Ordrer

{"markup":"N\u00E5r der k\u00F8bes eller s\u00E6lges noget i Xena, begynder processen med oprettelsen af en ordre.","blocks":{"contentData":[],"settingsData":[],"expose":[],"Layout":{}}}

Der er to typer ordrer i Xena: salgsordrer og købsordrer.

Salgsordrer: Med salgsordrer kan du sende tilbud og ordrebekræftelser til dine kunder samt bogføre og sende fakturaer og kreditnotaer. Hvis du bruger lagerstyring, kan du også udskrive pluklister og bogføre følgesedler.

Købsordrer: Med købsordrer kan du sende bestillinger til dine leverandører samt bogføre købsfakturaer og kreditnotaer. Hvis du bruger lagerstyring, kan du også bogføre følgesedler fra dine leverandører.

Opret en ny ordre

Ordrer kan oprettes flere steder i Xena:

• Via menuen Salg/Køb > Ordre > Opret ordre

• Via en partner

• Via et projekt

• Via abonnementstyring

• Via genbestilling (kræver lagerstyring)

• Via +-ikonet øverst til højre i topbaren

Når du opretter salgsordrer, har du mulighed for at bruge skabeloner. Skabeloner kan spare dig tid og reducere fejl, da en skabelon forudfylder felter med en standardopsætning.
➡️ Skabeloner til salgsordrer

Når du har oprettet ordren, skal du tilføje ordrelinjer/varelinjer, hvorefter du er klar til at oprette tilbud, faktura osv. Læs mere om dette i de næste afsnit om henholdsvis salgsordrer og købsordrer.

Salgsordrer

Via en salgsordre kan du generere en salgsfaktura, hvilket bogfører en indtægt for de solgte ydelser/varer. Hvis du anvender lagerstyring, bogføres der samtidig et vareforbrug på den tilhørende varegruppe.

Partneren på ordren bliver en kunde, og hvis kunden og varen er momspligtige, bogføres der også udgående salgsmoms.

Funktioner til udskrifter og dokumenter finder du i ordremenuen (de tre prikker).

1: Send et tilbud

Via ordren kan du generere et tilbud og sende det til kunden.
➡️ Læs mere om tilbud

2: Send en ordrebekræftelse

Dette trin er kun relevant, hvis det er en del af jeres normale forretningsprocedure at bruge ordrebekræftelser. Før du sender en ordrebekræftelse, kan du tilføje leveringsadresse og leveringsnotat på fanen Levering.

Vælg Opret ordrebekræftelse i ordremenuen. Her kan du vælge, om dokumentet skal udskrives eller sendes via e-mail. Du kan også vælge at bekræfte kun en del af ordren ved at vælge Delvis ordrebekræftelse.

Når ordrebekræftelsen er oprettet, låses opgaverne for yderligere redigering. Hvis du vil redigere linjerne igen, kan du slette ordrebekræftelsen via menuen for opgaven (de tre prikker) og vælge Slet ordrebekræftelse. Herefter kan du redigere og oprette en ny ordrebekræftelse.

3: Opret levering (kun ved lagerstyring)

Dette trin er kun relevant, hvis du bruger lagerstyring. Når varerne er fysisk plukket fra lageret og klar til levering, kan du oprette en levering. Du kan også vælge at springe dette trin over og bogføre leveringen sammen med fakturaen.

Vælg Opret levering i ordremenuen. Her kan du vælge, om følgesedlen skal udskrives eller sendes via e-mail. Husk at indtaste den korrekte dato for, hvornår varerne er afsendt fra lageret. Hvis du kun har leveret nogle af varerne, kan du bogføre en del-levering.

Når leveringen er bogført, opdateres antal på lager, og værdien trækkes ud af dit lager. Der bogføres også et vareforbrug. Efter bogføring af leveringen kan du kun redigere tekst, pris og rabat på ordrelinjerne.

4: Bogfør faktura

Vælg Opret faktura i ordremenuen. Vælg, om fakturaen skal udskrives, sendes via e-mail eller sendes elektronisk. Kontrollér også, at fakturadato er som ønsket. Anvender du lagerstyring, og har du ikke tidligere bogført levering, skal du huske at sætte flueben i feltet Levér.

5: Bogfør indbetaling

Som det sidste trin på en ordre kan du bogføre en indbetaling.

Vælg Opret betaling i ordremenuen. Indtast datoen for indbetalingen, og markér de fakturaer, der er blevet indbetalt. Vælg den betalingskonto, som betalingen skal bogføres på. Kontrollér at det indbetalte beløb er korrekt, og tryk på Betal.

Købsordrer

Via en købsordre kan du generere en købsfaktura, hvilket bogfører et vareforbrug for de købte ydelser/varer. Hvis du anvender lagerstyring, bogføres købet dog ind på kontoen for lagerbeholdning på den tilhørende varegruppe.

Partneren på ordren bliver en leverandør, og hvis leverandøren og varen er momspligtige, bogføres der også indgående købsmoms.

1: Send en bestilling

Dette trin er kun nødvendigt, hvis du ikke allerede har bestilt varerne hos leverandøren. Før du sender en bestilling, kan du på fanen Levering tilføje leveringsadresse og leveringsnotat.

Vælg Opret bestilling i ordremenuen. Her kan du vælge, om bestillingen skal udskrives eller sendes via e-mail. Du kan også vælge at bestille kun en del af ordren.

Når bestillingen er oprettet, låses opgaverne for yderligere redigering. Hvis du vil redigere linjerne igen, kan du slette bestillingen via menuen for opgaven (de tre prikker) og vælge Slet ordrebekræftelse. Derefter kan du redigere og oprette en ny bestilling.

2: Opret levering (kun ved lagerstyring)

Dette trin er kun relevant, hvis du bruger lagerstyring. Det udføres, når du fysisk har modtaget varerne på dit lager. Du kan også vælge at springe dette trin over og bogføre leveringen sammen med fakturaen.

Vælg Opret levering i ordremenuen. Husk at vælge den korrekte dato for, hvornår varerne er kommet på lageret. Hvis du kun har modtaget nogle af varerne, kan du bogføre en del-levering.

Når leveringen er bogført, opdateres antal på lager, og der bogføres en midlertidig værdi for varerne på finanskontoen Ubetalt lager. Efter bogføring af leveringen kan du kun redigere tekst, pris og rabat på ordrelinjerne.

3: Bogfør faktura

Husk at indtaste leverandørens fakturadato, fakturanummer og eventuelt betalingsID på fanen Ordrehoved. Kontrollér også, at priser og antal på varelinjerne stemmer overens med leverandørens faktura. Tjek også fakturatotalen nederst på ordren.

Vælg Opret faktura i ordremenuen. Hvis du bruger lagerstyring og ikke tidligere har bogført levering, skal du huske at sætte flueben i feltet Levér.

Slet en ordre

For at slette en ordre må der ikke være bogført leveringer eller fakturaer på ordren. Når en ordre slettes, får den status som Deaktiveret og vises ikke automatisk i oversigten over dine ordrer.

Vælg Slet i ordremenuen (de tre prikker), og tryk på Godkend. Når ordren er slettet, er alle tilhørende ordreopgaver fysisk slettet. Det er kun selve ordrenummeret, du kan gendanne bagefter.

Hvis du ønsker at gendanne en slettet ordre, skal du åbne ordren og i ordremenuen vælge Gendan. Herefter vil ordren igen være synlig i din oversigt over åbne ordrer.

Split og flet ordre

Xena har en funktion, hvor du kan splitte og flette ordrelinjer fra åbne ordrer på en partner til en ny ordre.
➡️ Læs mere om split og flet ordre

Søgning i ordrer

Du kan søge i dine ordrer direkte fra ordreoversigten.
➡️ Læs mere om søgning i ordrer

Andre funktioner

Bekræftede priser

Når du bekræfter en ordrelinje, låses dens pris. Prisen ændrer sig ikke automatisk, selvom du senere justerer ordredatoen eller valutakursen. Dette forhindrer utilsigtede prisændringer på bekræftede varer.

Delfakturering

Du har mulighed for at oprette flere fakturaer på samme ordre ved at opdele ordren i forskellige opgaver. Dette er praktisk, især hvis du har en større ordre til den samme partner. Du kan foretage del-fakturering af de enkelte opgaver.

Dokumenter

Hver gang der dannes et dokument fra ordren, bliver det automatisk gemt under fanen Dokumenter på ordren. Det giver dig mulighed for at se tilbage på tidligere dokumenter, som f.eks. tilbud, selv efter at ordren er blevet faktureret. Du kan også selv uploade dokumenter til ordren. Dokumenterne kan organiseres i dokumentmapper.

Statistik

Alle ordrer har en fane med statistiktal, hvor du kan se vigtige nøgletal og en grafisk visning af realiseret/budget.
➡️ Læs mere om ordrestatistik

Kopier

Du kan kopiere en ordre til en ny ordre ved at vælge Kopier til ny salgs- eller købsordre i ordremenuen (de tre prikker). På samme måde kan du kopiere en enkelt opgave til samme ordre via menuen på opgaven og vælge Kopier.

Kreditnota

En faktura kan krediteres med et enkelt klik. Find den ønskede faktura, og vælg Kreditnota i menuen for fakturaen (de tre prikker). Dette opretter en ny opgave på ordren, som krediterer og udligner den eller de valgte fakturaer. Både faktura og kreditnota oprettes på den samme ordre. Hvis du skal lave en ny faktura, kan du bruge kopifunktionen beskrevet ovenfor.

Fakturer efter forbrug

Hvis du bogfører omkostninger på dine salgsordrer, kan du med fordel danne en faktura med udgangspunkt i de bogførte omkostninger. Det sparer dig tid og sikrer, at alle dine omkostninger faktureres videre til kunden.
➡️ Læs mere om regningsfaktura

Acontofakturering

Via ordremenuen (de tre prikker) finder du Acontofakturering. Denne form for fakturering anvendes, hvis kunden skal betale for ordren over rater. Raterne kan opgøres efter en procent af samlet beløb for opgaven (færdiggørelsesprincip) eller efter aftalt beløb (rateprincip).
➡️ Læs mere om acontofakturering

---

---