Bilagsregistrering til salgsordre
Når du bogfører bilag via Finans > Bilagsregistrering, kan du samtidig få bilaget bogført som omkostning på en salgsordre.
Leverandøropsætning
Du har mulighed for at:
Vælge en fast godkender til alle ordreomkostninger fra en specifik leverandør (dette tilsidesætter den ordreansvarlige på ordren)
Angive en foretrukken forbrugstype til ordreomkostninger for den aktuelle leverandør
Ændringerne gælder for nye bilag, der sendes til indbakken. Sådan gør du:
Åbn partneren
Gå til boksen Opsætning og vælg fanen Leverandør
Klik på rediger-ikonet eller dobbeltklik i boksen
Vælg Standard godkender og Standard forbrugstype
Ordreomkostning i bilagsregistrering
Når du registrerer en ordreomkostning, skal du altid begynde med at vælge en opgave. Hvilke opgaver du kan vælge imellem, afhænger af deres status, samt om de er opsat til at blive vist i bogføringen.
➡️ Læs mere om opgavestatus
Herefter vælger du en forbrugstype og registrerer omkostningen — enten med eller uden varenummer. Har linjen ingen salgspris, beregnes denne automatisk som kostpris plus den dækningsgrad, der er knyttet til den valgte forbrugstype. Du kan anvende knapperne Rediger alle og Ryd liste til at foretage samlede ændringer eller sletninger af registrerede linjer.
Bemærk: Alle beløb i ordreomkostninger vises eksklusive moms.
Hvis en linje mangler en forbrugstype, kan omkostningen ikke godkendes. I så fald vises en fejlmeddelelse nederst i bilaget, og knappen Bogfør/Godkend bliver deaktiveret, indtil fejlen er rettet.
Godkendelsesflow
I bilagsregistreringen findes der flere måder at behandle et bilag på. Hvilke handlinger du har adgang til, afhænger af dine rettigheder i systemet.
Under godkendelsesreglerne kan du aktivere eller deaktivere, om ordreomkostninger skal godkendes af ordreansvarlig.
➡️ Opsætning af godkendelsesregler
Hvis du har rettighed til finansbogføring, kan du vælge at bogføre bilaget direkte. Når du gør det, bogføres bilaget i finansmodulet, og de ordreomkostninger, du som bruger kan godkende, bliver automatisk godkendt ud fra regnskabets opsætning. Hvis bilaget kræver yderligere godkendelse, sendes det herefter videre til den første bruger, som skal godkende indholdet. Alternativt kan du vælge manuelt at sende bilaget til godkendelse, før du bogfører det.
Har du ikke rettighed til finansbogføring, kan du alene godkende de ordreomkostninger, du har ansvar for. Når du trykker Godkend, bliver bilaget enten sendt videre til næste godkender eller returneret til den indbakke, der er defineret i opsætningen (Opsætning > Finansopsætning > Godkendelsesregler > Indstillinger).
Automatiserede workflows
Der findes to forskellige workflows, afhængigt af om bilaget skal finansbogføres før eller efter ordreomkostningerne er godkendt.
Flow 1: Finansbogføring først
Bogholderen trykker på Bogfør, hvorefter bilaget finansbogføres
Bilaget flyttes automatisk til den første godkender
Godkenderen trykker Godkend
Flow 2: Godkendelse først
Bogholderen trykker på Send til godkendelse
Bilaget sendes til den første godkender, som trykker Godkend
Når alle omkostninger er godkendt, flyttes bilaget automatisk til den indbakke, der er angivet i opsætningen (Opsætning > Finansopsætning > Godkendelsesregler > Indstillinger)
Herfra bogføres bilaget endeligt ved at trykke Bogfør
Uanset hvilket workflow der vælges, vil bilaget — hvis der findes en gældende prokuraregel — altid blive sendt til endelig prokuragodkendelse som sidste trin.
➡️ Læs mere om ordreansvarlig og sekundær ansvarlig
Ordreomkostninger på salgsordren
Når et bilag med ordreomkostninger er bogført, kan de ses på salgsordren under Salg > Ordre.
Fane: Omkostninger — viser registreringerne fra bilaget, som kan viderefaktureres
Fane: Dokumenter — viser den originale faktura
Fane: Statistik — omkostningerne indgår i opgavens DG m.m.
Menu: Udskrifter > Projekt — giver adgang til rapporter baseret på ordreomkostninger
➡️ Læs mere om bilagsregistrering generelt
➡️ Læs mere om bilagsregistrering af elektroniske fakturaer
➡️ Læs mere om projektrapporter
- Opdateret