Kom godt i gang med den første faktura

Denne guide gennemgår hvordan du kommer i gang med at oprette fakturaer

I Xena regnskabssystem er det i princippet kun virksomhedens grunddata der skal oprettes, før du er klar til at skrive din første faktura. Her er dog nogle gode råd til dig, inden du går i gang.

Opdeling af salg i varegrupper

Overvej hvordan du vil gruppere dit salg, før du begynder at fakturere. Hvis du f.eks. sælger arbejdstid og materialer, kan du oprette to forskellige varegrupper for at se salget af hver type.

Du behøver ikke at være regnskabskyndig for at oprette varegrupper i Xena. Opret varegrupperne i menuen Opsætning > Vareopsætning, vælg fanen 'Varegrupper'. Hvilke finanskontonumre de skal have kan indtastes senere.

Når varegrupperne er oprettet, kan du begynde at oprette varer. En vare i Xena repræsenterer alt, du sælger, som f.eks. arbejdstimer, varer eller licenser. Ved at bruge varenumre bliver faktureringen meget hurtigere.

Lav den første faktura

I Xena sker alt salg via en ordre. 

En ordre kan udvikle sig gennem flere trin. Den starter typisk som et tilbud, godkendes derefter som en ordrebekræftelse og kan til sidst blive udskrevet som en faktura, når varen er leveret.

Trin 1: Opret ordren og kunden

Gå til Salg > Ordrer > Opret ordre. Vælg om ordren er til salg eller køb, og systemet opretter automatisk et ordrenummer.

Vælg først kunden i feltet 'Partner' ved at søge i dine eksisterende kunder. Hvis kunden ikke findes, kan du oprette den ved at trykke på plus-ikonet. I dialogen der åbnes ser du de forslag vi kunne finde ud fra din søgning. Hvis Xena ingen forslag har, kan du udfylde kundens oplysninger manuelt. Du kan også slette det du søgte efter i første omgang, og foretage ny søgning.

Trin 2: Tilføj varelinjer

Tilføj nu varelinjer til ordren ved at trykke på linket '+Opret ny linje'. Det anbefales at oprette varer, som nævnt tidligere, da det gør faktureringen nemmere.

Varerne kan oprettes direkte via ordren ved at trykke på plus-ikonet i feltet 'Varenr.'.

Trin 3: Dan faktura m.m.

Når ordren har fået en kunde og varelinjer, kan den udskrives eller sendes på e-mail som faktura, tilbud, ordrebekræftelse, kreditnota med mere.

Tryk på ordremenu-knappen øverst til højre (de 3 prikker) og vælg den ønskede udskrift. Bemærk, at udskriften 'Proforma faktura' ikke bogfører noget, men viser blot en kladdeudskrift af fakturaen.

Trin 4: Få dit regnskab verificeret

Før du kan sende dine fakturaer via e-mail, skal dit Xena regnskab verificeres. Det gør du ved at sende en e-mail til support@xena.dk med dit regnskabsnavn og anmod om verificering og åbning for e-mailafsendelse.

Nu er du klar til at oprette og sende din første faktura i Xena!

NÆSTE GUIDE: Bogføring og regnskab.

---

---