Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

Projektfakturering

En nem måde at fakturere på projektbasis, om det er en faktura eller en acontofaktura du ønsker at sende.

Når du arbejder med projekter, har du mulighed for at fakturere på projektniveau i Xena. Du kan nemt danne både fakturaer og acontofakturaer baseret på de tilknyttede ordrer i et projekt.

 

Faktura

Sådan opretter du en faktura via et projekt i Xena:

  1. På projektet vælger du i bunden Opret > Faktura
  2. I øverste del af skærmen kan du:
    • Vælge at se de ordrer, der allerede er faktureret
    • Du kan kun vælge ordrer med mindst én åben opgave
    • Hvis en ordre indeholder varer med lagerstyring, anbefales det at levere varerne, inden du fakturerer.
  3. Vælg de ordrer, du ønsker at fakturere, de samles alle på én faktura.

Vælg de ordrer på et projekt, som du ønsker at fakturere

 

I nederste del af skærmen har du forskellige muligheder:

  • Efterbehandling: Vælg om fakturaen skal udskrives eller sendes via e-mail
  • Fakturadato: Indtast ønsket fakturadato
  • Fakturalayout:Hvis du har en brugertilpasset rapport til projektfakturaen, kan du vælge et fakturalayout
  • Vis opgaverne på fakturaen: Vælger du dette, udskrives der for hver ordre et afsnit der viser beskrivelse/delbeløb for alle opgaverne (se eksemplet nedenfor)
  • Vis varelinjer fra opgaver på fakturaen: Vælger du dette, kan du også se alle varelinjer for hver opgave på fakturaen
  • Ordrestatus: Vælg en ny status til ordrerne efter fakturering

Tryk på knappen 'Proformafaktura' for at få en forhåndsvisning af fakturaen med de valgte indstillinger.

Indstillinger for en projektfaktura i Xena

 

Her er et eksempel på en projektfaktura, hvor jeg har valgt at vise opgaverne:

Eksempel på en projekt faktura i Xena

 

 

Acontofaktura

Når du vælger Opret > Acontofaktura fra projektet, får du først en oversigt over de ordrer, der er tilknyttet projektet. Her kan du altså oprette acontofakturaer på tværs af ordrer.

 

Ordreniveau/Opgaveniveau

Du kan vælge mellem to niveauer på skærmbilledet. Uanset hvilket niveau du vælger, vil acontofakturaen altid blive udskrevet på opgaveniveau.

  • Ordreniveau = Se én linje pr. ordre. Indtast Udført procent, der gælder for ALLE opgaver på ordren. På dette niveau er det ikke muligt at indtaste beløb
  • Opgaveniveau = Se én linje pr. opgave. Indtast Udført procent eller Udført beløb pr. opgave.

 

Kolonnerne Faktureret/Ej faktureret

Kolonnerne 'Faktureret' og 'Ej faktureret' viser beløb og procenter for henholdsvis fakturerede og ikke-fakturerede opgaver.

Hvis du kun vil se beløbene i kolonnerne, kan du fravælge 'Vis procenter' ovenover detaljerne.

 

Udført procent/Udført beløb

Uanset niveauet vil tidligere udført procent/beløb altid blive foreslået.

- Du kan ikke indtaste mindre end det tidligere fakturerede beløb. Så enten skal du lade linjerne forblive som de er, eller øge udført procent/beløb.

  • Øger du beløb/procent, bliver der automatisk oprettet en linje med det ekstra beløb på den tilhørende opgave ved fakturering
  • Lader du derimod linjerne forblive som de er, bliver der automatisk oprettet en nul-linje på den tilhørende opgave ved fakturering.

- Hvis en linje er faktureret 100%, kan du ikke ændre udført procent/beløb.

- Hvis en opgave er faktureret direkte via ordren, kan du ikke indtaste udført procent/beløb, da opgaven så er lukket.

- Opgaver med et samlet beløb på 0,00 bliver IKKE medtaget på acontofakturaen.

- Du kan ikke fravælge opgaver, da alle linjer tilknyttet projektet er en del af den samlede sum og en del af det tidligere fakturerede beløb. Begge disse nøgletal udskrives fremover på aconto fakturaen.

Generelt skal du være varsom med at fjerne ordrer/opgaver fra projektet, efter du har oprettet den første acontofaktura. Hvis du fjerner ordrer fra projektet, vil det påvirke de totale beløb, der udskrives på den næste acontofaktura.

Indstillinger for en projektfaktura i Xena

 

Herunder er vist eksempel på de totaler, der udskrives på acontofakturaen:

  • Beløb i alt = Samlet sum for ordrer/opgaver (undtagen dem, der er faktureret direkte via ordren)
  • Udf. beløb i alt = En sum af alle de indtastede procenter/beløb
  • Tidl. faktureret i alt = Samlet tidligere acontofaktureret beløb

Nettobeløbet beregnes som Udført beløb minus tidligere faktureret.

Eksempel på totalerne på en projekt acontofaktura i Xena

 

Øvrige indstillinger

I nederste del af skærmen har du forskellige muligheder:

  • Efterbehandling: Vælg om fakturaen skal udskrives eller sendes via e-mail
  • Fakturadato: Indtast ønsket fakturadato
  • Aconto nummer: Her kan du overstyre næste aconto nummer
  • Fakturalayout: Hvis du har en brugertilpasset rapport til projekt acontofakturaen, kan du vælge et fakturalayout
  • Fakturahistorik: Du kan vælge at udskrive fakturahistorikken på fakturaen eller kun vise totalen for tidligere fakturerede beløb

Tryk på knappen 'Proformafaktura' for at få en forhåndsvisning af fakturaen med de valgte indstillinger.

Det er vigtigt at se proformafakturaen, indtil du er helt fortrolig med alle mulighederne i projekt acontofakturering, da en bogført projekt acontofaktura ikke kan gøres om!

Øvrige indstillinger for projekt acontofakturering i Xena

 

Eksempel på projekt acontofaktura, hvor jeg tidligere har oprettet 2 fakturaer:

 

 

Slutfakturering og afslutning af projektet

Når du har lave den sidste acontofaktura og er klar til slutfakturering, kan du følge disse trin. Dermed sikrer du dig at de aktuelle opgaver lukkes, hvorefter projektet kan afsluttes.

  1. Åbn projektet og tryk på knappen 'Opret' nederst på skærmen
  2. Vælg 'Faktura' og følg instruktionerne øverst i denne guide
  3. For at markere projektet som afsluttet skal du trykke på 'Rediger' i projekthovedet og indtaste den ønskede afslutningsdato i feltet 'Lukket dato'.

Opdateret