Lager

Lagerstyring

I Xena får du nem, men alligevel komplet lagerstyring.

Lagerstyring burde være nemt. Man køber fem bananer og sælger de to. Så har man tre tilbage. Men alle, som har arbejdet med lagerstyring, ved, at det ikke er så enkelt. I mange systemer er lagerstyring faktisk ganske kompliceret, og derfor sker det, at der laves fejl. Det prøver Xena at lave om på!

 

Kom i gang med lagerstyring

At aktivere lagerstyring på en vare er bare en enkel afkrydsning på en vare. Det er også mulig at bestemme på en varegruppe, at varer i denne gruppe er der normalt (eller ikke normalt) lagerstyring på. På denne måde vil alle nye varer i denne varegruppe enten oprettes med eller uden lagerstyring.

Ved oprettelse af en ny vare trykker du på knappen "Vis ekstra felter". Det giver mulighed for at sætte kryds i "Lagerstyring".

Når denne er afkrydset, kommer der ekstra felter frem som udelukkende vedrører lagerstyring:

Min. Lagerantal (det antal der defineres som minimum, før der skal genbestilles)

Max Lagerantal (det antal, der ønskes bestilt op til, når varen når min. lagerantal)

Partner (den leverandør du normalt køber varen fra)

Tryk "Opret".

Når varen er oprettet, er det muligt under fanen "Lagerstyring" at se/redigere disse oplysninger, og evt. vælge en standard lokation (hvilken hylde varen normalt ligger på).

Billedet viser felter ved oprettelse af lagervare i Xena

 

Vigtige ting at have på plads før lagerstyring tages i brug!

  • Varens varegruppe er meget vigtig. Varegruppen bestemmer, hvordan salg bliver fordelt under omsætning/vareforbrug, og hvilken konto lager skal føres på. Dette kan ikke ændres, når først der er salg eller køb på varen.

 

  • Før du går i gang, kan det være en god idé at oprette lokationer (fysiske lagerplaceringer). Lager har meget med orden at gøre. Hvis ikke der er orden på dit fysiske lager, kommer der heller ikke orden på lagerstyringen!

 

 

Hvordan får jeg bogført startbeholdninger på lager?

Når du nu starter med Xena, så har du sikkert allerede nogle dele liggende på lager. Disse skal ind sammen med en åbningsbalance (primoposteringer). Det lyder indviklet, men det er det ikke. Det er bare en liste over de varer, du har på lager, den dag du starter i Xena, inkl. værdien af disse.

I menuen vælges Finans -> Primoposteringer. Klik på dit første regnskabsår.

Under fanen "Varer" indtastes ganske enkelt de varer, som er på lager med varenummer, antal og gennemsnitlig værdi pr stk.

Varer, som ikke er oprettet, kan oprettes direkte herfra. Bare tast varenummer. Findes varen ikke, vil systemet komme med en popup og foreslå, at den oprettes.

 

Det er også muligt at importere primobeholdningern via Excel/CSV fil. Importen skal gøres i 2 step:

A: Først skal alle varenumre importeres til varekartoteket.

B: Derefter kan der importeres antal og værdi.

OBS: Det er vigtigt at du KUN importerer antal og værdi på varer der skal oprettes med lagerstyring. Findes der varer i din liste som du IKKE vil køre lagerstyring på, må disse ikke importeres - heller ikke selvom antal = 0,00

Aktivering af primobeholdninger på varer i Xena

 

Dette kan fint laves, før din revisor er klar med en komplet åbningsbalance, da den samlede værdi for lageret blot modposteres på egenkapitalen. Når revisor kommer med resten af åbningsbalancen, vil denne saldo automatisk nulstilles.

 

Varer på lager via købsordre (se også ordre)

Den normale måde at tilføre lagervarer ved køb, er at oprette en købsordre. Her bogføres lagertilgangen samtidig med at fakturaen fra din leverandør bogføres. Du kommer til at skylde din leverandør penge, og der tilføjes varer til dit lager.

Når man på købsordren opretter en bestilling, bliver det registreret, at varer er på vej ind på lager (bekræftede ordrer - køb) . Dette har betydning for genbestillingen, samt du vil på din salgsordre kunne se at varer er på vej. Ved bestilling kan du med fordel vælge ordrestatus = Bestilt.

Når man modtager varerne, skal der oprettes en levering på købsordren. Hvis ikke alle bestilte varer ankommer på samme tid, kan der laves en dellevering. Ved levering kan du med fordel vælge ordrestatus = Modtaget.

Når man til sidst modtager faktura fra sin leverandør, skal der oprettes en faktura på købsordren. Det er muligt at denne faktura enten kun er på en del af bestillingen, eller at det er en faktura, som omfatter flere bestillinger. For at få den faktura du modtager til at passe med de bestillinger der er oprettet, har Xena 2 muligheder:

  1. Delfakturere købsordren. Husk ved delfakturering at vælge status = Modtaget, så det er tydeligt for dig at se, at du stadig mangler faktura på en del af ordren.
  2. Brug funktionen "Split og flet ordre". Med denne funktion kan man splitte og flette de bestillinger der er lavet til leverandøren, så det passer med den faktura der er modtaget. På den måde er der altid styr på hvad der fortsat ligger i bestilling og hvad der er faktureret.

 

Varer på lager via genbestilling

En genbestilling er et forslag til hvilke varer du mangler at bestille. Varer kommer på genbestillingen ud fra 2 kriterier:

  1. Hvis du på dine varer angiver min. og max (se først i denne artikel), vil systemet løbende foreslå genbestilling op til max antal.
  2. Hvis der oprettes en salgsordrebekræftelse på varer som ikke er på lager.

Der tages hensyn til reserverede varer, og til varer, der er ankommet (selv om der ikke er bogført levering på disse).

Gennemgå forslagene, tilret evt. antal der skal bestilles, samt hvilken partner de skal bestilles hos. Når der til sidst trykkes på "Tilføj valgte varer til kladde", dannes et samlet forslag til genbestilling pr leverandør. Pr forslag kan du nu via menuen (de 3 streger) oprette ny indkøbsordre, eller tilføje forslagene til en eksisterende ordre. På de oprettede indkøbsordrer kan du nu oprette bestilling, bogføre levering og fakturere på sædvanlig vis. 

Hvis du sletter et forslag, vil de involverede varer blive foreslået igen næste gang.

Genbestilling af varer i Xena

 

Specificering af lagerantal på lokationer og varianter direkte på varen

Du kan direkte på lagerkorte manuelt fordele beholdningen af en vare ud på dine lokationer/varianter. Her sker ingen værdimæssige ændringer, antal flyttes blot fra én lokation/variant til en anden. Hvis lagerantallet skal reguleres op eller ned, kræver dette en regulering via lageroptællingskladden (se nedenunder).

Vælg fanen "Lager" på varen. Tryk på menuen (de 3 streger) ud for beholdningslinjen, og vælg punktet "Specificer variant/lokation".

 

Lagerregulering via optællings kladde.

For at regulere lager skal lageroptællingskladden bruges. Denne bogfører tilgang eller afgang på selve varen, samt regulerer lagerværdi pr stk., hvilket kan have indflydelse på dit lagerregnskab i finansmodulet.

OBS! En lageroptælling tilføjer aldrig ekstra værdi til lageret. Hvis der er brug for at tilføje nye varer til lager med værdi, så SKAL varen på lager via en primokladde eller via en købsordre. Se tidligere afsnit i denne vejledning!

OBS! Optælling af et lager kan ikke gøres tilbage i tiden. (Det er jo ikke fysisk muligt at tælle noget "i går"!) ...Pas på med at dine kladder er "friske" og få dem bogført løbende. Det er bedre at dele optællingen op i små bider end at skulle tælle 1000vis af varer i et hug!

 

Kort fortalt fungerer optællings kladden sådan:

  1. Opret en kladde ud fra et udvalg af varer. Det kan være "Alle" eller "Alle som ikke tidligere er optalt" eller en bestemt lokation eller bestemt gruppe.
  2. Dette opretter en kladde hvor man ganske enkelt taster det antal der ER på lager. 
  3. Når kladden er udfyldt bogføres kladden.

Start med at vælge: Køb -> Lageroptælling -> Opret lageroptælling

Under Køb -> Lageroptælling -> Varetællingsoversigt finder du en oversigt over de kladder der er oprettet. Man kan fint være flere som tæller, og da kan hver medarbejder have hver sin kladde.

Klik ind på den oprettede kladde, indtast antal for de varer der har en beholdning, og slut af med at bogføre kladden.

Eksempel på lageroptælllingskladden i Xena

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her