Tilbud

Følg disse enkle trinnene for å opprette, administrere og holde oversikt over dine tilbud i Xena.

Du kan enkelt tilpasse hvordan tilbud og overslag ser ut. Følg guiden om Rapporter og utskrifter.

Et tilbud bruker samme layout som fakturaene dine. Har du allerede valgt logo og farger til fakturaene, blir de automatisk brukt på tilbud og overslag.

 

Opprett et tilbud eller et overslag

Du finner alle aktive tilbud og overslag under Salg > Ordre > Ordreoversikt på fanen Tilbud/Overslag.

For å opprette et tilbud må du først opprette en ny ordre. Velg Salgsordre som ordretype. Hvis du har opprettet en ordremal eller en fakturamal, kan du velge dem med en gang.

Fyll deretter inn opplysningene øverst på ordren:

• Velg den partneren som skal motta tilbudet.

• Det er lurt å velge ordrestatus, så du enkelt kan holde oversikt over tilbud og overslag.

• På fanen Dokumenter kan du legge ved bilder, tegninger og andre relevante filer.

• Du kan opprette én eller flere oppgaver, der du beskriver arbeidet og legger til varer.

  1. Skriv teksten kunden skal se i feltene Beskrivelse og Notat.

  2. Legg til ordrelinjer med varenummer, antall og pris.

 

Skriv ut eller send tilbud og overslag

Når tilbudet eller overslaget er klart, kan du skrive det ut eller sende det direkte til kunden via e-post.

1. Åpne ordremenyen (de tre prikkene) og velg Opprett tilbud/overslag.

2. Velg ønsket dato.

3. Hvis tilbudet kun skal dekke en del av ordren, velger du Delvis og markerer oppgavene som skal være med.

4. Klikk på Opprett tilbud eller Opprett overslag. Dokumentets tittel og filnavn tilpasses automatisk etter ditt valg.

 

Hva er forskjellen på tilbud og overslag?

Et overslag fungerer på samme måte som et tilbud. Den eneste forskjellen er dokumentets overskrift og filnavn. Det gjør det lettere å skille mellom de to dokumenttypene.

Tilbud og overslag bruker den samme nummerrekken. For eksempel:

• 1000-1 (Tilbud)

• 1000-2 (Overslag)

• 1000-3 (Tilbud)

På fanen Tilbud/Overslag kan du se dokumenttypen. Vil du ha bedre oversikt, kan du opprette én ordrestatus for tilbud og en annen for overslag.

 

Slik lagres tilbud

Du finner alltid aktive tilbud og overslag under Salg > Ordre > Ordreoversikt på fanen Tilbud/Overslag.

Et tilbud er en åpen ordre som du kan endre frem til den faktureres eller slettes. Når ordren skrives ut som en faktura eller slettes, fjernes den automatisk fra listen over aktive tilbud.

Hver gang du sender et tilbud eller overslag, lagres det både på oppgaven og under fanen Dokumenter på ordren. Oppretter du en ny versjon, får den automatisk et nytt løpenummer og blir den aktive versjonen.

Alle sendte tilbud og overslag lagres også i partnerens logg. Du kan lese mer om e-poststatus og loggen i denne guiden.

 

Se tilbud i statusoversikten

Du kan også følge tilbudene dine under Salg > Statusoversikt.

Her vises statustypene du har opprettet i regnskapet. Du kan for eksempel opprette en status med navnet Aktive tilbud, så du raskt kan se alle tilbud som ennå ikke er akseptert eller avslått.

---

---