Ordrer
Når der købes eller sælges noget i Xena, begynder processen med oprettelsen af en ordre.
Hvad er en ordre?
Der er to typer ordrer i Xena: Salgsordrer og Købsordrer.
Salgsordrer: Med salgsordrer kan du sende overslag, tilbud og ordrebekræftelser til dine kunder samt bogføre og sende fakturaer/kreditnotaer. Hvis du bruger lagerstyring, kan du også udskrive pluklister og bogføre følgesedler.
Købsordrer: Med købsordrer kan du sende bestillinger til dine leverandører samt bogføre købsfakturaer/kreditnotaer. Hvis du bruger lagerstyring, kan du også bogføre følgesedler fra dine leverandører.
Opret en ny ordre
Ordrer kan oprettes flere forskellige steder i Xena:
Via menuen Salg/Køb > Ordre > Opret ordre
Via en partner
Via et projekt
Via genbestilling (kræver lagerstyring)
Via +-ikonet øverst til højre i topbaren
Når du opretter salgsordrer, har du mulighed for at bruge skabeloner. Skabeloner kan spare dig tid og reducere fejl, da en skabelon forudfylder felter med en standardopsætning. Du kan læse mere om brugen af skabeloner i denne guide:
Når du har oprettet ordren, skal du tilføje ordrelinjer/varelinjer, hvorefter du er klar til at oprette overslag, tilbud, faktura osv. Læs mere om dette i de næste 2 afsnit, der omhandler henholdsvis Salgsordrer og Købsordrer.
Ordren kan deles op i flere opgaver. Hver opgave kan faktureres samlet eller hver for sig. Læs mere under Delfakturering nedenfor.
Salgsordrer
Via en salgsordre kan du generere en salgsfaktura, hvilket bogfører indtægter for de solgte ydelser/varer. Hvis du anvender lagerstyring, bogføres der samtidig et vareforbrug på den tilhørende varegruppe.
Partneren på ordren bliver en kunde, og hvis kunden og varen er momspligtige, bogføres der også udgående salgsmoms.
Menuen til diverse udskrifter/funktioner findes i ordremenuen med de tre prikker.
1: Send et overslag eller et tilbud
Via ordren kan du generere både et overslag og et tilbud og sende dem til kunden. Læs mere i vejledningen her:
➡️ Tilbud
2: Send en ordrebekræftelse
Dette trin er kun relevant, hvis det er en del af jeres normale forretningsprocedure at bruge ordrebekræftelser. Før du sender en ordrebekræftelse, kan du tilføje Leveringsadresse og Leveringsnotat på fanen Levering.
For at oprette en ordrebekræftelse vælger du Opret ordrebekræftelse i menuen for ordren. Her kan du vælge, om dokumentet skal udskrives eller sendes via e-mail. Du kan også vælge at bekræfte kun en del af ordren ved at vælge Delvis ordrebekræftelse.
Når ordrebekræftelsen er oprettet, låses opgaverne for yderligere redigering. Hvis du vil redigere linjerne igen, kan du slette ordrebekræftelsen ved at gå til menuen for opgaven (de tre prikker) og vælge Slet ordrebekræftelse. Herefter kan du redigere og oprette en ny ordrebekræftelse på opgaven.
3: Opret levering (kun ved lagerstyring)
Dette trin er kun relevant, hvis du bruger lagerstyring. Når varerne er fysisk plukket fra lageret og klar til levering, kan du oprette en levering. Du kan også vælge at springe dette trin over og bogføre leveringen sammen med fakturaen.
For at oprette en levering vælger du Opret levering i menuen for ordren. Her kan du vælge, om følgesedlen skal udskrives eller sendes via e-mail. Husk at indtaste den korrekte dato for, hvornår varerne er afsendt fra lageret. Hvis du kun har leveret nogle af varerne på ordren, kan du bogføre en del-levering til kunden.
Når leveringen er bogført, bliver dine varer opdateret med Antal på lager, og værdien trækkes ud af dit lager. Der bliver også bogført et vareforbrug. Efter bogføring af leveringen kan du kun redigere tekst, pris og rabat på ordrelinjerne.
4: Bogfør faktura
Vælg Opret faktura i menuen for ordren. Vælg, om fakturaen skal udskrives, sendes via e-mail eller sendes elektronisk. Kontroller også, at fakturadatoen er som ønsket. Anvender du lagerstyring, og har du ikke tidligere bogført levering på ordren, skal du huske at sætte flueben i feltet Levér.
5: Bogfør indbetaling
Som det sidste trin på en ordre kan du bogføre en indbetaling.
For at gøre dette vælger du Opret betaling i menuen for ordren. Indtast datoen for indbetalingen og marker de fakturaer, der er blevet indbetalt. Vælg den betalingskonto, som betalingen skal bogføres på. Kontroller, at det indbetalte beløb er korrekt, og tryk på knappen Betal.
Købsordrer
Via en købsordre kan du generere en købsfaktura, hvilket bogfører et vareforbrug for de købte ydelser/varer. Hvis du anvender lagerstyring, bogføres købet dog ind på kontoen for lagerbeholdning på den tilhørende varegruppe.
Partneren på ordren bliver en leverandør, og hvis leverandøren og varen er momspligtige, bogføres der også indgående købsmoms.
1: Send en bestilling
Dette trin er kun nødvendigt, hvis du ikke allerede har bestilt varerne hos leverandøren. Før du sender en bestilling, kan du på fanen Levering tilføje Leveringsadresse og Leveringsnotat.
For at oprette en bestilling vælger du Opret bestilling i menuen for ordren. Her kan du vælge, om bestillingen skal udskrives eller sendes via e-mail. Du kan også vælge at bestille kun en del af ordren.
Når bestillingen er oprettet, låses opgaverne for yderligere redigering. Hvis du vil redigere linjerne igen, kan du slette bestilingen ved at gå til menuen for opgaven (de tre prikker) og vælge Slet bestilling. Derefter kan du redigere og oprette en ny bestilling på opgaven.
2: Opret levering (kun ved lagerstyring)
Dette trin er kun relevant, hvis du bruger lagerstyring, og det udføres, når du fysisk har modtaget varerne på dit lager. Du har også mulighed for at springe dette trin over og bogføre leveringen sammen med fakturaen.
For at oprette en levering vælger du Opret levering i menuen for ordren. Husk at vælge den korrekte dato for, hvornår varerne er kommet på lageret. Hvis du kun har modtaget nogle af varerne på ordren, kan du bogføre en del-levering.
Når leveringen er bogført, bliver dine varer opdateret med Antal på lager, og der bliver bogført en midlertidig værdi for varerne på finanskontoen Ubetalt lager. Efter bogføring af leveringen kan du kun redigere tekst, pris og rabat på ordrelinjerne.
3: Bogfør faktura
Husk at indtaste leverandørens fakturadato, fakturanummer og eventuelt betalings-ID på fanen Ordrehoved. Kontroller også, at priser og antal på varelinjerne stemmer overens med leverandørens faktura. Tjek også fakturatotalen nederst på ordren.
For at oprette en faktura vælger du Opret faktura i menuen for ordren. Hvis du bruger lagerstyring og ikke tidligere har bogført levering på ordren, skal du huske at sætte flueben i feltet Levér.
Felter på en købsordre, der som regel skal udfyldes, inden du bogfører fakturaen
Slet en ordre
For at slette en ordre må der ikke være bogført leveringer eller fakturaer på ordren. Når en ordre slettes, får den status som Deaktiveret og vises ikke automatisk på oversigten over dine ordrer.
For at slette en ordre skal du i menuen for ordren (de tre prikker) vælge Slet og trykke på knappen Godkend. Når ordren er slettet, er alle tilhørende ordreopgaver fysisk slettet. Derfor er det kun selve ordrenummeret, du kan gendanne bagefter.
Hvis du ønsker at gendanne en slettet ordre, skal du åbne ordren og i menuen for ordren (de tre prikker) vælge Gendan. Herefter vil ordren igen være synlig i din oversigt over åbne ordrer.
Split og flet ordre
Xena har en unik funktion, hvor du kan splitte og flette ordrelinjer fra åbne ordrer på en partner til en ny ordre. Du kan læse, hvordan, i denne guide:
Søgning i ordrer
Der skelnes mellem, om det, man søger på, matcher et helt ord, eller om det kun matcher en del af ordet.
Læs mere om søgning i dine ordrer her:
➡️ Hurtigsøg
Andre funktioner
Delfakturering
Du har mulighed for at oprette flere fakturaer på samme ordre ved at opdele ordren i forskellige opgaver. Hver opgave kan faktureres samlet eller hver for sig. Det er praktisk, især hvis du har en større ordre til den samme partner.
➡️ Del-levering og del-fakturering
Budget
På en salgsordre kan du oprette et budget under fanen Budget, fordelt på forbrugstyper. Budgettet sammenlignes med de faktiske tal i statistikken på fanen Statistik. Med appen Udvidet fakturering kan du også oprette et budget for hver opgave på ordren.
Dokumenter
Hver gang der dannes et dokument fra ordren, bliver det automatisk gemt under fanen Dokumenter på ordren. Dette giver dig mulighed for at se tilbage på tidligere dokumenter, som fx tilbud, selv efter at ordren er blevet faktureret. Du kan også selv uploade nye dokumenter til ordren. Dokumenterne kan organiseres i forskellige dokumentmapper.
Statistik
Alle ordrer har en fane med statistiktal, hvor du kan se vigtige nøgletal. Du kan læse mere om ordrestatistik i denne guide:
Kopier
Du kan kopiere en ordre til en ny ordre ved at vælge Kopier til ny salgs- eller købsordre i ordremenuen (de tre prikker). På samme måde kan du kopiere en enkelt opgave til samme ordre ved at åbne menuen på opgaven og vælge Kopier.
Kreditnota
En faktura kan krediteres med et enkelt klik. Find den ønskede faktura, og vælg Kreditnota i menuen for fakturaen (de tre prikker). Dette opretter en ny opgave på ordren, som krediterer og udligner den eller de valgte fakturaer. Dermed oprettes både faktura og kreditnota på den samme ordre. Hvis du skal lave en ny faktura, kan du bruge kopimulighederne, som er beskrevet tidligere.
Fakturer efter forbrug
Hvis du bruger bogføring af omkostninger på dine salgsordrer, kan du med fordel danne en faktura med udgangspunkt i de bogførte omkostninger. Dette sparer dig tid og sikrer, at alle dine omkostninger faktureres videre til kunden. Læs mere om dette i vejledningen:
Acontofakturering
Via menuen for ordren (de tre prikker) finder du punktet Acontofakturering. Denne form for fakturering anvendes, hvis kunden skal betale for ordren over rater. Raterne kan opgøres efter en procent af samlet beløb for opgaven (færdiggørelsesprincip) eller efter aftalt beløb (rateprincip). Læs mere om acontofakturering her:
- Opdateret