Kom godt i gang med den første faktura

Denne guide gennemgår hvordan du bedst kommer i gang med at oprette og sende fakturaer.

Når der er oprettet et nyt regnskab i Xena, er det kun virksomhedens "grunddata" som skal oprettes før du i princippet klar til at skrive fakturaer. Her er dog nogle ting som er gode at kende til.

 

Opdeling af salget med varegrupper

Det en rigtig god idé at gøre sig tanker om, hvordan du ønsker at salget skal være kategoriseret, inden du begynder at fakturere. Hvis du sælger "Arbejde" foruden forskellige "Materialer", kan du med fordel splitte salget op med Varegrupper, for at se hvor meget arbejde du har solgt i forhold til materialer.

VIDEO: Opret varegrupper og varer i Xena.

Du behøver ikke at være regnskabskyndig for at opsætte varegrupper i Xena. Du opretter ganske enkelt de varegrupper, du ønsker (Opsætning > Vareopsætning > fanen "Varegrupper"). Hvilke konti dette skal blive i regnskabet kan indtastes senere.

Varegrupper

 

Når du har oprettet varegrupper, vil du nok gerne oprette dine varer. En "vare" i Xena er alt, du sælger; arbejdstimer, fysiske varer og licenser. Alt kan oprettes på et varenummer, så det er nemt at sælge på en ordre. Gå til Salg > Varer > Opret vare.

Opret vare

 

Lav den første faktura

I Xena sker alle salg ud fra en ordre. En ordre indeholder kunden, der skal betale for de ydelser og varer du sælger, og varelinjer, som er de varer og ydelser, du sælger.

En ordre kan blive til flere ting. Den starter f.eks. som et tilbud. Når tilbuddet er godkendt, kan samme ordre udskrives som en ordrebekræftelse. Når ordrebekræftelsen er på plads og varen leveret, kan samme ordre udskrives som en faktura.

VIDEO: Ordreprocessen i Xena.

 

Trin 1: Gå til Salg > Ordrer > Opret ordre. I popup'en, vælger om ordren er til et salg eller et køb. Her vælger vi "Salgsordre" og trykker "Opret".

Opret ordre

 

Dette giver en ny ordre. Først skal du angive hvem kunden er. På dette tidspunkt har du nok ikke nogen kunder oprettet i Xena. Men tast bare alligevel navnet på kunden, uanset om det er en privat kunde eller et firma.

Partner på ordre

 

Der kommer en popup med forslag til, hvem du leder efter: Vælger kunden fra listen, hvis Xena kan finde vedkommende blandt de registrer, vi har adgang til – vi søger efter på privatpersoner i Eniro eller efter virksomheder via virk.dk. Hvis systemet ikke kan finde kunden automatisk, kan du udfylde data manuelt.

Opret partner

 

Trin 2: Nu skal ordren have varelinjer. Du kan taste hvad du vil i varetekst, antal og pris, men det er en god idé at oprette varer. Skriv hvad varen skal hedde og klik på plus-ikonet. En popup kommer frem som hjælper med at oprette den nye vare.

Varelinjer

 

Trin 3: Når ordren er færdig, kan den udskrives eller sendes på e-mail som faktura, tilbud, ordrebekræftelse, kreditnota med mere.

 

NÆSTE GUIDE: Bogføring og regnskab.