Fakturering i Xena

Her vises de mange mulighetene Xena har for manuell og automatisk fakturering.

Regnskab_faktura_xena.jpg

Slik oppretter du en faktura

En faktura kan opprettes på flere måter, men utgangspunktet for en faktura er alltid en ordre. Du kan starte med å opprette en ordre fra ordremenyen. Du kan også velge å opprette en ordre når du har valgt detaljer under en Partner, og da vil ordren være fylt ut med denne partner som mottaker. En tredje metode er at Xena kan danne ordrer automatisk via abonnementsystemet.

En faktura består i hovedtrekk av en mottaker (en Partner), som fakturaen sendes til, og av varelinjer (varer), det vil si det som selges og leveres til mottakeren. En faktura danner inntekt på de varene som selges.

For design av faktura se Skjemaer

Før du starter med fakturering, kan det være en god idé å opprette de varegruppene du ønsker at salget skal deles opp i. Varer kan opprettes løpende.

Salget (varelinjer) er delt opp i "Oppgaver".

Her vises en ordre som er klar til å bli skrevet ut som faktura. Før du skriver ut eller sender en faktura, kan du se hvordan denne fakturaen kommer til å se ut, ved å bruke "Preview"-knappen (med bilde av linjer på et papir).

For å tilføye varer eller tjenester (det du vil selge) på en ordre, skal du tilføye varelinjer:

undefined

 

Når ordren er klar til fakturering, bruker du faktureringsknappen:

undefined

 

I faktura-popup-vinduet bestemmer du om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post (Xena foreslår e-post hvis det er en e-postadresse knyttet til ordren). Du kan velge om varer det er lagerstyring på, skal leveres. Og det er mulig å bestemme om fakturaen skal noteres som betalt kontant med det samme.

undefined

 

En ordre kan faktureres ved å lage en:

1. Utskrift (gir en popup med fakturaen i PDF-format)

2. E-post (hvor fakturaen er vedlagt som et dokument)

3. EAN-faktura (hvor fakturaen sendes via VANS-nettverket til mottakere som kan motta elektroniske fakturaer)

 

Forklaring på fakturaens faner

 

Levering:

Her kan du taste inn en leveringsadresse, hvis denne er forskjellig fra fakturaadressen, samt den e-postadressen som skal motta fakturaen. Retter du leveringsadressen, blir du spurt om det også skal rettes på Partner. Her kan du også angi hvilket språk fakturaen skal leveres på. 

undefined

 

Journal:

Her vises den eller de boksføringshendelsene som tilhører fakturaen.

undefined

 

Dokumenter:

Her vises de dokumentene (PDF) som tilhører ordren. Skal en fakturaoriginal sendes igjen eller sendes til en annen e-postadresse, kan det gjøres herfra. Trykk på menyen i enden av det dokumentet du vil sende.

undefined

 

Endringslogg:

Her vises hvem (ressurser) som har rettet, tilføyd eller slettet noe på ordren. Det er full historikk på alle hendelser, så det er alltid mulig å se hvem som har endret på en ordre, og hva som har blitt hentet. Det kalles "audit trail".

undefined

 

Statistikk:

En grafisk framstilling av ordrens dekningsbidrag samt fordelingen av omsetningen pr. varegruppe.

undefined