Kom godt i gang med projektmodulet

Denne guide gennemgår hvordan du kommer godt i gang med projektmodulet

 

Hvem kan med fordel bruge projektmodulet

Projektmodulet er nyttigt for forskellige formål. Det kan bruges til at organisere og få samlet statistik for en række ordrer, der er koblet sammen i et projekt.

Projekter kan være nyttige i forskellige scenarier. For eksempel kan det være et byggeprojekt med opførelsen af fem lejligheder. Hele byggeriet kan oprettes som ét projekt, og der kan oprettes en eller flere salgsordrer for hver lejlighed.

Det kan også være nyttigt for en bestemt kunde, hvor du ønsker et samlet overblik over de opgaver, du har udført for kunden i løbet af året. Du kan oprette et fast projekt for denne kunde og oprette nye ordrer løbende.

 

Der er nogle få opsætninger der er nødvendige før du går i gang med at oprette dit første projekt. Her får du et overblik over disse. For hvert punkt findes yderligere vejledning.

 

Indledende opsætning

Projektgrupper

Projektgrupperne har to formål:

• Opdeling af projekter i forskellige grupper
• Angivelse af den ønskede samlede dækningsgrad for projekter tilknyttet gruppen. Dækningsgraden sammenlignes med den faktiske dækningsgrad på projektet i dashboardet for afsluttede projekter

Du kan oprette nye projektgrupper, slette eller redigere de eksisterende.

LÆS MERE: Projektgrupper

 

Statustyper

• Statustyper bruges i skærmbilledet Projekt > Statusoversigt
• Her får du et overblik over, hvilke projekter der er i gang, hvilke der er på hold, og hvilke der er klar til fakturering

Du kan oprette nye statustyper, slette eller redigere de eksisterende.

LÆS MERE: Statustyper

 

Forbrugstyper

Forbrugstyperne har flere formål:

• Opdeling af forskellige typer omkostninger til ordre/projekt
• Forslag til varegruppe ved brug af forbrugstypen
• Angivelse af ønsket dækningsgrad for hver forbrugstype

Du kan oprette nye forbrugstyper, slette eller redigere de eksisterende

LÆS MERE: Forbrugstyper

 

Dit første projekt

Åbn menuen Projekt > Projekt > Opret projekt.

Det er vigtigt at have mindst ét projekt oprettet, da det første projekt åbner ekstra felter i Xena, der vedrører projektmodulet.

I vejledningen 'Opret projekt' kan du læse om de informationer du kan tilføje til dit projekt.

Når du har oprettet dit første projekt, er du klar til at oprette den første ordre på projektet. Når den første ordre er oprettet, kan du planlægge i kalenderen, registrere tid, udføre kvalitetssikring og registrere bilag/omkostninger til projektet.

Til sidst kan du oprette fakturaer via projektet og løbende se dine nøgletal i projektrapporterne.

 

Dashboard

• I projekt-dashboardet kan du tilføje dine favorit-projekter, som du ønsker at følge budgetopfølgning for. Du kan tilføje favoritprojekter via menuen (de 3 prikker).

 

• Øverst til højre i boksen "Afventer godkendelse" vises omkostninger til dine ordrer, som du skal godkende. Det kan være omkostninger i projektkladden eller leverandørfakturer i bilagsregistreringen. Tryk på linket for at hoppe til godkendelse af omkostningerne.

 

• Nederst vises en oversigt over senest afsluttede projekter og ordrer på to faner. Her kan du følge med i den dækningsgrad, som projektet/ordren endte med, og om den er inden for målsætningen (farveindikation).

---

---