Lagerverdi og lagerbeholdning

Når du bruker lagerstyring, finnes det flere punkter som må overholdes for at du skal få beregnet riktig verdi på lageret.

Appen Lagerstyring gir tilgang til lagerstyring og kan installeres via Xena AppStore. Denne veiledningen tar utgangspunkt i at appen er installert.

Rapporten Historisk lagerverdi viser alle varene som pr. den angitte datoen har enten antall eller verdi på lager. Hvis du skriver rapporten ut til PDF, får du også vist en total per varegruppe, som du kan avstemme med lagerkontoen din via finansrapporten Balanse.

Rapporten er dermed det viktigste verktøyet for å avstemme lageret ditt – samtidig kan den vise deg hvilke varer du må korrigere.

 

1. Lukk regnskapsår og beregn åpningstall på nytt

En av de viktigste forutsetningene for å avstemme lageret er at åpningstallene dine er beregnet på nytt. Hvis du ikke har lukket tidligere regnskapsår, risikerer du at lagerverdier reguleres tilbake i tid.

Dette kan for eksempel skje hvis:

• du har bokført en kjøpsleveranse i et gammelt regnskapsår, men først bokfører fakturaen i et nytt år

• du justerer gjennomsnittsverdien på beholdning som er bokført i et gammelt år

• du kansellerer en leveranse eller faktura bokført i et gammelt år

• du bokfører en lagertelling med dato i et gammelt år

Hvis du ønsker at reguleringene skal skje tilbake i et gammelt regnskapsår, må du åpne perioden, bokføre de ønskede reguleringene, beregne åpningstall på nytt og deretter lukke perioden igjen.

 

2. Avstem "Varelager, ubetalt"

Denne funksjonen finner du under Finans > Avstemminger, fanen Varelager. Her ser du alle åpne kjøpsordrer der du enten har bokført en leveranse eller en kjøpsfaktura. Disse ordrene har en verdi stående på kontoen Varelager, ubetalt i regnskapet.

Finanskontoen Varelager, ubetalt er en mellomkonto der innkjøp bokføres midlertidig, inntil nøyaktig antall og pris er kjent. Hvis du i bildet ser kjøpsfakturaer der både leveransen og fakturaen er bokført, må disse avstemmes.

➡️ Les mer om avstemming av Varelager, ubetalt

 

3. Varer med null i antall, men med en verdi

I noen tilfeller kan du ha en vare på rapporten der antall = 0,00, men der det fortsatt står en verdi.

Dette kan skje hvis:

• du oppretter en ny vare og bokfører omsetning på varen før du har bokført kjøpsfakturaen

• du bokfører en kjøpsleveranse, deretter gjør en lagertelling til null stk., og først etterpå bokfører kjøpsfakturaen

• du bokfører en kjøpsleveranse, deretter justerer gjennomsnittsverdien, og først etterpå bokfører kjøpsfakturaen

• gjennomsnittsprisen ikke har blitt korrekt beregnet ved siste lagertelling

• du bokfører en kjøpsleveranse på kjøpsordre nr. 1, oppretter en ny kjøpsordre nr. 2 på samme vare og bokfører leveranse og faktura til en annen pris, og deretter kansellerer leveransen på ordre 1

• du bokfører en kjøpsfaktura på en ordre med restlevering, der varen ikke har noen eksisterende gjennomsnittspris, og selger varen før restleveringen faktureres

Slik korrigerer du verdien til 0,00 kr.:

1. ⚠️ Sørg for at eventuelle åpne salgs- eller kjøpsordrer på varen enten ikke er levert/fakturert, eller både er levert og fakturert.

2. Opprett en lagertelling på varen, sett antall talt opp = 1. Bokfør lagertellingen.

3. Rett varens gjennomsnittspris til 0,00.

4. De to punktene over bokfører korreksjoner, som du kan se under fanen Vareposteringer under Detaljer – her konteres det på Varelager og Vareforbruk.

5. Opprett en ny lagertelling på varen, sett antall talt opp = 0. Bokfør lagertellingen.

6. Den åpne verdien på varen er nå nullstilt.

 

4. Varer med antall, men med en negativ verdi

Dette kan skje av samme årsaker som over, men der du i etterkant har bokført en kjøpsfaktura eller en salgskreditnota, og gjennomsnittsprisen er lavere enn den totale negative verdien på varen.

1. ⚠️ Før du korrigerer, må du sikre deg at det ikke finnes åpne salgs- eller kjøpsordrer på varen.

2. Rett deretter varens gjennomsnittspris. Hvis gjennomsnittsprisen allerede er korrekt, kan du endre den med 0,01 kr. opp eller ned. Justeringen bokføres på Varelager og Vareforbruk.

➡️ Les mer om lager og gjennomsnittspriser

 

5. Negativ lagerbeholdning

Hvis varen din ved en feil har en negativ beholdning, skyldes det som regel at den fysiske beholdningen din ikke har stemt overens med systemets lager, og at du derfor har solgt flere varer enn det som var registrert.

Slik nullstiller du beholdningen:

1. ⚠️ Sørg for at det ikke finnes åpne salgs- eller kjøpsordrer på varen.

2. Opprett en lagertelling på varen med antall = 1. Angi dato og bokfør.

3. Opprett en ny lagertelling på varen med antall = 0,00. Angi dato og bokfør. Beholdningen og verdien på Varemottak/Lager vil nå være nullstilt.

➡️ Se veiledningen om lagertelling

 

6. Feil visning av antall på varen

Hvis du ser feil antall på lager på selve varekortet (f.eks. 0 stk.), men et annet antall i vareoversikten eller rapporten Historisk lagerverdi, skyldes det bare at visningen ikke er oppdatert.

Dette påvirker ikke bokføringene. Visningen oppdateres automatisk neste gang du kjøper eller selger varen. Du kan også oppdatere manuelt ved å klikke Beregn på nytt manuelt, som kun oppdaterer visningen (uten bokføring).

 

7. Endring av gjennomsnittspris

Når du endrer gjennomsnittsprisen på en vare, bokføres det korreksjoner på Varelager og Vareforbruk. Dette er riktig metode hvis du ønsker å skrive varens verdi opp eller ned i forhold til innkjøpsprisen.

Du kan imidlertid ikke endre gjennomsnittsprisen tilbake til en dato før siste fysiske bevegelse på varen. Hvis du velger en ugyldig dato, får du beskjed, og den tidligste gyldige datoen vises.

Slik gjør du det:

1. ⚠️ Sørg for at det ikke finnes åpne ordrer på varen.

2. Gå til fanen Lagerstyring på varen.

3. Klikk på blyantikonet ved siden av Nåværende gjennomsnittspris.

4. Bekreft at du forstår konsekvensen av endringen (det bokføres korreksjoner).

5. Angi ny gjennomsnittspris og dato, og trykk Oppdater. Justeringen bokføres på Varelager og Vareforbruk.

 

8. Varer med reservert beholdning

Det er ingen sperre mot å selge en vare du ikke har på lager (overtrekk). Et overtrekk bokføres på kontiene Vareforbruk og Varemottak til sist kjente gjennomsnittspris. Samtidig justeres kolonnen Reservert beholdning på varen.

Finanskontoen Varemottak fungerer her som mellomkonto for den midlertidige bokføringen av overtrekk.

Når beholdningen igjen går i null eller pluss, justeres vareforbruket automatisk hvis den nye kjøpsprisen avviker fra den tidligere gjennomsnittsprisen:

• Er kjøpsprisen høyere, øker vareforbruket

• Er kjøpsprisen lavere, minker vareforbruket

Du kan se hvilke varer som har reservert beholdning, på rapporten Lagerverdi.

---

---