Faktura

Fakturering i Xena

Her vises de mange mulighetene Xena har for manuell og automatisk fakturering.

Slik oppretter du en faktura

En faktura kan opprettes på flere måter, men utgangspunktet for en faktura er alltid en ordre. Du kan starte med å opprette en ordre fra ordremenyen. Du kan også velge å opprette en ordre når du har valgt detaljer under en Partner, og da vil ordren være fylt ut med denne partner som mottaker. En tredje metode er at Xena kan danne ordrer automatisk via abonnementsystemet.

En faktura består i hovedtrekk av en mottaker (Partner), som fakturaen sendes til, og av varelinjer (varer), det vil si det som selges og leveres til mottakeren. En faktura danner inntekt på de varene som selges.

Før du starter med fakturering, kan det være en god idé å opprette de varegruppene du ønsker at salget skal deles opp i. Varer kan opprettes løpende.

Salget (varelinjer) er delt opp i "Oppgaver". For å tilføye varer eller tjenester (det du vil selge) på en ordre, skal du tilføye varelinjer.

Her vises en ordre som er klar til å bli skrevet ut som faktura. Før du skriver ut eller sender en faktura, kan du se hvordan denne fakturaen kommer til å se ut, ved å bruke "Proforma faktura"-knappen (med bilde av sort ark papir).

Skjermbilde fra Xena viser en ordre klar til å bli fakturert. Proforma faktura knappen er markert

Når ordren er klar til fakturering, bruker du "Opprett faktura"-knappen, eller velg "Opprett faktura" via menyen (de 3 linjene øverst).

I faktura-popup-vinduet bestemmer du om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post (Xena foreslår e-post hvis det er en e-postadresse knyttet til ordren). Du kan velge om varer det er lagerstyring på, skal leveres. Og det er mulig å bestemme om fakturaen skal noteres som betalt kontant med det samme.

En ordre kan faktureres ved å lage en:

  1. Utskrift (gir en popup med fakturaen i PDF-format)
  2. E-post (hvor fakturaen er vedlagt som et dokument)
  3. EAN-faktura (hvor fakturaen sendes via VANS-nettverket til mottakere som kan motta elektroniske fakturaer)

Skjermbilde fra Xena der viser innstillinger ved fakturering av en ordre

Forklaring på fakturaens faner

Levering: Her kan du taste inn en leveringsadresse, hvis denne er forskjellig fra fakturaadressen, samt den e-postadressen som skal motta fakturaen. Retter du leveringsadressen, blir du spurt om det også skal rettes på Partner. Her kan du også angi hvilket språk fakturaen skal leveres på. 

Journal: Her vises den eller de boksføringshendelsene som tilhører fakturaen.

Dokumenter: Her vises de dokumentene (PDF) som tilhører ordren. Skal en fakturaoriginal sendes igjen eller sendes til en annen e-postadresse, kan det gjøres herfra. Trykk på menyen i enden av det dokumentet du vil sende.

Endringslogg: Her vises hvem (ressurser) som har rettet, tilføyd eller slettet noe på ordren. Det er full historikk på alle hendelser, så det er alltid mulig å se hvem som har endret på en ordre, og hva som har blitt hentet. Det kalles "audit trail".

Statistikk: En grafisk framstilling av ordrens dekningsbidrag samt fordelingen av omsetningen pr. varegruppe.

Prøv Xena selv og se hvor kraftig det er

Opprett din konto
Ved å klikke "Akseptér", gir du samtykke til bruk av informasjonskapsler (cookies). Det kan være at innhold ikke kan vises uten bruk av Xena ApSs' informasjonskapsler. Xena ApS bruker egne informasjonskapsler og informasjonskapsler fra tredjeparter til statistikk, navigasjon, optimalisering av innhold, preferanser, og målrettet innhold og markedsføring fra Xena ApS. Les mer her