Tilbud

Ved at følge disse trin kan du oprette, administrere og holde styr på dine tilbud i Xena.

For at tilpasse udseendet af dine tilbud, henvises der til vores guide om Rapporter og udskrifter. Vær opmærksom på, at et tilbud i sin grundform ligner en faktura. Hvis du allerede har uploadet et logo og valgt farver til dine fakturaer, vil tilbudsformularen automatisk anvende det samme tema og logo.

Opret tilbud

Du kan finde alle dine aktive tilbud i Xena ved at gå til menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt, og vælge fanen 'Tilbudsliste'.

Et tilbud begynder med oprettelsen af en ordre. Når du opretter en ordre, skal du vælge typen 'Salgsordre' og eventuelt vælge en ordreskabelon, hvis du har sådanne oprettet.

Øverst på ordrehovedet udfylder du vigtige stamdata vedr. tilbuddet:

1. Vælg en partner, som er den kunde der skal modtage tilbuddet
2. Det anbefales at oprette en ordrestatus til alle dine igangværende tilbud
3. På fanen 'Dokumenter' kan du vedhæfte relevante billeder, tegninger og andre dokumenter
4. Du kan oprette flere opgaver på tilbuddet. For hver opgave indtaster du tekster og tilføjer varelinjer
   1. Tekster indtastes i de 2 felter 'Beskrivelse' og 'Notat', begge disse udskrives på tilbuddet
   2. Opret ordrelinjer hvor du vælger varenr., antal og pris. Hvis du ikke har et varenr., skal du vælge en varegruppe i stedet. Yderligere information kan findes her.

Udskrivning af tilbud

Når dit tilbud er færdigt, kan du udskrive det eller sende det via e-mail til din kunde ved at følge disse trin:

1. Gå til menuen for ordren (de tre prikker) og vælg 'Opret tilbud'
2. Indtast den ønskede 'Dato' for tilbuddet
3. Hvis du kun ønsker at afgive tilbud på en del af ordren, kan du vælge 'Delvis tilbud' og vælge de opgaver, der skal inkluderes
4. Tryk på 'Afgiv tilbud' for at generere udskriften eller e-mailen med tilbuddet

Tilbud gemmes

For at se en liste over dine aktive tilbud, vælg menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt, vælg fanen 'Tilbudsliste'.

Bemærk, at et tilbud er en åben ordre, der kan tilpasses løbende. Hvis en ordre udskrives som en faktura eller slettes, fjernes den fra tilbudslisten.

Hver gang du udskriver eller sender et tilbud, gemmes det på ordren under opgaverne og på fanen 'Dokumenter'. Hvis du opretter et nyt tilbud på samme ordre, genereres et nyt tilbud med det næste løbenummer, og dette tilbud bliver automatisk aktivt. Kun det aktive tilbud vises på opgaverne og i tilbudslisten.

En log med de afsendte tilbud gemmes automatisk på partneren. Læs mere om status på afsendte mails og log på partneren i denne guide.

Tilbud i statusoversigten

Du kan også se dine tilbud i menuen Salg > Statusoversigt. Bemærk, at de tilgængelige statustyper er de, der er oprettet specifikt i dit regnskab.

Du kan oprette en statustype som f.eks. 'Aktive tilbud,' for at have overblik over tilbud, der endnu ikke er blevet accepteret eller afvist af dine kunder.

---

---