Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Forskuddsfaktura og slutt­faktura

Dersom det er avtalt en fast pris for en kundeoppgave som du ønsker å forskuddsfakturere, kan du følge denne veiledningen.

GjĂžr ordren klar til Ă  kontofaktura

PĂ„ salgsordren oppretter du minimum Ă©n oppgave med totalbelĂžpet for arbeidet.

  1. Skriv inn oppgavebeskrivelse. Det er denne beskrivelsen som skrives ut ved siden av à kontobelÞpet pÄ fakturaen.

  2. Legg til minimum én linje pÄ oppgaven med pris.

  3. Ønsker du flere linjer utskrevet pÄ à kontofakturaen, mÄ du opprette flere oppgaver med hver sin oppgavebeskrivelse og belÞp.

  4. Oppgaver der BelÞp totalt er 0,00, samt oppgaver som er fakturert pÄ vanlig mÄte, inkluderes ikke i à kontofakturering.

⚠ Merk: Du mĂ„ ikke opprette vanlige fakturaer pĂ„ oppgavene du er i gang med Ă„ Ă  kontofakturere. Trenger du Ă„ lage en vanlig faktura pĂ„ ordren (f.eks. for tilleggsarbeid), mĂ„ du opprette en egen oppgave til dette, eller enda bedre, opprette en ny ordre.

I eksemplet nedenfor har kunden bestilt to oppgaver som skal faktureres med hvert sitt belĂžp. Oppgavene er:

  • Nytt uthus oppfĂžres med kr. 50.000 totalt og

  • Maling av uthus med kr. 5.000 totalt.

GjĂžr ordren klar til Ă  kontofaktura i Xena

 

Opprett Ă  kontofaktura

PĂ„ ordren Ă„pner du menyen Ăžverst til hĂžyre (de tre prikkene) og velger À kontofakturering.

I Ăžvre del av skjermbildet velger du HVA du Ăžnsker Ă„ fakturere, i nedre halvdel velger du HVORDAN du Ăžnsker Ă„ fakturere.

 

Velg hva du Ăžnsker Ă„ fakturere

Skriv inn ferdigstillelsesgraden, enten i prosent eller i kroner.

  • Du kan ikke taste inn mindre enn tidligere fakturert. Enten lar du utfĂžrt bli som det er, eller Ăžker det.

  • Hvis en linje er fakturert 100%, kan du ikke endre utfĂžrt prosent/belĂžp.

  • Du kan ikke velge bort oppgaver, siden alle er en del av den samlede summen og en del av tidligere fakturert belĂžp. Begge disse nĂžkkeltallene skrives ut pĂ„ Ă  kontofakturaen.

  • Oppgaver med negative belĂžp kan nĂ„ ogsĂ„ inkluderes. Hvis de valgte linjene samlet gir et negativt belĂžp, opprettes det automatisk en kreditnota i stedet for en faktura.

⚠ Merk: VĂŠr generelt forsiktig med Ă„ fjerne oppgaver fra ordren etter at du har opprettet den fĂžrste Ă  kontofakturaen. Fjerner du oppgaver, vil det pĂ„virke totalbelĂžpene som skrives ut pĂ„ neste Ă  kontofaktura.

Skriv inn ferdigstillelsesgrad pÄ à kontofaktura i Xena

À kontofaktura med minuslinje i Xena

 

Velg hvordan du Ăžnsker Ă„ fakturere

I nedre del av skjermen har du disse innstillingene:

  • Etterbehandling: Velg om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post.

  • Fakturadato: Skriv inn Ăžnsket fakturadato.

  • À konto nummer: Her kan du overstyre neste nummer.

  • Fakturalayout: Har du en brukertilpasset rapport, kan du velge den her.

  • Fakturahistorikk: FĂ„ skrevet ut hele fakturahistorikken, eller bare samlet belĂžp for tidligere fakturert.

  • Sluttfaktura: Kan kun velges nĂ„r alle ordrer/oppgaver har utfĂžrt pĂ„ 100%. Se beskrivelse av sluttfakturering nederst i denne guiden.

Trykk pÄ knappen Proformafaktura for Ä fÄ en forhÄndsvisning av fakturaen med de valgte innstillingene.

⚠ Merk: Det er viktig Ă„ se proformafakturaen til du er helt sikker pĂ„ at de innskrevne belĂžpene er korrekte, da en bokfĂžrt Ă  kontofaktura ikke kan reverseres!

Skriv ut en proformafaktura for en Ă  kontofaktura i Xena

Nedenfor vises eksempel pÄ totalene som skrives ut pÄ à kontofakturaen:

  • BelĂžp totalt = Samlet sum for ordrer/oppgaver (unntatt de som er fakturert direkte via ordren).

  • Utf. belĂžp totalt = En sum av alle de innskrevne prosentene/belĂžpene.

  • Tidl. fakturert totalt = Samlet tidligere Ă  kontofakturert belĂžp.

NettobelĂžpet beregnes som UtfĂžrt belĂžp minus tidligere fakturert.

Eksempel pÄ en à konto proformafaktura i Xena

 

BokfĂžring av Ă  kontofaktura

NĂ„r Ă  kontofakturaen er dannet, har alle Ă  kontofakturerte oppgaver fĂ„tt en ny linje med det fakturerte belĂžpet – med minus som fortegn. Saldoen pĂ„ oppgaven er dermed belĂžpet som gjenstĂ„r Ă„ fakturere.

Det er ogsĂ„ automatisk opprettet en ny oppgave nederst, som inneholder alle de fakturerte delbelĂžpene. De fakturerte belĂžpene er bokfĂžrt pĂ„ omsetningskontoen À kontofakturering.

Ordren i Xena etter fĂžrste Ă  kontofaktura er bokfĂžrt

 

Sluttfaktura

NĂ„r arbeidet er ferdig og du skal sende sluttfakturaen til kunden, mĂ„ du i À kontofakturering sette UtfĂžrt til 100% for alle linjer.

NĂ„r alle linjer er satt til 100% utfĂžrt, kan du huke av i feltet nederst for Ă„ opprette en Sluttfaktura.

⚠ Merk: Det er viktig Ă„ se proformafakturaen fĂžr du danner den endelige fakturaen, da en bokfĂžrt sluttfaktura ikke kan reverseres!

Opprett en slutt à kontofaktura pÄ ordrer i Xena

Nedenfor ser du eksempel pÄ en sluttfaktura.

Eksempel pÄ en à konto sluttfaktura fra Xena

 

BokfĂžring av sluttfaktura

NĂ„r sluttfakturaen er dannet, har alle Ă  kontofakturerte oppgaver fĂ„tt en ny linje med det fakturerte belĂžpet – med minus som fortegn. Saldoen pĂ„ oppgavene er nĂ„ 0,00, og de er alle merket som fakturert og kan dermed ikke lenger redigeres.

PÄ samme mÄte er ordren ogsÄ merket som fakturert, og ordrestatus er satt til den med hÞyest indeks (typisk Fakturert).

I forbindelse med sluttfakturaen er det ogsÄ opprettet en ny oppgave nederst i ordren, som inneholder alle linjer fra de fakturerte oppgavene, inkludert de tidligere à kontofakturerte belÞpene.

De tidligere Ă  kontofakturerte belĂžpene er tilbakefĂžrt pĂ„ omsetningskontoen À kontofakturering, slik at denne nĂ„ gĂ„r i null for ordren. Omsetningen er nĂ„ i stedet bokfĂžrt pĂ„ de respektive omsetningskontoene fra de opprinnelige linjene.

Oppgave med sluttfakturering av ordre i Xena

 

À kontofakturering via prosjekt

I stedet for Ä opprette à kontofakturaen via en ordre, kan du velge Ä opprette et prosjekt, koble prosjektet pÄ ordren, og deretter opprette à kontofakturaen via prosjektet.

âžĄïž Les mer om Ă  kontofakturering via prosjekt

Oppdatert