Ordren - Der hvor tilbud, faktura, kreditnota og følgeseddel oprettes

Når der enten købes eller sælges varer, ydelser, licenser mm. så er starter det med en oprettelse af en ordre.

undefined

Hvad er en ordre?

Der findes to typer ordrer i Xena: En salgsordre eller en købsordre. 

En salgsordre kan blive til et tilbud, en faktura, en følgeseddel, en kreditnota m.m. Altså alt det du sender til en kunde for at sælge eller levere noget.

En købsordre er en måde at registrere et indkøb på. Købsordren kan blive til en levering, en købsfaktura eller en retur (populært kaldt en krediteret købsfaktura) Se lagerstyring.

 

Salgsordren

Salgsordren kan oprettes fra ordremenuen eller fra en Partner. Hvis den oprettes af en partner, er ordren udfyldt med denne partners oplysninger. Salgsordrer kan også oprettes automatisk fra abonnements-systemet.

En salgsordre bogfører i sagens natur et salg af varer og ydelser. Dette giver et forbrug af en vare (der bliver mindre på lager) og en indtægt på de varer, der sælges. Partneren på ordren kommer til at skylde penge (Dette kaldes også en debitor eller kunde).

Er kunden eller varen momspligtig, bogføres der en udgående salgsmoms.

 

Statistik på salgsordren

På fanen "Statistik" ses omsætning/omkostning ialt pr opgave, samt deraf beregnede nøgletal.

Nøgletallene inkluderer både de omkostninger der er bogført på opgaverne under fanen forbrug (Omkostningstotal), men de indeholder også de linjer du manuelt måtte have indtastet direkte på ordrelinjerne (Beregnet). Udfolder man statistikken på den enkelte opgave, er det muligt at fravælge enten den ene eller den anden type omkostning.

Skal du f.eks. beregne et tilbud til en kunde, er det derfor nu muligt - inden tilbudet dannes - at få et klart overblik over forventet DB/DG. Grundlaget for "Beregnet" er kostprisen på de varer du indtaster på ordrelinjerne.

OBS: For at kunne bogføre omkostninger på en ordre, kræver det at man har tilkøbt Projektmodulet i Appstore.

Købsordren

Kan oprettes fra ordremenuen eller fra en partner. Hvis den oprettes af en partner, er ordren udfyldt med denne partners oplysninger. Salgsordrer kan også oprettes automatisk fra genbestillingssystemet, hvis der bruges lagerstyring.

En købsordre bogfører et køb af varer og ydelser. Dette giver en tilgang på en vare, hvis denne er markeret som en vare med lagerstyring (der bliver flere på lager) og et køb på de varer, der købes. Partneren på ordren kommer vi til at skylde penge (Dette kaldes også en kreditor eller leverandør).

Er leverandøren eller varen momspligtig, bogføres der en indgående købsmoms.

 

Hvordan slettes en ordre?

En åben ordre kan slettes. Den får en status af at være slettet og kommer på den måde ikke med på listen over åbne ordrer. En slettet ordre kan gendannes.

 

Hvordan virker søgning i ordrekartoteket?

Der skelnes meget mellem, om det man søger på matcher et helt ord, eller om det kun matcher en del af ordet.

Søges der f.eks. på "Hus" – vises den først ordre hvor ordet Hus fremkommer som et selvstændigt ord, hvorimod de ordrer hvor ordet Hus kun er en del af et ord (f.eks. Husmågevej) kommer i anden række.

Rækkefølge for søgning i opgaverne:
1. Præcis match på nummer - ex. 200034-1
2. Slut-match på nummer - ex. 034-1 eller bare 034
3. Præcis match på et ord i felterne nedenfor
4. Start match på et ord i felterne nedenfor

Når du søger i ordrekartoteket søges der både i Projektnummer, Detaljer, Beskrivelse, projekt beskrivelse, Intern note, kundenummer og alle felter på adresse og leveringsadresse.

 

Andre funktioner fra en ordre

Det er mulig at oprette flere faktura ud fra samme ordre, hvis der oprettes flere Opgaver på ordren. Dette er praktisk, hvis du har en større sag, så kan denne deles op i opgaver, som kan del-faktureres.

Hver gang der udskrives fra en ordre, gemmes denne udskrift. Det betyder, at du kan se, hvordan alle de tilbud, som er sendt ud fra en ordre, så ud. Også efter at ordren er faktureret. Se under ordrens "Dokument" fane.

Det er mulig at kopiere en hel ordre til en ny ordre, som så er helt magen til. Vælg tandhjulsmenuen og vælg "Kopiere ordre". Dette kopierer ordren, og du står nu på en åben ordre, som er helt magen til den ordre, der blev kopieret fra.

En faktura kan krediteres med ét klik. Find den faktura i ordresystemet, som du ønsker at kreditere. Klik på menuen (de 3 streger) i øverste højre hjørne og vælg "Kreditere". Dette opretter en ny opgave, som krediterer den eller de faktura, som du valgte at kreditere. På den måde vises både faktura og kreditnota på samme ordre.

Hvis der skal laves en ny faktura, så brug kopi muligheden, som er beskrevet over