Prosjektfakturering
En enkel måte å fakturere på prosjektbasis, enten det er en faktura eller en delbetaling (akontofaktura) du ønsker å sende.
Når du arbeider med prosjekter, har du muligheten til å fakturere på prosjektnivå i Xena. Du kan enkelt opprette både fakturaer og akontofakturaer basert på tilknyttede ordrer i et prosjekt.
Faktura
Slik oppretter du en faktura via et prosjekt i Xena:
- I prosjektet, velg 'Opprett' nederst på skjermen og deretter 'Faktura'
- Øverst på skjermen kan du:
- Velge å se ordrer som allerede er fakturert på prosjektet.
- Kun velge ordrer med minst én åpen oppgave.
- Hvis en ordre inneholder varer med lagerstyring, anbefales det å levere varene før du fakturerer.
- Velg ordrene du ønsker å fakturere, og de blir samlet på én faktura.
Nederst på skjermen har du forskjellige alternativer:
- Etterbehandling: Velg om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post.
- Fakturadato: Skriv inn ønsket fakturadato.
- Fakturalayout: Hvis du har en tilpasset rapport for prosjektfakturaen, kan du velge et fakturalayout.
- Vis oppgavene på fakturaen: Hvis du velger dette, vil det bli skrevet ut en seksjon for hver ordre som viser beskrivelse/delbeløp for alle oppgavene (se eksemplet nedenfor).
- Vis vareinjer fra oppgaver på fakturaen: Hvis du velger dette, kan du også se alle varelinjer for hver oppgave på fakturaen.
- Ordrestatus: Velg en ny status for ordrene etter fakturering.
Trykk på knappen 'Proformafaktura' for å få en forhåndsvisning av fakturaen med de valgte innstillingene.
Her er et eksempel på en prosjektfaktura der jeg har valgt å vise oppgavene:
Forskuddsfaktura
Når du velger Opprett > Forskuddsfaktura fra prosjektet, får du først en oversikt over de ordrene som er tilknyttet prosjektet. Her kan du dermed opprette forskuddsfakturaer på tvers av ordrene.
Ordrenivå/Oppgavenivå
Du kan velge mellom to nivåer på skjermbildet. Uansett hvilket nivå du velger, vil forskuddsfakturaen alltid bli skrevet ut på oppgavenivå.
- Ordrenivå = Se én linje pr. ordre. Indtast utført prosent, som gjelder for ALLE oppgaver på ordren. På dette nivået er det ikke mulig å indtaste beløp.
- Oppgavenivå = Se én linje pr. oppgave. Indtast utført prosent eller utført beløp pr. oppgave.
Kolonnerne Fakturert/Ikke fakturert
Kolonnerne 'Fakturert' og 'Ikke fakturert' viser beløp og prosenter for henholdsvis fakturerte og ikke-fakturerte oppgaver.
Hvis du kun ønsker å se beløpene i kolonnene, kan du velge bort 'Vis prosenter' ovenfor detaljene.
Utført prosent/Utført beløp
Uansett nivå vil tidligere utført prosent/beløp alltid bli foreslått.
- Du kan ikke indtaste mindre enn det tidligere fakturerte beløpet. Så enten må du la linjene være som de er, eller øke utført prosent/beløp.
- Hvis du øker beløp/prosent, blir det automatisk opprettet en linje med det ekstra beløpet på den tilhørende oppgaven ved fakturering.
- Hvis du derimot lar linjene være som de er, blir det automatisk opprettet en null-linje på den tilhørende oppgaven ved fakturering.
- Hvis en linje er fakturert 100%, kan du ikke endre utført prosent/beløp.
- Hvis en oppgave er fakturert direkte via ordren, kan du ikke indtaste utført prosent/beløp, da oppgaven da er lukket.
- Oppgaver med et samlet beløp på 0,00 blir IKKE inkludert på forskuddsfakturaen.
- Du kan ikke velge bort oppgaver, da alle linjene tilknyttet prosjektet er en del av den totale summen og en del av det tidligere fakturerte beløpet. Begge disse nøkkeltallene blir skrevet ut på forskuddsfakturaen.
Generelt bør du være forsiktig med å fjerne ordre/oppgaver fra prosjektet etter at du har opprettet den første forskuddsfakturaen. Hvis du fjerner ordre fra prosjektet, vil det påvirke de totale beløpene som skrives ut på neste forskuddsfaktura.
Her er et eksempel på totalene som skrives ut på forskuddsfakturaen:
- Beløp totalt = Samlet sum for ordre/oppgaver (unntatt dem som er fakturert direkte via ordren)
- Utført beløp totalt = En sum av alle de innskrevne prosentene/beløpene
- Tidligere fakturert totalt = Samlet tidligere fakturert forskuddsbeløp
Nettobeløpet beregnes som Utført beløp minus tidligere fakturert.
Andre innstillinger
I nedre del av skjermbildet har du ulike alternativer:
- Etterbehandling: Velg om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post
- Fakturadato: Oppgi ønsket fakturadato
- Forskuddsnummer: Her kan du overstyre neste forskuddsnummer
- Fakturalayout: Hvis du har en tilpasset rapport for prosjektforskuddsfakturaen, kan du velge et fakturalayout
- Fakturahistorikk: Du kan velge å skrive ut fakturahistorikken på fakturaen eller bare vise totalen for tidligere fakturerte beløp
Trykk på knappen 'Proformafaktura' for å få en forhåndsvisning av fakturaen med de valgte innstillingene.
Det er viktig å se på proformafakturaen til du er helt fortrolig med alle mulighetene i prosjektforskuddsfakturering, da en bokført prosjektforskuddsfaktura ikke kan gjøres om!
Her er et eksempel på en prosjektforskuddsfaktura der jeg tidligere har opprettet 2 fakturaer:
Slutfakturering og avslutning av prosjektet
Når du har opprettet den siste forskuddsfakturaen og er klar for slutfakturering, kan du følge disse trinnene. Dette sikrer at de aktuelle oppgavene lukkes, og deretter kan prosjektet avsluttes.
- Åpne prosjektet og trykk på knappen 'Opprett' nederst på skjermen
- Velg 'Faktura' og følg instruksjonene øverst i denne veiledningen
- For å markere prosjektet som avsluttet, må du trykke på 'Rediger' i prosjekthodet og skrive inn ønsket avslutningsdato i feltet 'Lukket dato'.
- Oppdatert