Varegrupper

Varegrupper er svært viktige. De bestemmer inndelingen av alle salg og kjøp og dermed hvilke rapporter som kan trekkes ut. De avgjør også hvilke momskoder som brukes på varene.

Oppretting av varegrupper

Start med å gjøre deg noen tanker om hva du skal selge, og dermed hvilke varegrupper som bør opprettes.

Varegrupper kan selvfølgelig opprettes etter hvert som du får bruk for dem, men vi anbefaler at du starter med å opprette de varegruppene du vet du får bruk for. Det gjør det lettere å opprette varer og å få et overblikk over salget.

 

Navngi varegrupper

Når du navngir en varegruppe, bør du huske at den kan brukes både ved salg og kjøp. Det betyr for eksempel at det blir ulogisk å kalle en gruppe "Sykkelsalg" hvis det bokføres kjøp på gruppen. Kall heller varegruppen "Sykkel".

Typiske varegrupper kan være:

  • Arbeid
  • Momsfri (uten momskode)
  • Varer
  • Miljø
  • Frakt

Det er ikke nødvendig å opprette egne varegrupper for import eller eksport. Hvis du har varegruppen "Sykkel", bestemmes salg- og kjøpsmoms automatisk ut fra hvor partneren du kjøper fra eller selger til, befinner seg, og om han har et organisasjonsnummer. Se også momsfritt salg.

Varegrupper utgjør en vesentlig del av kontoplanen

Når det opprettes en varegruppe, vises denne direkte i kontoplanen din. Varegrupper vises under salg, vareforbruk og lager. På denne måten styrer Xena lager, vareforbruk og omsetning automatisk og på en logisk måte. 

Hvordan opprettes varegrupper?

Du kan opprette varegrupper flere steder - både der det er bruk for dem, og der du kan søke etter dem. Se også Søk og opprett.

Hovedplasseringen er Setup -> Vareoppsetning -> Varegrupper

undefined

 

Varegruppe-kartoteket

Når du klikker på en varegruppe, ser du tydelig at det er her konti og momskoder bestemmes. Det vises også statistikk over kjøp og salg på varegruppen:

undefined

 

Bokføringskonti på en varegruppe

Her kommer en av de geniale tingene ved Xena regnskap!

Xena vet hvordan tingene skal bokføres, så det kreves ingen oppsett, heller ikke av kontonumre. Men for at revisoren din og hans systemer skal forstå de rapportene som Xena lager, må hver bokføring på et tidspunkt tilknyttes et kontonummer.

De kontonummer-rubrikkene som er vist under hver varegruppe, trenger derfor ikke fylles ut med en gang. De kan fylles ut når du er godt i gang med salg og bokføring. Er du ikke helt sikker på hvilke kontonumre som skal i hver rubrikk, kan du la dem stå tomme og heller fylle ut disse direkte på den ferdige balanserapporten. Der er det mye enklere å se hvor numrene skal skrives inn.

undefined

 

Bokføring direkte på en varegruppe

Når du har opprettet en varegruppe, vil denne varegruppen vises direkte i kontoplanen din, både under salg og under kjøp, og også under lager m.m. Det er en god grunn til dette – det er for å gjøre det mye enklere for deg å knytte varekjøp til den samme gruppen som varesalget ditt. På den måten er det lett å se hvor mye som er kjøpt og solgt av samme type varer.

Eksempel

La oss si at du bl.a. selger sykler. Du oppretter naturligvis varegruppen "Sykler". Nå har du en betegnelse (varegruppe) som knytter sammen de forskjellige syklene du selger. Dette viser dermed ditt samlede sykkelsalg.

Det at du også kan kjøpe inn sykler i regnskapet direkte på samme varegruppe, "Sykler", gjør at du har en veldig enkel oversikt over dekningsbidraget ditt på sykler. Du har også en logisk balanse hvor det er en konto til salg av sykler og en tilsvarende konto til kjøp av sykler.

Hvis du bruker lagerstyringen, vil alt også henge sammen med lageret ditt. Når du kjøper sykler, økes lagerverdien på sykler, og når du selger en sykkel, har du et lagerforbruk som bokføres. Alt styres automatisk – uten oppsett.

 

Varegruppedetaljer

På hver varegruppe er det også et detaljbilde som viser de varene som er tilknyttet denne varegruppen, og den viser omsetning og kjøp for hver vare tilknyttet varegruppen.

undefined

 

Hvorfor kan jeg ikke endre varegruppe på en vare som selges?

Det er for tiden ikke mulig å endre varegruppe på en vare som det er salg eller kjøp på. Det er for å unngå rot i historikken og bokføringen.

Det vil bli laget en funksjon for å endre varegruppe på solgte varer. Men inntil det skjer, er det ganske viktig å få valgt riktig varegruppe på en bestemt vare FØR du starter salg av den.