Ordren – der tilbud, faktura, kreditnota og følgeseddel opprettes

Når det kjøpes eller selges varer, tjenester, lisenser m.m., starter det med en opprettelsen av en ordre.

undefined

Hva er en ordre?

Det finnes to typer ordrer i Xena: En salgsordre og en kjøpsordre. 

En salgsordre kan bli til et tilbud, en faktura, en følgeseddel, en kreditnota m.m. Med andre ord: En salgsordre er alt det du sender til en kunde for å selge eller levere noe.

En kjøpsordre er en måte å registrere et innkjøp på. Kjøpsordren kan bli til en levering, en kjøpsfaktura eller en retur (en kreditert kjøpsfaktura). Se lagerstyring.

 

Salgsordren

Salgsordren kan opprettes fra ordremenyen eller fra en Partner. Hvis den opprettes av en partner, er ordren utfylt med denne partnerens opplysninger. Salgsordrer kan også opprettes automatisk fra abonnements-systemet.

En salgsordre bokfører naturligvis et salg av varer og tjenester. Dette gir et forbruk av en vare (det blir mindre på lager) og en inntekt på de varer som selges. Partneren på ordren vil da skylde penger (han kalles også en debitor eller kunde).

Er kunden eller varen momspliktig, bokføres det en utgående salgsmoms.

 

Kjøpsordren

Kjøpsordren kan opprettes fra ordremenyen eller fra en partner. Hvis den opprettes av en partner, er ordren fylt ut med denne partnerens opplysninger. Salgsordrer kan også opprettes automatisk fra gjenbestillingssystemet hvis det brukes lagerstyring.

En kjøpsordre bokfører et kjøp av varer og ytelser. Dette gir en tilgang på en vare om denne er markert som en vare med lagerstyring (det blir flere på lager), og et kjøp på de varene som kjøpes. Partneren på ordren kommer vi til å skylde penger (dette kalles også en kreditor eller leverandør).

Er leverandøren eller varen momspliktig, bokføres det en inngående kjøpsmoms.

Hvordan slettes en ordre?

En åpen ordre kan slettes. Den får status slettet og kommer på den måten ikke med på listen over åpne ordrer. En slettet ordre kan gjenopprettes.

 

Tips!

Det er mulig å opprette flere fakturaer ut fra samme ordre dersom det opprettes flere oppgaver på ordren. Dette er praktisk hvis du har et større prosjekt. Da kan dette deles opp i oppgaver, som kan delfaktureres.

Hver gang det skrives ut fra en ordre, lagres utskriften. Det betyr at du kan se hvordan alle de tilbudene som er sendt ut fra en ordre, så ut  også etter at ordren er fakturert. Se under ordrens "Dokument"-fane.

Det er mulig å kopiere en hel ordre til en ny ordre, som så er helt lik. Velg menyknappen og klikk på "Kopier". Dette kopierer ordren, og du står nå på en åpen ordre som er helt lik den ordren du kopierte fra.

En faktura kan krediteres med ett klikk. Finn den fakturaen i ordresystemet som du ønsker å kreditere. Klikk på menyen (de tre strekene) i det øverste høyre hjørnet og velg "Kreditnota". Dette oppretter en ny oppgave som krediterer den eller de fakturaer som du valgte å kreditere. På den måten vises både faktura og kreditnota på samme ordre.

Hvis det skal opprettes en ny faktura, bruker du bare den kopieringsmuligheten som er beskrevet over.