Lagerstyring

I Xena får du nem, men alligevel komplet lagerstyring.

Lagerstyring burde være nemt. Man køber fem bananer og sælger de to. Så har man tre tilbage. Men alle, som har arbejdet med lagerstyring, ved, at det ikke er så enkelt. I mange systemer er lagerstyring faktisk ganske kompliceret, og derfor sker det, at der laves fejl. Det prøver Xena at lave om på!

Kom i gang med lagerstyring

At aktivere lagerstyring på en vare er bare en enkel afkrydsning på en vare. (Det er også mulig at bestemme på en varegruppe at varer i denne gruppe er der normalt (eller ikke normalt) lagerstyring på. På denne måde vil alle nye varer i denne varegruppe enten oprettes med eller uden lagerstyring.)

Ved oprettelse af en ny vare trykker du på knappen "Vis ekstra felter". Det giver mulighed for at sætte kryds i "Lagerstyring".

Når denne er afkrydset, så kommer der to ekstra felter frem:

Min. Lagerantal (det antal der defineres som minimum, før der skal genbestilles)

Max Lagerantal (det antal, der ønskes bestilt op til, når varen når min. lagerantal)

undefined

Tryk "Opret".

Dette er det grundlæggende, der skal til, for at kunne bruge lagerstyring.

Når varen er oprettet, er det mulig at lave en række indstillinger under "Lagerstyring":

  • Standard lagerlokation (hvilken hylde varen normalt ligger på)
  • Leverandør (hvilken partner du normalt køber varen fra)

(Varen kan have flere lokationer og dermed flere beholdninger. Den kan også købes flere steder fra).

undefined

Vigtige ting at have på plads før lagerstyring tages i brug:

Varens varegruppe er meget vigtig. Varegruppen bestemmer, hvordan salget bliver fordelt under omsætning og hvilken konto, lager skal føres på. Dette kan pt. ikke ændres, når først der er salg eller køb på en vare.

Før du går i gang, så kan det være en god idé at oprette lokationer. Lager har meget med orden at gøre. Hvis ikke der er orden på dit fysiske lager, kommer der heller ikke orden på lagerstyringen!

 

Hvordan får jeg bogført dele (Værdi) på lager?

Når du nu starter med Xena, så har du sikkert allerede nogle dele liggende på lager. Disse skal ind sammen med en åbningsbalance (primoposteringer). Det lyder indviklet, men det er det ikke. Det er bare en liste over de varer, du har på lager den dag, du starter i Xena. Altså hvor mange, du har af hver, og hvad deres værd er.

Vælg: Finans -> Primoposteringer  - Klik på dit første regnskabsår (her 2014)

Under fanen "varer" indtastes ganske enkelt de varer, som er på lager, sammen med antal og gennemsnitlig værdi.

Varer, som ikke er oprettet, kan oprettes direkte herfra. Bare tast varenummer. Findes varen ikke, vil systemet komme med en popup og foreslå, at den oprettes.

undefined

Det er også mulig her at hoppe til import fra Excel / CSV fil. Importen skal gøres i 2 step. Først skal alle varer importeres til lagerregister og derefter kan der importeres en vare-åbningsbalance har. Alle varer som har positiv antal og en værdi vil derefter oprettes som varer med lagerstyring. Husk at være meget nøje med varegrupper

Dette kan fint laves, før din revisor er klar med en komplet åbningsbalance, da denne bare bogfører mod egenkapital. Når revisor kommer med resten af åbningsbalancen, vil dette lager være færdigbogført.

 

Varer på lager ført via købsordre (se også ordre)

Den normale måde at tilføre lagervare ved køb er at oprette en købsordre. Dette bogfører lagertilgang samtidig med at det indgående bilag (den faktura du har fået af din leverandør) kan bogføres. Du kommer til at skylde din leverandør penge, og der tilføjes varer til dit lager.

Når man laver en bestilling af varer bliver det registreret at varer er på vej ind på lager. Dette har betydning for genbestillingen og du vil på din salgs-ordre kunne se at varer er på vej, selv om de ikke ligger på lager endnu.

Når man så modtager varer skal disse varer "leveres" ind på lager. Nu er det bare sådan at du jo kan risikere at det ikke er alle bestilte varer som ankommer. Så er det mulig at lave en del-levering.  

Når man til sidst modtager en faktura fra sin leverandør er det mulig at denne faktura enten kun er på en del af bestillingen, eller at det er en faktura, som omfatter flere bestillinger. For at få den faktura du modtager til at passe med de bestillinger som er gjort har Xena 2 muligheder:

  1. Det er mulig at del-fakturere en del-leveret købs-ordre.
  2. Det er mulig at vælge funktionen "Split og flet ordre" -Men denne funktion kan man splitte og flette de bestillinger der er gjort til leverandøren, sådan at det passer med den faktura der er modtaget. På den måde er der altid styr på hvad der fortsat ligger i bestilling og hvad der er faktureret.

 

Varer på lager via genbestilling

En genbestilling er et forslag til hvilke varer du mangler at bestille. Varer kommer på genbestillingen på 2 måde:

  1. Hvis du på dine varer angiver min. og max (se først i denne artikel), vil systemet løbende foreslå genbestilling op til max antal. Opdelt et det kvantum du har bestem er normal bestilling (Hvis varen f.eks. kun sælges i 6-pak)
  2. Hvis der oprettes en salgs-ordrebekræftelse på varer som ikke er på lager.

undefined

Herfra kan der oprettes købs-ordrer ud fra de oplysninger, som står på varen. Der tages hensyn til reserverede varer og til varer, der er ankommet (selv om de ikke er leveret ind på lager).

Læg mærke til at hvis der oprettes Ordrebekræftelse på en salgsfaktura til en kunde, så vil det antal varer (med lagerstyring) der mangles på lager for at levere denne ordre, komme med på genbestillingen!

Når der dannes "Kladde" ud fra varelinjer samles alle varer pr. leverandør, sådan at de er klar til at danne en købs-ordre (bestilling) På denne måde kan du følge med på hvor stor bestillingen på den enkelte leverandør er før du overfører kladden til enten en eksisterende købs-ordre eller en ny købs-ordre. (Det gøres på menuen (de 3 streger) på købs-ordre-kladden)

 

Specificering af lagerantal på lokationer og varianter direkte på varen

Du kan manuelt specificere beholdning af en vare på direkte på lagerkortet, som flytter antal fra én lokation til en anden. Eller fra én variant til en anden. Hvis lagerantal skal reguleres op eller ned kræver dette en regulering via lagerkladden. Se under.

Vælg fanen "Lager" på varen. Tryk på menuen (de 3 streger) ud for beholdningslinjen. Dette giver en popup hvor antal på lokation og varianter kan specificeres. 

undefined

 

Lagerregulering via optællings kladde.

For at regulere lager skal lager optællings kladden bruges. Denne bogfører tilgang eller afgang. Ikke kun på varen, men den regulerer også lagerværdien i regnskabet.

OBS! En lageroptælling tilføjer ikke en værdi til varer uden en kendt gennemsnits pris. Hvis der er brug for at tilføje nye varer til lager med værdi, så skal varen på lager via en primokladde eller via en købs ordre. Se tidligere afsnit i denne vejledning.

 

Kort fortalt fungerer optællings kladden sådan:

1. Opret en kladde ud fra et udvalg af varer. Det kan være "Alle" eller "Alle som ikke tidligere er optalt" eller en bestemt lokation eller bestemt gruppe.

2. Dette opretter en kladde hvor man ganske enkelt taster det antal der ER på lager. 

3. Når kladden er udfyldt bogføres kladden.

 

Start med at vælge:

Køb -> Lageroptælling -> Opret lageroptælling

undefined

 

Under Køb -> Lageroptælling -> Varetællingsoversigt - Finder du en oversigt over de kladder der er oprettet. Man kan fint være flere som tæller og da kan hver medarbejder have hver sin kladde.

Klik ind på den oprettet kladde og her kan der tastes:

undefined

 

Efter indtastning skal kladden bogføres.

 

TIPS:

Optælling af et lager kan ikke gøres tilbage i tiden. (Det er jo ikke fysisk muligt at tælle noget "i går"!) ...Pas på med at dine kladder er "friske" og få dem bogført løbende. Det er bedre at dele optællingen op i små bider end at skulle tælle 1000vis af varer i et hug.