Hvad kan vi hjælpe med?

Skabeloner til salgsordrer

Ordrer

Ved brug af skabeloner til salgsordrer, kan du let og hurtigt få oprettet salgsordrer med fast definerede oplysninger. Det kan være du tit opretter ordrer hvor opgaveteksten skal være enslydende, eller hvor du ønsker en bestemt ordrestatus og afdeling sat på ordren.

Fremgangsmåden for at anvende skabeloner på salgsordrer er, at du starter med at oprette en ny ordre, og på denne ordre bygger du skabelonen op. I nedenstående kan du se hvilke felter der gemmes med i  skabeloner, opdelt i henholdsvis ordrehovedet, opgaver samt ordrelinjer på opgaver.

Når alle felter er sat, gemmer du ordren som en skabelon, og kan nu fremover anvendes både i forbindelse med oprettelse af en ny ordre og på eksisterende ordrer. 

OBS: Hvis du opretter en ordre fra partneren eller fra projektet, har du p.t. ikke mulighed for at vælge en skabelon i forbindelse med oprettelsen af ordren. Dette vil blive tilføjet i en senere version. På disse order skal du derfor manuelt vælge skabelon når ordren ER oprettet.

 

Disse data gemmes i skabelonen

Fra ordrehovedet gemmes nedenstående felter (hvis udfyldt):

  • Internt notat
  • Deres reference
  • Projektnummer
  • Afdeling
  • Bærer
  • Formål
  • Ordrestatus

På opgaven gemmes nedenstående felter (du må gerne gemme skabelonen uden opgaver):

  • Beskrivelse
  • Notat
  • Opgavestatus

På ordrelinjer tilføjet til opgaver gemmes nedenstående felter:

  • Varenr
  • Tekst
  • Antal
  • Enhed

Vær opmærksom på at prisen ikke gemmes, så hvis f.eks. dine timepris ændrer sig efter skabelonen er gemt, vil den gældende pris altid blive hentet ind på ordren. Enten standardprisen eller kundespecifik pris.

 

Sådan gemmes en skabelon

Du kan gemme alle de skabeloner du har behov for. En skabelon gemmes med udgangspunkt i en salgsordre, så du skal starte med at oprette en ny salgsordre. Udfyldt alle de felter du ønsker skal sættes som standard, når du anvender skabelonen.

Du gemmer skabelonen ved i menuen for salgsordren at vælge 'Gem skabelon'.

Gem ordreskabelon i Xena

I dialogen der vises skal du enten vælge at gemme som ny skabelon, eller at overskrive en eksisterende skabelon.

Dialog for at gemme ordreskabelon i Xena

Skabelonerne sorteres alfabetisk, så det kan være en god idé at du f.eks. sætter nummer 1, 2, 3 o.s.v. foran skabelonnavnene, så du på den måde selv kan styre rækkefølgen, og du får de mest anvendte skabeloner øverst i listen.

Skabelonerne gemmes pr regnskab, så du kan også f.eks. sætte initialer foran skabelonnavnet, hvis hver ordreansvarlig har hver sit sæt skabeloner.

Sortering af skabeloner til salgsordrer i Xena

 

Sådan anvendes en skabelon

Når du har gemt din første skabelon, vil du fremover, ved oprettelse af salgsordrer fra hovedmenuen, have mulighed for også at vælge en skabelon. Alle de informationer du har gemt i den valgte skabelon, vil nu blive anvendt på den nye ordre der oprettes. 

Vælg skabelon til salgsordre ved oprettelse af ordre i Xena

Du kan også vælge at anvende skabelonen på ordrer der allerede er oprettet. I så fald skal du i menuen for salgsordren vælge punktet 'Anvend skabelon'. Vær opmærksom på at felterne i ordrehovedet overskrives med de gemte felter i skabelonen. Hvis skabelonen er gemt med opgave(r), tilføjes disse som ekstra opgaver til ordren.

Anvend Ordreskabelon i Xena

 

Sådan omdøbes eller slettes en skabelon

Hvis du har fået gemt en skabelon med et forkert navn, eller hvis du ønsker at slette en skabelon, skal du blot åbne en tilfældig ordre, og i menuen for ordren finder du menupunktet 'Administrer skabeloner'.

I dialogen der vises kan du nu ændre navn på skabeloner, eller du kan trykke på skraldespand ikonet ud for den skabelon du vil slette. Først når du trykker på 'Gem', gemmes ændringerne. Fortryder du dine ændringer, trykker du på 'Annuller', og dialogen lukkes uden at gemme.

Administrer skabeloner til salgsordrer i Xena

 

Eksempel 1: skabelon til oprettelse af tilbud:

Jeg ønsker at have en skabelon, hvor ordrestatus automatisk sættes til 'Igangværende tilbud', samt afdeling skal sættes til 'Projekt'. Derudover ønsker jeg en fast tekst sat ind i opgavenotat, hvor mine standard betingelser er skrevet ind.

I dette eksempel opretter jeg en salgsordre, hvor jeg i ordrehovedet vælger status 'Igangværende tilbud', samt jeg sætter afdeling til 'Projekt'. Nede på opgaven skriver jeg standardbetingelser ind i opgavenotatet.

Skabelon til salgsordre i Xena eksempel 1

Til sidst gemmer jeg ordren som skabelon med navn 'Tilbud projektafdelingen'. Menupunktet til at gemme skabelonen finder du via menuen på salgsordren, som tidligere beskrevet.

Gem ordreskabelon i Xena

Næste gang jeg skal skrive et tilbud for projektafdelingen, vælger jeg denne skabelon ved oprettelse af ordren.

 

Eksempel 2: skabelon til et bestemt projekt, til anvendelse på eksisterende ordrer

Jeg ønsker at have en skabelon, hvor ordrestatus automatisk sættes til 'Igangværende', projektnummer skal være 10001, i Deres reference skal der altid stå 'Peter Petersen, rekv. 123-ABC', samt afdelingen skal være 'Projekt'. Der skal ingen opgave oprettes, når skabelonen anvendes, da den kun er til brug på eksisterende ordrer.

I dette eksempel opretter jeg en salgsordre, hvor jeg i ordrehovedet sætter de ønskede felter som beskrevet. Den opgave der automatisk er oprettet på ordren sletter jeg.

Skabelon til salgsordre i Xena, eksempel 2

Til sidst gemmer jeg ordren som skabelon med navn 'Projekt 10001 til eksisterende ordre'

Når jeg anvender denne skabelon på en eksisterende ordre, sættes felterne i hovedet ud fra skabelonen, mens eksisterende opgaver på ordren bibeholdes.

 

Eksempel 3: skabelon til ordrer, hvor der skal oprettes en opgave med forslag til ordrelinjer

Jeg ønsker at have en skabelon, hvor ordrestatus automatisk sættes til 'Igangværende'. Øvrige felter i ordrehovedet skal ikke overstyres via skabelonen. Ordren skal indeholde én opgave med en bestemt beskrivelse og note, samt den skal indeholde 2 faste ordrelinjer. Opgavestatus skal være 'Planlægges'.

I dette eksempel opretter jeg en salgsordre, hvor jeg i ordrehovedet vælger ordrestatus 'Igangværende'. På opgaven indtaster jeg beskrivelse og note samt opgavestatus sættes til 'Planlægges'. Derudover tilføjer jeg de 2 ønskede ordrelinjer med ønsket tekst, antal og enhed.

Skabelon til salgsordre i Xena, eksempel 3

Til sidst gemmer jeg ordren som skabelon med navn 'Gennemgang flyttelejlighed'.

Når jeg anvender denne skabelon, sættes ordrestatus nu til igangværende, samt der oprettes en opgave med dataene fra skabelonen.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto