg på bilag
Hvis du f.eks. ønsker at søge efter et bilag, er der adskillige måder at gøre det på i Xena. Her er nogle idéer.
Alle posteringer i Xena har et bilagsnummer. Hvert bilagsnummer kan have flere transaktioner. Så selvom du genbruger et bilagsnummer, vil det være muligt at se hver enkelt bogføring individuelt.
Dette er muligt, fordi alle bogførte posteringer tildeles et transaktionsnummer. Transaktionsnummeret genereres automatisk og er et unikt nummer, der fortløbende tildeles bogføringer, uafhængig af hvilken bruger der bogfører, og uafhængig af regnskabsår.
Forespørg på bilag
Du kan finde alle bilag i menuen Finans > Bilag > Bilagsoversigt. Tryk på bilagsnummeret for at se de bogførte transaktioner på bilaget.
Øverst kan du se generelle oplysninger vedrørende bilagsnummeret, og nedenunder ses de enkelte transaktioner. Disse er sorteret kronologisk, så den øverste transaktion er den første, der er bogført på bilagsnummeret.
Den øverste del af bilaget er opdelt i 5 faner:
- Detaljer: Grundlæggende oplysninger om bilaget. Klik på redigeringsblyanten for at ændre beskrivelsen
- Opsummering: Viser den samlede bogførte sum på bilagsnummeret fordelt efter konto
- Dokumenter: Alle dokumenter relateret til bilaget. Nye dokumenter kan frit uploades
- Ændringslog: Viser bl.a., hvornår bilagsnummeret blev oprettet
- Omkostningsregistrering: Viser ordreomkostninger knyttet til bilaget
Nedenunder vises transaktionerne på bilagsnummeret. En transaktion kan annulleres, eller du kan ændre datoen. I begge tilfælde oprettes en ny transaktion, hvor alle poster har modsat fortegn. Ved ændring af datoen oprettes en yderligere en transaktion, der er identisk med den oprindelige, bortset fra datoen.
Forespørg på varegrupper
Kontoplanen i Xena er anderledes bygget op i forhold til traditionelle bogføringssystemer, især hvad angår Nettoomsætning/Vareforbrug. Her afspejler kontoplanen varegrupperne, så en forespørgsel på en omsætningskonto svarer til en forespørgsel på en varegruppe.
Tryk på en konto inden for omsætning/vareforbrug for at åbne varegruppen.
I boksen 'Statistik' kan du se en samlet statistik for gruppen, inklusive en grafisk visning af omsætning/vareforbrug pr. måned.
I boksen 'Detaljer' på fanen 'Finanskonto specifikationer' vises en minikontoplan for varegruppen med nettoomsætning, vareforbrug og lagerbevægelser.
På fanen 'Posteringer' vises samtlige posteringer i varegruppen. Øverst kan du anvende filtre, f.eks. for at se kun posteringer vedrørende Vareforbrug.
Forespørg på momskoder
Xena indeholder en række standard momskoder. I traditionelle systemer opretter man en momskode, som knyttes til en tilsvarende finanskonto. I Xena fungerer det anderledes - her vises selve momskoden faktisk i kontoplanen.
Alle steder, hvor der automatisk bogføres moms, er det en momskode der er direkte bogført på, og ikke en finanskonto.
Hvis du vil forespørge på posteringer på en momskode, skal du trykke på momskoden, f.eks. via menuen Opsætning > Finansopsætning, fanen 'Momskoder'.
I boksen 'Detaljer' kan du på fanerne se forskellige bogføringsdetaljer/statistik for momskoden.
Forespørg via udskrifter
En nem måde at lave en forespørgsel i regnskabet på, er ved at benytte udskrifterne, som findes i menuen Finans > Finansudskrifter.
På fanen 'Posteringer' kan du øverst vælge en Finansgruppe, f.eks. Vareforbrug. Du kan også vælge en momskode, f.eks. EU moms.
I resultatet ser du alle varekøb i EU for den valgte periode. Du kan også nøjes med at vælge en momskode, så vises posteringer for både køb og salg.
Bilagsnummerserier
Når du forespørger på bilagsnumre, kan det være nyttigt at vide, hvilke bilagsnummerserier der hører til forskellige typer bilag Her er en oversigt over, hvilke bilagsnummerserier de forskellige typer af transaktioner starter med, og om de nulstilles ved årsskiftet:
- Lagerleverancer/lageroptællinger: 50000, nulstilles
- Rykkere (renter og gebyr): 80000, nulstilles
- Momsafregninger: 90000, nulstilles
- Salgsfakturaer: 100000
- Købsfakturaer: 300000
- Opdateret