Kom godt i gang med den første faktura

I denne startveiledningen vil du lære hvordan du kommer i gang med å opprette og sende din første faktura.

Varegrupper & oppdeling av salget

Det er en god idé å ha tenkt igjennom hvordan du ønsker at salget skal deles opp, før du begynner å fakturere. Hvis du selger "Arbeid" i tillegg til forskjellige "Materialer", kan du med fordel dele salget opp i Varegrupper. Da kan du nemlig se hvor mye arbeid du har solgt i forhold til materialer.

Du trenger ikke å være regnskapsfører for å opprette varegrupper i Xena. Du oppretter ganske enkelt de varegruppene du ønsker. Hvilke konti dette skal bli i regnskapet, kan skrives inn senere.

Velg: Setup -> Vareoppsetning

Opsætning af varegrupper i Xena

 

Når du har opprettet varegrupper, vil du nok gjerne opprette "Varer". En "Vare" i Xena er alt du selger - både arbeidstimer, fysiske varer og lisenser. Alt kan opprettes med et varenummer, så det forenkler arbeidet med å lage ordrer.

Velg: Salg -> Vare -> Opprett vare

Opret vare i Xena

 

Lag din første faktura

I Xena baseres alle salg på en ordre. En ordre inneholder en kunde som skal betale for de varer og tjenester du selger. I tillegg består den av varelinjer, som beskriver de varer og tjenester du selger. 

En ordre kan være flere ting. Det kan være at ordren starter som et tilbud. Når tilbudet er godtatt, kan den samme ordren skrives ut som en ordrebekreftelse. Når ordrebekreftelsen er på plass og varen levert, kan den samme ordren skrives ut som en faktura.

Se video som viser hvordan du lager en faktura i Xena.

 

Start med å opprette en ordre: Salg -> Ordre -> Opprett ordre. Du får da et popup-vindu hvor du velger om ordren enten skal være et salg eller et kjøp. Vi velger en "Salgsordre" og trykker "Opprett".

Opret ordre i Xena

 

Dette oppretter en ny ordre, og det første som skal fylles ut, er hvem som skal ha fakturaen. Nå har vi ikke opprettet noen kunder i Xena, men da kan du likevel skrive inn navnet på kunden, uansett om det er en privatkunde eller et firma.

Angiv kunde på en ordre i Xena

 

Det dukker opp et popup-vindu med forslag til hvem du mener:

Her velger du kunden hvis Xena kan finne vedkommende i de katalogene vi har tilgang til. Hvis systemet ikke finner kunden automatisk, kan du skrive inn informasjonen manuelt.

Opret ny partner i Xena

 

Nå mangler ordren bare varelinjer. Du kan skrive inn varetekst, antall og pris som du vil, men det er en god idé å opprette "varer".

Varelinjer på en ordre i Xena

 

Hvis du vil opprette en ny vare, skriver du bare inn det du ønsker at varen skal hete. Klikk så på plusstegnet eller "Tab", og så dukker det opp et popup-vindu hvor du kan opprette den nye varen.

Når ordren er ferdig, kan den skrives ut eller sendes via e-post som faktura, tilbud, ordrebekreftelse, kreditnota m.m.