Forskuddsfaktura og sluttfaktura
Dersom det er avtalt en fast pris for en kundeoppgave som du ønsker å forskuddsfakturere, kan du følge denne veiledningen.
Gjør ordren klar til à kontofaktura
På salgsordren oppretter du minimum én oppgave med totalbeløpet for arbeidet.
Skriv inn oppgavebeskrivelse. Det er denne beskrivelsen som skrives ut ved siden av à kontobeløpet på fakturaen.
Legg til minimum én linje på oppgaven med pris.
Ønsker du flere linjer utskrevet på à kontofakturaen, må du opprette flere oppgaver med hver sin oppgavebeskrivelse og beløp.
Oppgaver der Beløp totalt er 0,00, samt oppgaver som er fakturert på vanlig måte, inkluderes ikke i à kontofakturering.
⚠️ Merk: Du må ikke opprette vanlige fakturaer på oppgavene du er i gang med å à kontofakturere. Trenger du å lage en vanlig faktura på ordren (f.eks. for tilleggsarbeid), må du opprette en egen oppgave til dette, eller enda bedre, opprette en ny ordre.
I eksemplet nedenfor har kunden bestilt to oppgaver som skal faktureres med hvert sitt beløp. Oppgavene er:
Nytt uthus oppføres med kr. 50.000 totalt og
Maling av uthus med kr. 5.000 totalt.
Opprett à kontofaktura
På ordren åpner du menyen øverst til høyre (de tre prikkene) og velger À kontofakturering.
I øvre del av skjermbildet velger du HVA du ønsker å fakturere, i nedre halvdel velger du HVORDAN du ønsker å fakturere.
Velg hva du ønsker å fakturere
Skriv inn ferdigstillelsesgraden, enten i prosent eller i kroner.
Du kan ikke taste inn mindre enn tidligere fakturert. Enten lar du utført bli som det er, eller øker det.
Hvis en linje er fakturert 100%, kan du ikke endre utført prosent/beløp.
Du kan ikke velge bort oppgaver, siden alle er en del av den samlede summen og en del av tidligere fakturert beløp. Begge disse nøkkeltallene skrives ut på à kontofakturaen.
Oppgaver med negative beløp kan nå også inkluderes. Hvis de valgte linjene samlet gir et negativt beløp, opprettes det automatisk en kreditnota i stedet for en faktura.
⚠️ Merk: Vær generelt forsiktig med å fjerne oppgaver fra ordren etter at du har opprettet den første à kontofakturaen. Fjerner du oppgaver, vil det påvirke totalbeløpene som skrives ut på neste à kontofaktura.
Velg hvordan du ønsker å fakturere
I nedre del av skjermen har du disse innstillingene:
Etterbehandling: Velg om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post.
Fakturadato: Skriv inn ønsket fakturadato.
À konto nummer: Her kan du overstyre neste nummer.
Fakturalayout: Har du en brukertilpasset rapport, kan du velge den her.
Fakturahistorikk: Få skrevet ut hele fakturahistorikken, eller bare samlet beløp for tidligere fakturert.
Sluttfaktura: Kan kun velges når alle ordrer/oppgaver har utført på 100%. Se beskrivelse av sluttfakturering nederst i denne guiden.
Trykk på knappen Proformafaktura for å få en forhåndsvisning av fakturaen med de valgte innstillingene.
⚠️ Merk: Det er viktig å se proformafakturaen til du er helt sikker på at de innskrevne beløpene er korrekte, da en bokført à kontofaktura ikke kan reverseres!
Nedenfor vises eksempel på totalene som skrives ut på à kontofakturaen:
Beløp totalt = Samlet sum for ordrer/oppgaver (unntatt de som er fakturert direkte via ordren).
Utf. beløp totalt = En sum av alle de innskrevne prosentene/beløpene.
Tidl. fakturert totalt = Samlet tidligere à kontofakturert beløp.
Nettobeløpet beregnes som Utført beløp minus tidligere fakturert.
Bokføring av à kontofaktura
Når à kontofakturaen er dannet, har alle à kontofakturerte oppgaver fått en ny linje med det fakturerte beløpet – med minus som fortegn. Saldoen på oppgaven er dermed beløpet som gjenstår å fakturere.
Det er også automatisk opprettet en ny oppgave nederst, som inneholder alle de fakturerte delbeløpene. De fakturerte beløpene er bokført på omsetningskontoen À kontofakturering.
Sluttfaktura
Når arbeidet er ferdig og du skal sende sluttfakturaen til kunden, må du i À kontofakturering sette Utført til 100% for alle linjer.
Når alle linjer er satt til 100% utført, kan du huke av i feltet nederst for å opprette en Sluttfaktura.
⚠️ Merk: Det er viktig å se proformafakturaen før du danner den endelige fakturaen, da en bokført sluttfaktura ikke kan reverseres!
Nedenfor ser du eksempel på en sluttfaktura.
Bokføring av sluttfaktura
Når sluttfakturaen er dannet, har alle à kontofakturerte oppgaver fått en ny linje med det fakturerte beløpet – med minus som fortegn. Saldoen på oppgavene er nå 0,00, og de er alle merket som fakturert og kan dermed ikke lenger redigeres.
På samme måte er ordren også merket som fakturert, og ordrestatus er satt til den med høyest indeks (typisk Fakturert).
I forbindelse med sluttfakturaen er det også opprettet en ny oppgave nederst i ordren, som inneholder alle linjer fra de fakturerte oppgavene, inkludert de tidligere à kontofakturerte beløpene.
De tidligere à kontofakturerte beløpene er tilbakeført på omsetningskontoen À kontofakturering, slik at denne nå går i null for ordren. Omsetningen er nå i stedet bokført på de respektive omsetningskontoene fra de opprinnelige linjene.
À kontofakturering via prosjekt
I stedet for å opprette à kontofakturaen via en ordre, kan du velge å opprette et prosjekt, koble prosjektet på ordren, og deretter opprette à kontofakturaen via prosjektet.
➡️ Les mer om à kontofakturering via prosjekt
- Oppdatert