Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Lager

Lagerstyring

I Xena får du nem, men alligevel komplet lagerstyring.

Lagerstyring burde være nemt. Man køber fem bananer og sælger de to. Så har man tre tilbage. Men alle, som har arbejdet med lagerstyring ved, at det ikke er så enkelt. Lagerstyring er faktisk ganske kompliceret, så det kræver at man arbejder med systemet med omhu, og kender til alle funktioner omkring lagerstyring.

Denne vejledning beskriver hvorledes du kommer i gang med lagerstyring.

Her er link til yderligere vejledninger som du måske kan drage nytte af, når først du er kommet godt i gang med lagerstyring:

LÆS MERE: Lager og gennemsnitspriser

LÆS MERE: Lagerværdi og lagerbeholdning

 

1. Kom i gang med lagerstyring

At aktivere lagerstyring på en vare er bare en enkel afkrydsning. Det er også muligt at bestemme på en varegruppe, at for varer der oprettes i denne gruppe, er der normalt (eller ikke normalt) lagerstyring på. Dermed vil alle nye varer i denne varegruppe foreslås oprettet med den valgte indstilling.

Ved oprettelse af en ny vare trykker du på knappen "Vis ekstra felter". Her markerer du feltet "Lagerstyring".

Nu vises ekstra felter som udelukkende vedrører lagerstyring:

  • Min. Lagerantal (det antal, der defineres som minimum, før der skal genbestilles)
  • Max Lagerantal (det antal, der ønskes bestilt op til, når varen når min. lagerantal)
  • Partner (den leverandør du normalt køber varen fra)

Tryk "Opret".

På varen på fanen "Lagerstyring" kan du se/redigere disse oplysninger, og evt. også vælge en standard lokation (hvilken hylde varen normalt ligger på).

Billedet viser felter ved oprettelse af lagervare i Xena

 

2. Vigtige ting at have på plads før lagerstyring tages i brug!

  • Varens varegruppe er meget vigtig. Varegruppen bestemmer, hvordan salg bliver fordelt under omsætning/vareforbrug, og hvilken konto lagerbeholdning skal føres på. Dette kan ikke ændres, når først der er salg eller køb på varen.

 

  • Før du går i gang, kan det være en god idé at oprette lokationer (fysiske lagerplaceringer). Lager har meget med orden at gøre. Hvis ikke der er orden på dit fysiske lager, kommer der heller ikke orden på lagerstyringen!

 

3. Bogføring af startbeholdning

Når du starter med Xena, så har du sikkert allerede nogle dele liggende på lager. Disse skal bogføres ind sammen med åbningsbalancen (primoposteringer). Det lyder indviklet, men det er det ikke. Det er bare en liste over de varer, du har på lager, den dag du starter i Xena, inkl. værdien af disse.

I menuen vælges Finans > Primoposteringer. Tryk på dit første regnskabsår for at åbne det.

På fanen "Varer" indtastes varerne ganske enkelt med varenummer, antal og gennemsnitlig værdi pr stk.

 

Du kan også importere primobeholdningerne via en CSV-fil. Importen skal gøres i 2 step:

A: Først importerer du varerne til varekartoteket (altså hvis ikke de er oprettet i forvejen).

B: Derefter importeres selve antal og værdi pr. vare.

OBS: Det er vigtigt at du KUN importerer antal og værdi på varer der skal oprettes med lagerstyring. Findes der varer i din fil som du IKKE vil køre lagerstyring på, må disse ikke importeres - heller ikke selvom antal = 0,00

Primoposteringer på varer kan sagtens indtastes/importeres før din revisor er klar med en komplet åbningsbalance, da den samlede værdi for lageret blot modposteres på egenkapitalen. Primoposteringerne på varerne er ikke låst, og kan derfor også altid redigeres på et senere tidspunkt.

Aktivering af primobeholdninger på varer i Xena

 

4. Varer på lager via købsordre (se også ordre)

Den normale måde at tilføje lagervarer ved køb, er at oprette en købsordre. Her bogføres lagertilgangen samtidig med at fakturaen fra din leverandør bogføres. Du kommer til at skylde din leverandør penge, og der tilføjes varer til dit lager.

Når man på købsordren opretter en bestilling, bliver det registreret, at varer er på vej ind på lager (bekræftede ordrer - køb). Dette har betydning for funktionen Genbestilling, samt du vil på din salgsordre kunne se, at varer er på vej på lager. Ved bestilling kan du med fordel vælge ordrestatus = Bestilt.

Når man modtager varerne, skal der oprettes en levering på købsordren. Hvis ikke alle bestilte varer ankommer på samme tid, kan der laves en dellevering. Ved levering kan du med fordel vælge ordrestatus = Modtaget.

Når man til sidst modtager fakturaen fra sin leverandør, skal der oprettes en faktura på købsordren. Det er muligt at denne faktura enten kun er på en del af bestillingen, eller at det er en faktura, som omfatter flere bestillinger. For at få den faktura du modtager til at passe med de bestillinger der er oprettet, har Xena 2 muligheder:

  1. Delfakturere købsordren. Husk ved delfakturering at vælge status = Modtaget, så det er tydeligt for dig at se, at du stadig mangler faktura på en del af ordren.
  2. Brug funktionen "Split og flet ordre". Med denne funktion kan man splitte og flette de bestillinger der er lavet til leverandøren, så det passer med den faktura der er modtaget. På den måde er der altid styr på hvad der fortsat ligger i bestilling og hvad der er faktureret.

 

5. Flyt dokument fra bilagsregistrering til købsordre

Hvis fakturaen modtages i bilagsregistreringen, og du i forvejen har den købsordre oprettet som fakturaen vedrører, kan du let flytte fakturaen over på købsordren, så du har gemt dokumentet det rette sted.

  1. Vælg punktet "Flyt" i menuen for dokumentet i bilagsregistreringen.
  2. I dialogen vælges "Ordre", og vælg nu den ordre som fakturaen vedrører.
  3. Tryk på "Opret" for at gemme.

Når du har kontrolleret at dokumentet nu ligger på købsordren (fanen "Dokumenter"), kan du slette det fra bilagsregistreringen, så ikke fakturaen bogføres dobbelt. Dette gør du ved at vælge punktet "Slet" i menuen for dokumentet.

HUSK: Inden fakturaen bogføres via ordren, så kontroller at priser og antal fra fakturaen stemmer med købsordrens fakturalinjer, samt husk at få påført kreditorens fakturadato, fakturanummer samt evt. betalingsID.

Flyt dokument til en købsordre

 

6. Varer på lager via genbestilling

En genbestilling er et forslag til hvilke varer du mangler at bestille. Funktionen findes via menuen Lager > Genbestilling. Varer hentes automatisk ind til genbestilling ud fra 2 kriterier:

  1. Har du på varen angivet min. og max. (se først i denne artikel), vil systemet foreslå genbestilling op til max antal.
  2. Hvis der oprettes en salgsordrebekræftelse på varer som ikke er på lager.

Der tages hensyn til reserverede varer, og til varer der er ankommet (selv om der ikke er bogført faktura på disse).

Gennemgå forslagene.

  1. For hver vare kan du overstyre antal der ønskes bestilt, samt hos hvilken leverandør de skal bestilles.
  2. Når du trykker på "Tilføj valgte varer til kladde", dannes samlet forslag til bestilling pr leverandør.
  3. Pr forslag kan du nu via menuen (de 3 streger) oprette ny købsordre, eller tilføje forslagene til en eksisterende ordre.

På de oprettede købsordrer kan du oprette bestilling, bogføre levering og fakturere på sædvanlig vis. 

Hvis du sletter et forslag, vil de involverede varer blive foreslået til genbestilling igen næste gang.

Genbestilling af varer i Xena

 

7. Lager på lokationer og varianter

Du kan på en vare manuelt fordele beholdningen af en vare ud på dine lokationer/varianter. Her sker ingen værdimæssige ændringer. Antal flyttes blot fra én lokation/variant til en anden. 

Vælg fanen "Lager" på varen. Tryk på menuen (de 3 streger) ud for beholdningslinjen, og vælg punktet "Specificer variant/lokation".

Hvis selve lagerantallet skal reguleres op eller ned, kræver dette en regulering via lageroptællingskladden (se nedenunder).

 

8. Regulering via optællings kladde.

For at regulere lagerbeholdning benyttes lageroptællingskladden. Her bogføres tilgang eller afgang på varen, samt en regulering af lagerværdi pr stk. Det vil sige, alt hvad du bogfører via lageroptælling påvirker dit finansregnskab.

OBS! En lageroptælling tilføjer aldrig ekstra værdi til lageret. Hvis der er brug for at tilføje nye varer til lager med værdi, så SKAL varen bogføres på lager via primopostering eller via købsordre. Se tidligere afsnit i denne vejledning!
OBS! Optælling af et lager kan ikke gøres tilbage i tiden. (Det er jo ikke fysisk muligt at tælle noget "i går"!) Pas på med at dine kladder er "friske" og få dem bogført løbende. Det er bedre at dele optællingen op i små bidder end at skulle tælle 1000vis af varer i ét hug!

 

Kort fortalt fungerer optællingskladden sådan:

  1. Vælg i menuen Køb > Lageroptælling > Opret lageroptælling
  2. Opret kladden ud fra et udvalg af varer. Det kan være "Alle" eller "Alle som ikke tidligere er optalt" eller en bestemt lokation eller bestemt gruppe.
  3. Dette opretter en kladde hvor man ganske enkelt taster det antal der ER på lager. 
  4. Når kladden er udfyldt bogføres den

 

Under Køb > Lageroptælling > Varetællingsoversigt finder du en oversigt over de kladder der er oprettet, men endnu ikke bogført. Man kan fint være flere som tæller varelager på samme tid, f.eks. kan hver medarbejder have hver sin kladde.

Eksempel på lageroptælllingskladden i Xena


Sidst opdateret