Lagerstyring

Lagerstyring bør være enkelt. Man kjøper fem bananer og selger to av dem, da har man tre igjen. Men alle som har jobbet med lagerstyring, vet at det ikke er så enkelt. I mange systemer er lagerstyring faktisk ganske komplisert, og derfor oppstår det feil. Men med Xena får du enkel, men likevel komplett lagerstyring!

Kom i gang med lagerstyring

Å aktivere lagerstyring på en vare er bare å krysse av for denne funksjonen ved varen. (Det er også mulig å bestemme på en varegruppe at varer i denne gruppen skal opprettes med (eller uten) lagerstyring. På den måten vil alle nye varer i denne varegruppen enten opprettes med eller uten lagerstyring.) 

Når en ny vare opprettes, trykker du på knappen "Vis ekstra felter". Da kan du sette kryss for "Lagerstyring".

Når lagerstyring er valgt, kommer det to ekstra felter fram:

Min. lagerantall (det laveste antallet som kan være på lager før en ny varebeholdning må bestilles)

Maks. lagerantall (det antallet som skal være på lager etter at min. lagerantall er nådd og det er bestilt ny varebeholdning)

undefined

Trykk "Opprett".

Dette er det grunnleggende som skal til for å kunne bruke lagerstyring.

Når varen er opprettet, er det mulig å gjøre en rekke innstillinger under "Lagerstyring":

  • Standard plassering (hvilken hylle varen normalt ligger på)
  • Leverandør (hvilken partner du normalt kjøper varen fra)

(Varen kan ha flere lokasjoner og dermed flere beholdninger. Den kan også kjøpes fra flere steder).

undefined

Viktige ting å ha på plass før lagerstyring tas i bruk:

Varens varegruppe er meget viktig. Varegruppen bestemmer hvordan salget blir fordelt under omsetningen og hvilken konto lager skal føres på. Dette kan for tiden ikke endres når det først er salg eller kjøp på en vare.

Før du går i gang, kan det være en god idé å opprette plasseringer. Lager har mye med orden å gjøre. Hvis det ikke er orden på ditt fysiske lager, blir det heller ikke orden på lagerstyringen!

Hvordan får jeg bokført deler på lager?
Når du starter med Xena, har du sikkert allerede noen deler liggende på lager. Disse skal inn sammen med en åpningsbalanse (primoposteringer).

Dette høres kanskje innviklet ut, men det er det ikke. Det er bare snakk om en liste over de varene du har på lager den dagen du starter i Xena. Altså hvor mange du har av hver, og hva de er verdt.

Velg: Finans -> Primoposteringer - Klikk på ditt første regnskapsår (her 2015)

Under fanen "varer" skriver du ganske enkelt inn de varene som er på lager, sammen med antall og gjennomsnittlig verdi.

Varer som ikke er opprettet, kan opprettes direkte herfra. Bare tast inn varenummer. Hvis varen ikke finnes, vil systemet aktivere et popup-vindu og foreslå at den opprettes.

undefined

Det er også mulig å hoppe til import fra Excel/CSV-fil. Importen gjøres i 2 trinn. Først skal alle varer importeres til lagerregisteret, og deretter kan man importere en vare-åpningsbalanse her. Alle varer som har positivt antall og en verdi, vil deretter opprettes som varer med lagerstyring. Husk å være veldig nøye med varegrupper

Dette kan fint gjøres før revisoren din er klar med en komplett åpningsbalanse, da denne bare bokfører mot egenkapital. Når revisor kommer med resten av åpningsbalansen, vil dette lageret være ferdig bokført.

 

Varer på lager ført via kjøpsordre (se også ordre)

Den normale måten å få inn lagervarer ved kjøp på er ved å opprette en kjøpsordre. Dette bokfører lagerøkning samtidig med at det inngående bilaget (den fakturaen du har fått av leverandøren din) bokføres. Du vil da skylde leverandøren din penger, og lagerbeholdningen din økes.

Når man oppretter en varebestilling, blir det registrert at varer er på vei inn på lageret. Dette har betydning for gjenbestillingen, og på salgsordren vil du kunne se at varer er på vei, selv om de ikke ligger på lager ennå. 

Når man så mottar varer, skal disse varene "leveres inn" på lageret. Men nå kan det jo være at noen av de bestilte varene ikke er kommet ennå. Da er det mulig å lage en del-levering.

Når man til slutt får en faktura fra leverandøren, er det mulig at denne fakturaen enten bare gjelder en del av bestillingen, eller at det er en faktura som omfatter flere bestillinger. For å få den fakturaen du har mottatt, til å passe med de bestillingene som er gjort, har Xena to muligheter:

  1. Det er mulig å del-fakturere en del-levert kjøpsordre.
  2. Det er mulig å velge funksjonen "Del og flett ordre". Med denne funksjonen kan man dele og splitte de bestillingene man har hos leverandøren, slik at de passer med den fakturaen man har mottatt. På den måten har du alltid kontroll på hva som fortsatt ligger til bestilling, og hva som er fakturert.

 

Varer på lager via gjenbestilling

En gjenbestilling er et forslag til hvilke varer du trenger å bestille. Varer kommer til gjenbestilling på to måter:

  1. Hvis du angir min. og maks. antall på varene dine (se i begynnelsen av denne artikkelen), vil systemet automatisk foreslå gjenbestillinger opp til maks. antall.
  2. Hvis det opprettes en salgsordrebekreftelse som ikke er på lager.

undefined

Herfra kan det opprettes kjøpsordrer ut fra de opplysningene som står på varen. Det tas hensyn til reserverte varer og til varer som er ankommet (selv om de ikke er tilgangsført).

Legg merke til at hvis det opprettes en ordrebekreftelse på en salgsfaktura til en kunde, vil det antall varer (med lagerstyring) som mangler på lager for å levere denne ordren, komme med på gjenbestillingen!

Når det dannes en "kladd" ut fra varelinjer, samles alle varer pr. leverandør, sånn at de er klar til å danne en kjøpsordre (bestilling) 

 

Spesifisering av lagerantall på lokasjoner og varianter direkte på varen

Du kan manuelt spesifisere beholdningen av en vare direkte på lagerkortet, som flytter antallet fra én lokasjon til en annen, eller fra én variant til en annen. Hvis lagerantallet skal reguleres opp eller ned, krever det en regulering via lagerkladden (se under).

Velg fanen "Lager" på varen. Trykk på menyen (de 3 strekene) i enden av beholdningslinjen. Dette aktiverer et popup-vindu hvor antall på lokasjonen og varianter kan spesifiseres. 

undefined

 

Lagerregulering via opptellingskladd

For å regulere lager skal lagertellingskladden brukes. Denne bokfører tilførsel eller avsetning; ikke kun på varen, men den regulerer også lagerverdien i regnskapet.

 

Kort fortalt fungerer opptellingskladden slik:

1. Opprett en kladd ut fra et utvalg av varer. Det kan være "Alle" eller "Alle som ikke tidligere er talt" eller en bestemt lokasjon eller bestemt gruppe.

2. Dette oppretter en kladd hvor man ganske enkelt taster inn det antallet som ER på lager. 

3. Når kladden er utfylt, bokføres kladden.

 

Start med å velge:

Kjøp -> Lagertelling -> Opprett lagertelling

undefined

 

Under Kjøp -> Lagertelling -> Oversikt lagertelling finner du en oversikt over de kladdene som er opprettet. Man kan fint være flere som teller, og da kan hver medarbeider ha hver sin kladd.

Klikk på den opprettede kladden, og her kan du redigere:

undefined

 

Etter inntastingen skal kladden bokføres.

 

TIPS:

Opptellingen av et lager kan ikke utføres på et tidspunkt som er passert. (Det er jo ikke fysisk mulig å telle noe "i går"!) Pass derfor på at kladdene dine er "friske" og bokfør dem løpende. Det er bedre å dele opptellingen opp i små biter enn å skulle telle tusenvis av varer på en gang.