Forskuddsfakturering inkludert slutt­fakturering

Dersom det er avtalt en fast pris for en kundeoppgave som du ønsker å forskuddsfakturere, kan du følge denne veiledningen som beskriver prosessen fra første forskuddsfaktura til slutt­fakturaen.

 

Forbered ordren for forskuddsfakturering

1. Opprett en oppgave på salgsordren med beløpet som skal forskuddsfaktureres.
2. Legg inn en oppgavebeskrivelse. Denne overskriften skrives ut på fakturaen ved siden av forskuddsbeløpet.
3. Legg inn minst én linje på oppgaven med avtalt pris.
4. Ønsker du flere linjer på forskuddsfakturaen, må du opprette nye oppgaver med hver sin beskrivelse og beløp.
5. Oppgaver hvor 'Totalt beløp' er 0,00, samt oppgaver som er fakturert på vanlig vis, inkluderes ikke i forskuddsfaktureringen.

OBS: Du må ikke opprette vanlige fakturaer for oppgavene du jobber med å forskuddsfakturere. Hvis du trenger å lage en vanlig faktura for ordren (for eksempel for ekstraarbeid), må du opprette en separat oppgave for dette.

Først når du skal lage den endelige sluttfakturaen, oppretter du en vanlig faktura for oppgavene med forskuddsbeløp.

 

I eksempelet under har kunden bestilt to oppgaver som skal faktureres med hver sin sum. Oppgavene er:

• 'Nytt uthus oppføres' med kr. 50.000 totalt og
• 'Maling av uthus' med kr. 5.000 totalt.

 

 

Opprett forskuddsfaktura

I øverste del av skjermbildet velger du HVA du ønsker å fakturere, i den nedre halvdelen velger du HVORDAN du ønsker å fakturere.

 

Velg hva du ønsker å fakturere

Skriv inn fullførelsesgraden, enten i prosent eller i kroner. Skriver du inn prosent, beregnes det fullførte beløpet automatisk.

• Du kan ikke skrive inn mindre enn det tidligere fakturerte beløpet. Så enten må du la linjene være som de er, eller øke fullført.
  • Økes fullført, vil det ved fakturering opprettes en linje med det ekstra beløpet på oppgaven.
  • Lar du derimot fullført være som det er, vil det ved fakturering opprettes en null-linje på oppgaven.
• Hvis en linje er fakturert 100%, kan du ikke endre fullført prosent/beløp.
• Du kan ikke velge bort oppgaver, da de alle er en del av den samlede summen og en del av det tidligere fakturerte beløpet. Begge disse nøkkeltallene skrives ut på forskuddsfakturaen.

Generelt må du være forsiktig med å fjerne oppgaver fra ordren etter at du har opprettet den første forskuddsfakturaen. Hvis du fjerner oppgaver, vil det påvirke de totale beløpene som skrives ut på den neste forskuddsfakturaen.

Kolonnene 'Fakturert' og 'Ikke fakturert' viser summen for beløp og prosenter for henholdsvis fakturerte og ikke-fakturerte oppgaver. 

 

 

Velg hvordan du ønsker å fakturere

I den nedre delen av skjermen har du ulike muligheter:

• Etterbehandling: Velg om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post.
• Fakturadato: Skriv inn ønsket fakturadato.
• Forskuddsnummer: Her kan du overstyre neste forskuddsnummer.
• Fakturalayout: Hvis du har en tilpasset rapport for prosjektforskuddsfakturaen, kan du velge et fakturalayout.
• Fakturahistorikk: Du kan velge å skrive ut fakturahistorikken på fakturaen eller kun vise totalen for tidligere fakturerte beløp.

Trykk på knappen 'Proforma faktura' for å få en forhåndsvisning av fakturaen med de valgte innstillingene.

Det er viktig å se på proformafakturaen inntil du er helt kjent med alle de nye mulighetene, siden en bokført ordre-forskuddsfaktura ikke kan gjøres om!

Vær spesielt oppmerksom på om det foreslåtte forskuddsnummeret er korrekt. 

 

 

Eksempel

Under vises et eksempel på totalene som skrives ut på forskuddsfakturaen.

• Beløp totalt = Samlet sum for oppgavene (unntatt dem som er fakturert direkte via ordren).
• Utført beløp totalt = En sum av alle de inntastede prosentene/beløpene.
• Tidligere fakturert totalt = Samlet tidligere forskuddsfakturert beløp.
• Totalt ekskl. mva = Utført beløp minus tidligere fakturert. Eksempel på en forskuddsproforma faktura i Xena.

 

 

Sluttfaktura

Når kundeoppgaven er avsluttet og det er tid for slutt­fakturering, oppretter du en faktura på ordren på helt vanlig vis. Systemet sørger selv for å fratrekke forskuddsfakturaene. Prøv eventuelt først å se en proformafaktura før den endelige fakturaen bokføres.

I dialogen for fakturering kan du også markere feltet 'Delfakturering' og se hvilke beløp som vil bli medregnet på slutt­fakturaen.

 

 

Forskuddsfakturering via prosjekt

I stedet for å opprette forskuddsfakturaen via en ordre, kan du i stedet velge å opprette et prosjekt, koble prosjektet til ordren, og deretter opprette forskuddsfakturaen via prosjektet.

Les mer om denne formen for forskuddsfakturering her.

---

---